PAGE采購審批制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購審批流程，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司利益，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在采購活動(dòng)中的職責(zé)，確保采購工作有序進(jìn)行。二、采購審批流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，詳細(xì)填寫采購申請表，包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并附上相關(guān)技術(shù)要求、規(guī)格說明等資料。2.部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請內(nèi)容真實(shí)、合理，符合部門業(yè)務(wù)需求，并簽字批準(zhǔn)。3.提交采購申請：審核通過后的采購申請表提交至采購部門。（二）采購部門初審1.采購專員接收采購申請：采購部門指定專人接收需求部門提交的采購申請表，并進(jìn)行初步登記。2.采購專員初審：采購專員對采購申請進(jìn)行初審，主要審核申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購項(xiàng)目是否符合公司采購政策和預(yù)算安排，以及是否有更合適的采購方式等。初審?fù)ㄟ^后，采購專員簽字確認(rèn)，并將采購申請?zhí)峤恢敛少彶块T負(fù)責(zé)人。（三）采購部門負(fù)責(zé)人審核1.審核采購申請：采購部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)關(guān)注采購項(xiàng)目的必要性、預(yù)算合理性、采購方式選擇等。2.提出審核意見：根據(jù)審核情況，采購部門負(fù)責(zé)人提出審核意見，如同意采購申請，則簽字批準(zhǔn)；如認(rèn)為采購申請存在問題，需與需求部門溝通協(xié)商，提出修改意見或建議，直至審核通過。（四）預(yù)算審核1.財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算：采購申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排，對采購項(xiàng)目的預(yù)算金額進(jìn)行審核，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.反饋審核結(jié)果：財(cái)務(wù)部門審核通過后，在采購申請表上簽字確認(rèn)；如預(yù)算金額超出公司預(yù)算范圍，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門和需求部門溝通，提出調(diào)整預(yù)算或其他解決方案。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批：采購申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對采購申請進(jìn)行最終審批。2.審批意見反饋：分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在采購申請表上簽字確認(rèn)；如不同意采購申請，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確提出否決意見，并說明理由。（六）采購執(zhí)行1.采購部門組織采購：采購申請獲得批準(zhǔn)后，采購部門按照既定的采購流程組織采購活動(dòng)。采購人員應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價(jià)采購等，并嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行操作。2.簽訂采購合同：采購人員與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)及時(shí)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購項(xiàng)目的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰、責(zé)任明確。3.合同審批：采購合同簽訂后，提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行合同審批。合同審批部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同金額是否與采購申請一致，合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。審核通過后，合同方可生效執(zhí)行。（七）驗(yàn)收付款1.驗(yàn)收：采購項(xiàng)目到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等符合要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。2.付款申請：驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、采購項(xiàng)目名稱、金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)部門審核付款：財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款申請是否符合合同約定、發(fā)票是否真實(shí)有效、付款金額是否準(zhǔn)確等。審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。三、采購方式及適用范圍（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有眾多潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，如大型設(shè)備采購、工程建設(shè)項(xiàng)目等。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件格式、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)，公開唱標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等信息。評標(biāo)：組織評標(biāo)委員會(huì)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評選出中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求，或采購時(shí)間緊迫，需要盡快確定供應(yīng)商的采購項(xiàng)目，如定制化設(shè)備采購、緊急物資采購等。2.談判程序：成立談判小組：由采購部門、需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，制定談判文件。談判文件應(yīng)包括談判邀請書、談判須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商參與談判：向符合條件的潛在供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書，邀請其參與談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、價(jià)格等進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。（三）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于采購項(xiàng)目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，如辦公用品采購、通用設(shè)備采購等。2.詢價(jià)程序：選擇詢價(jià)供應(yīng)商：采購人員根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，選擇若干家符合條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象。發(fā)出詢價(jià)函：向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詢價(jià)函應(yīng)包括采購項(xiàng)目的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：詢價(jià)供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。比較報(bào)價(jià)：采購人員對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。確定成交供應(yīng)商：采購人員將比較結(jié)果提交至采購部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于以下情形的采購項(xiàng)目：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：提出申請：需求部門或采購部門提出單一來源采購申請，并說明申請理由。審核批準(zhǔn)：采購申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行單一來源采購。簽訂采購合同：與單一來源供應(yīng)商簽訂采購合同，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購人員根據(jù)采購談判結(jié)果或招標(biāo)、詢價(jià)等采購活動(dòng)的中標(biāo)、成交結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購項(xiàng)目的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行合同審核。合同審核部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同金額是否與采購申請一致，合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。審核通過后，合同方可生效執(zhí)行。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的簽字蓋章齊全，合同文本清晰、完整。（二）合同執(zhí)行1.供應(yīng)商履行合同：供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同義務(wù)，按時(shí)交付采購項(xiàng)目，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。2.公司跟蹤合同執(zhí)行情況：采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息，確保合同順利執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。（三）合同變更1.變更申請：在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更申請應(yīng)由合同一方提出，經(jīng)對方同意后提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.變更審核：公司相關(guān)部門對合同變更申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核變更原因是否合理、變更條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、變更后對合同履行和公司利益的影響等。審核通過后，變更協(xié)議方可生效執(zhí)行。（四）合同終止1.合同終止原因：采購合同在以下情況下可以終止：合同雙方協(xié)商一致同意終止合同；合同履行完畢；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.合同終止程序：合同終止時(shí)，合同雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算貨款、清理貨物、退還保證金等。合同終止后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，并對合同檔案進(jìn)行整理歸檔。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門內(nèi)部監(jiān)督：采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對采購活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購工作合法合規(guī)、公開透明。采購部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審計(jì)采購項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，并提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門監(jiān)督：公司采購活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督管理，如財(cái)政部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門等。公司應(yīng)積極配