PAGE建筑資料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司建筑資料管理，確保建筑資料的真實性、完整性、準確性和規(guī)范性，提高公司建筑項目管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑項目從項目立項到竣工驗收全過程中涉及的各類建筑資料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗收文件等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)建筑工程資料管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準及地方規(guī)范性文件要求。2.真實有效原則：資料應(yīng)如實反映建筑項目建設(shè)全過程的實際情況，數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全，具有法律效力。3.及時歸檔原則：隨著項目建設(shè)進度，及時收集、整理、歸檔各類資料，確保資料的時效性和完整性。4.集中統(tǒng)一原則：公司對建筑資料實行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保資料管理工作有序進行。二、管理職責(zé)（一）項目經(jīng)理職責(zé)1.全面負責(zé)項目建筑資料管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保資料管理工作與項目建設(shè)進度同步。2.組織制定項目資料管理計劃，明確各階段資料收集、整理、歸檔的責(zé)任人及時間節(jié)點。3.定期檢查項目資料管理工作情況，及時解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）項目技術(shù)負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)指導(dǎo)項目技術(shù)資料的編制、審核工作，確保資料符合技術(shù)規(guī)范和標準要求。2.對項目資料的準確性、完整性和規(guī)范性進行把關(guān)，審核重要資料文件。3.組織技術(shù)交底時，明確資料整理的要求和標準。（三）資料員職責(zé)1.負責(zé)項目各類建筑資料的收集、整理、分類、組卷、歸檔等具體工作。2.按照資料管理計劃和相關(guān)標準要求，及時完成資料的編制和整理任務(wù)，確保資料質(zhì)量。3.建立資料臺賬，對資料的收發(fā)、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。4.協(xié)助項目其他人員做好資料的收集和整理工作，提供必要的技術(shù)支持。（四）各部門職責(zé)1.工程管理部門負責(zé)提供項目建設(shè)過程中的各類工程文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。協(xié)助資料員做好工程資料的整理和歸檔工作，確保工程資料與工程實際進度相符。2.質(zhì)量安全部門負責(zé)收集、整理項目質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄等相關(guān)資料。對工程質(zhì)量和安全資料的真實性、準確性進行監(jiān)督檢查。3.物資設(shè)備部門提供物資采購合同、設(shè)備租賃合同、物資設(shè)備進場驗收記錄等資料。協(xié)助做好物資設(shè)備資料與工程資料的銜接工作。4.財務(wù)部門負責(zé)提供項目資金使用計劃、費用報銷憑證等財務(wù)資料。配合做好項目竣工結(jié)算時相關(guān)財務(wù)資料的審核工作。三、建筑資料分類與歸檔要求（一）工程前期文件1.項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.建設(shè)用地文件：如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。3.工程勘察設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及審查意見等。4.招投標文件：招標文件、投標文件、中標通知書等。5.合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、專業(yè)分包合同等。歸檔要求：按照文件形成時間順序排列，采用原件歸檔，如有復(fù)印件需注明原件存放處，并加蓋單位公章。文件應(yīng)字跡清晰、圖面整潔，簽字蓋章齊全。（二）施工過程文件1.施工管理文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。工程開工報審表、工程復(fù)工報審表、工程暫停令等。2.施工技術(shù)文件圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄等。施工日志、工程測量記錄、隱蔽工程驗收記錄等。3.質(zhì)量控制文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗報告。分項工程質(zhì)量驗收記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。4.安全與環(huán)境管理文件安全技術(shù)交底、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄等。施工現(xiàn)場環(huán)境保護措施及相關(guān)記錄。5.施工進度文件工程進度計劃、進度月報、進度調(diào)整記錄等。歸檔要求：施工管理文件應(yīng)按照施工流程和時間順序整理；施工技術(shù)文件應(yīng)與工程實際變更情況相符，簽字蓋章完整；質(zhì)量控制文件應(yīng)按材料、分項分部工程分類歸檔，檢驗報告等應(yīng)真實有效；安全與環(huán)境管理文件應(yīng)及時記錄，反映施工現(xiàn)場實際情況；施工進度文件應(yīng)準確反映工程進度。（三）竣工圖1.竣工圖應(yīng)根據(jù)工程實際完成情況進行繪制，做到圖物相符。2.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，簽字齊全?？