PAGE中學公文格式規(guī)范制度一、總則（一）目的為了提高中學公文處理的規(guī)范化、科學化水平，確保公文的質(zhì)量和傳遞效率，使公文在中學各項工作中發(fā)揮應有的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于中學各部門、年級組、學科組等在日常工作中形成、傳遞和使用的各類公文，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則公文的格式、內(nèi)容和表述應符合國家法律法規(guī)、教育行政部門的相關(guān)規(guī)定以及中學的實際情況，確保準確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則公文的擬制、審核、傳遞、辦理等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的程序和時限進行，確保公文及時傳達、高效處理，不延誤工作。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強公文的保密管理，防止公文泄露，確保中學工作的安全和機密信息的安全。二、公文格式（一）用紙規(guī)格公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。（二）頁邊距上白邊（天頭）為37mm±1mm，下白邊（地腳）為35mm±1mm，左白邊（訂口）為28mm±1mm，右白邊（翻口）為26mm±1mm。（三）字體字號1.標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關(guān)編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。3.正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），如20XX年XX月XX日。6.附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（四）排版規(guī)格1.行距一般采用固定值28磅，以保證公文排版的整齊和易讀性。2.頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系中學各部門之間應根據(jù)各自的職責和工作關(guān)系，按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍準確行文。上行文應主送一個上級機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。下行文可以主送多個下級機關(guān)。平行文應直接主送相關(guān)部門。（二）請示與報告1.請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.報告不得夾帶請示事項，不得對上級機關(guān)提出要求或請求批準事項。（三）聯(lián)合行文1.同級中學部門可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。2.聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。（四）發(fā)文程序1.擬稿公文擬稿人應根據(jù)工作需要，按照公文格式和內(nèi)容要求，認真撰寫公文。擬稿內(nèi)容應準確、完整、條理清晰，語言表達規(guī)范。2.審核擬稿完成后，應送部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括公文的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與中學實際情況相符，格式是否規(guī)范，語言是否準確等。審核通過后，在擬稿紙右上角簽署審核意見和姓名。3.簽發(fā)經(jīng)審核后的公文，由學校領(lǐng)導按照其職責范圍進行簽發(fā)。重要公文或涉及多個部門的公文，應由學校主要領(lǐng)導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內(nèi)容，簽署同意發(fā)文的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。4.編號公文簽發(fā)后，由學校辦公室負責統(tǒng)一編號。編號應按照一定的順序進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。編號格式為：[學校簡稱][年份][序號]，如[XX中學][20XX][001]。5.印制學校辦公室根據(jù)簽發(fā)后的公文原稿進行印制。印制過程中應確保公文格式規(guī)范、字跡清晰、排版整齊。印制完成后，應對公文進行校對，確保無錯別字、漏字等問題。6.用印公文印制完成后，應加蓋學校印章。印章應端正、清晰地加蓋在公文落款處，不得模糊、歪斜。用印時應注意印章的使用范圍和規(guī)定，確保印章使用的合法性和嚴肅性。7.分發(fā)公文印制用印后，由學校辦公室按照規(guī)定的范圍和程序進行分發(fā)。分發(fā)時應做好登記工作，記錄公文的發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放份數(shù)等信息，確保公文準確無誤地送達相關(guān)部門和人員手中。四、公文種類（一）通知適用于發(fā)布、傳達要求中學各部門、年級組、學科組等執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（二）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。（三）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（四）批復適用于答復下級機關(guān)請示事項。（五）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題（如與其他學校、教育機構(gòu)等），請求批準和答復審批事項。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收學校辦公室收到外單位來文后，應及時進行簽收。簽收時應檢查公文的包裝是否完好，公文的數(shù)量、種類是否與清單一致等。簽收后，在公文簽收單上簽字并注明簽收日期。2.登記對簽收后的公文進行詳細登記。登記內(nèi)容包括公文的來文機關(guān)、文號、標題、密級、份數(shù)、日期等信息。登記應準確、完整，以便于公文的查詢和管理。3.初審對收到的公文進行初審。初審內(nèi)容包括公文的內(nèi)容是否符合中學的工作需要，公文的格式是否規(guī)范，公文的密級是否準確等。初審通過后，提出擬辦意見，報學校辦公室負責人審核。4.承辦根據(jù)擬辦意見，將公文分送相關(guān)部門或人員進行承辦。承辦部門或人員應認真閱讀公文內(nèi)容，按照要求及時辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給學校辦公室。5.傳閱對于需要多個部門或人員傳閱的公文，學校辦公室應按照規(guī)定的順序進行傳閱。傳閱時應做好登記工作，記錄公文的傳閱時間、傳閱人員等信息，確保公文能夠及時、準確地傳達到相關(guān)人員手中。6.催辦學校辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進行催辦。催辦時應及時了解公文辦理的進展情況，對辦理過程中出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)解決，確保公文能夠按時辦理完畢。7.答復承辦部門或人員對公文辦理完畢后，應及時將辦理結(jié)果答復來文機關(guān)。答復應準確、完整，符合公文的要求和中學的實際情況。答復后，將辦理結(jié)果反饋給學校辦公室存檔。（二）發(fā)文辦理1.復核公文正式印制前，學校辦公室對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核。復核無誤后，方可印制。2.登記對復核后的公文進行登記。登記內(nèi)容包括公文的發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息。登記應準確、完整，以便于公文的發(fā)放和管理。3.印制按照公文格式和排版要求進行印制。印制過程中應確保公文質(zhì)量，字跡清晰、排版整齊、格式規(guī)范。4.核發(fā)公文印制完成后，學校辦公室對公文的格式、內(nèi)容、印制質(zhì)量等進行核發(fā)。核發(fā)無誤后，在公文核發(fā)單上簽字