PAGE工作郵箱規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工作郵箱的使用，確保信息傳遞的安全、準(zhǔn)確、及時，提高工作效率，保護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司工作郵箱的外部人員。（三）基本原則1.合法性原則：工作郵箱的使用必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得利用工作郵箱從事違法違規(guī)活動。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)工作郵箱中的信息安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。3.規(guī)范性原則：明確工作郵箱的使用規(guī)范和流程，確保員工正確、規(guī)范地使用工作郵箱。4.責(zé)任性原則：使用工作郵箱的員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，對所發(fā)送和接收的信息負(fù)責(zé)。二、工作郵箱的申請與開通（一）申請流程1.新員工入職時，由人力資源部門統(tǒng)一收集員工的郵箱申請信息，包括姓名、部門、職位等。2.人力資源部門將員工的郵箱申請信息提交至信息技術(shù)部門，信息技術(shù)部門根據(jù)公司郵箱命名規(guī)則為員工開通工作郵箱。3.信息技術(shù)部門開通工作郵箱后，將郵箱賬號和初始密碼告知員工，并提醒員工及時修改密碼。（二）郵箱命名規(guī)則1.工作郵箱的命名規(guī)則為：姓名全拼@公司域名。例如：張三的工作郵箱為zhangsan@。2.如有重名情況，可在姓名全拼后加上部門名稱的首字母進(jìn)行區(qū)分。例如：張三在財(cái)務(wù)部，其工作郵箱為zhangsancw@。（三）外部人員郵箱申請1.因工作需要使用公司工作郵箱的外部人員，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《外部人員工作郵箱申請表》，注明外部人員姓名、單位、聯(lián)系方式、申請郵箱用途等信息。2.《外部人員工作郵箱申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息技術(shù)部門。3.信息技術(shù)部門根據(jù)公司郵箱命名規(guī)則為外部人員開通工作郵箱，并設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限。4.信息技術(shù)部門將外部人員的郵箱賬號和初始密碼告知業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通知外部人員。三、工作郵箱的使用規(guī)范（一）郵件發(fā)送1.主題明確：郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.內(nèi)容規(guī)范：郵件內(nèi)容應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。重要郵件應(yīng)在正文中詳細(xì)闡述相關(guān)事項(xiàng)，不得僅以附件形式發(fā)送。郵件內(nèi)容應(yīng)條理清晰，按照合理的邏輯順序組織，必要時可分段表述。3.收件人選擇：發(fā)送郵件時，應(yīng)確保收件人準(zhǔn)確無誤，避免誤發(fā)或?yàn)E發(fā)郵件。對于需要多人知曉的郵件，應(yīng)使用抄送或密送功能，但需謹(jǐn)慎使用密送，確保信息透明。4.附件管理：如需發(fā)送附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、易于打開。對較大的附件，應(yīng)提前對附件進(jìn)行壓縮處理，以減少郵件發(fā)送時間和占用的存儲空間。在郵件正文中應(yīng)明確說明附件的內(nèi)容和用途，以便收件人快速了解。（二）郵件接收1.員工應(yīng)定期查看工作郵箱，及時處理收到的郵件，避免延誤工作。2.對于重要郵件，應(yīng)及時回復(fù)或采取相應(yīng)的行動，并做好記錄。3.如收到不明來源或可疑的郵件，應(yīng)謹(jǐn)慎對待，避免隨意打開附件或點(diǎn)擊鏈接，以防遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或信息泄露風(fēng)險。如有疑問，可向信息技術(shù)部門咨詢。（三）郵件存儲與刪除1.公司工作郵箱的存儲空間由信息技術(shù)部門統(tǒng)一分配和管理。員工應(yīng)合理使用郵箱存儲空間，避免因郵件過多導(dǎo)致郵箱空間不足。2.員工應(yīng)定期清理工作郵箱中的郵件，刪除已處理完畢或不再需要的郵件，以保持郵箱的整潔和高效。3.對于涉及公司機(jī)密信息或重要業(yè)務(wù)文件的郵件，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，不得隨意刪除。（四）簽名設(shè)置1.員工應(yīng)設(shè)置規(guī)范的郵件簽名，簽名內(nèi)容應(yīng)包括姓名、部門、職位、聯(lián)系方式等信息。2.郵件簽名應(yīng)簡潔明了，不得包含與工作無關(guān)的內(nèi)容或廣告信息。3.如因工作需要變更職位或聯(lián)系方式等信息，應(yīng)及時更新郵件簽名。四、工作郵箱的安全管理（一）密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管工作郵箱密碼，不得將密碼告知他人。2.密碼應(yīng)設(shè)置足夠的強(qiáng)度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期更換密碼，建議每[X]個月更換一次。3.如發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即登錄郵箱修改密碼，并及時通知信息技術(shù)部門。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.員工應(yīng)遵守公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得利用工作郵箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意軟件傳播等違法違規(guī)行為。2.在使用公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境時，應(yīng)注意保護(hù)郵箱安全，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收發(fā)敏感信息。3.如發(fā)現(xiàn)工作郵箱出現(xiàn)異常情況，如無法登錄、收到異常郵件等，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告。（三）數(shù)據(jù)備份1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對工作郵箱的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率為[X]次/月。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、工作郵箱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立工作郵箱使用監(jiān)督小組，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括人力資源部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司工作郵箱的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保員工遵守工作郵箱規(guī)范管理制度。（二）檢查內(nèi)容1.檢查員工是否按照規(guī)定使用工作郵箱，包括郵件發(fā)送、接收、存儲與刪除等方面。2.檢查員工郵箱簽名是否規(guī)范，是否及時更新相關(guān)信息。3.檢查工作郵箱的安全管理情況，如密碼設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)安全等方面。4.檢查外部人員工作郵箱的使用情況，確保其符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于違反工作郵箱規(guī)范管理制度的行為，監(jiān)督小組將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，將給予警告，并責(zé)令其立即改正。3.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情況給予通報批評、績效考核扣分、暫停工作郵箱使用權(quán)限等處理，并追究相關(guān)責(zé)任。4.對于因工作郵箱使用不當(dāng)導(dǎo)致公司信息泄露、遭受