⒐D章應(yīng)包含施工單位名稱、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期等內(nèi)容。3.竣工圖的編制應(yīng)符合國家制圖標準及相關(guān)行業(yè)規(guī)范要求，采用統(tǒng)一的圖幅和格式。歸檔要求：竣工圖應(yīng)與工程實體一致，準確反映工程實際面貌。對于一般性變更，可在原施工圖上修改補充，并注明變更依據(jù)；對于重大變更，應(yīng)重新繪制竣工圖。竣工圖應(yīng)單獨成冊，與其他竣工資料一并歸檔。（四）竣工驗收文件1.工程竣工報告：由施工單位編制，總結(jié)工程建設(shè)情況，包括工程概況、施工過程、質(zhì)量驗收、合同履行等內(nèi)容。2.工程質(zhì)量評估報告：由監(jiān)理單位編制，對工程質(zhì)量進行評估，提出質(zhì)量等級意見。3.勘察、設(shè)計單位工程質(zhì)量檢查報告：分別由勘察、設(shè)計單位對工程勘察、設(shè)計質(zhì)量進行檢查并出具報告。4.單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄：記錄工程各分部、分項工程質(zhì)量驗收情況及觀感質(zhì)量驗收結(jié)果。5.竣工驗收備案表：建設(shè)單位在工程竣工驗收合格后，向建設(shè)行政主管部門備案的文件。歸檔要求：竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后及時整理歸檔，各項文件應(yīng)內(nèi)容完整、結(jié)論明確，簽字蓋章齊全。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，在規(guī)定時間內(nèi)及時收集本部門負責(zé)的建筑資料，并移交資料員。2.資料收集應(yīng)全面、準確，涵蓋項目建設(shè)全過程的各類文件資料，不得遺漏重要信息。3.對于外來文件，如設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄等，應(yīng)及時簽收，并做好登記。（二）整理要求1.資料員收到資料后，應(yīng)按照分類標準進行整理，確保資料分類清晰、編號規(guī)范。2.資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，簽字蓋章應(yīng)使用原件，不得使用復(fù)印件代替。3.文字材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，圖表應(yīng)清晰準確、簽字蓋章齊全。4.對于同一事項的資料，應(yīng)按照時間順序排列，便于查閱和追溯。五、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料員應(yīng)定期對整理好的資料進行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，確保文件命名規(guī)范、易于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行存放，按照檔案類別和時間順序排列，并編制檔案目錄。3.歸檔后的資料應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.嚴格限制檔案的借閱范圍，借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、完整無損。對于損壞或丟失的檔案，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施。六、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱建筑資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交資料員辦理查閱手續(xù)。3.資料員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保資料安全。查閱完畢后，及時收回資料，并在申請表上記錄查閱情況。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱建筑資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人和項目經(jīng)理簽字同意后，交資料員辦理借閱手續(xù)。3.資料員向借閱人提供資料，并要求借閱人在《資料借閱登記表》上簽字確認。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還資料時，資料員應(yīng)認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。七、資料保密與銷毀（一）保密要求1.建筑資料涉及公司商業(yè)秘密和項目建設(shè)信息，所有參與資料管理的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。2.在資料收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料被非法獲取或篡改。3.對于涉及國家機密或敏感信息的建筑資料，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)的要求進行管理。（二）銷毀流程1.對于超過保管期限或已無保存價值的建筑資料，由資料員提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人、項目經(jīng)理和公司檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可進行銷毀。3.銷毀資料時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、無誤。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《資料銷毀登記表》上簽字確認。4.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進行數(shù)據(jù)刪除，并做好記錄。八、監(jiān)督與考核1.公司定期對各項目的建筑資料管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性、歸檔