PAGE進一步規(guī)范會議紀要制度一、總則（一）目的為了提高公司會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實，加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本會議紀要制度。本制度旨在規(guī)范會議紀要的撰寫、審核、分發(fā)、存檔等流程，使其更加科學、嚴謹、高效，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于公司高層會議、部門例會、專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.準確性原則：會議紀要應準確記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的事項、達成的共識、做出的決策以及工作安排等，確保信息真實可靠。2.客觀性原則：紀要撰寫人員應客觀公正地反映會議情況，避免主觀臆斷和個人觀點的摻入，保持中立立場。3.及時性原則：會議結(jié)束后，應盡快完成會議紀要的撰寫和分發(fā)，確保參會人員能夠及時了解會議精神，以便迅速開展工作。4.規(guī)范性原則：會議紀要的格式、內(nèi)容結(jié)構等應符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求，保持一致性和嚴肅性。二、會議紀要的撰寫（一）撰寫人員1.一般情況下，由會議主持人指定專人負責會議紀要的撰寫。若會議未指定專人，主持人可根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，安排熟悉相關業(yè)務的人員進行撰寫。2.對于涉及多個部門或?qū)I(yè)領域的重要會議，可由相關部門共同指定人員組成撰寫小組，共同完成會議紀要的撰寫工作，以確保紀要內(nèi)容全面、準確。（二）撰寫要求1.內(nèi)容完整會議紀要應涵蓋會議的基本信息，如會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。詳細記錄會議討論的主要內(nèi)容，包括各方觀點、意見分歧、關鍵問題的分析和討論過程。準確記錄會議達成的共識、做出的決策，明確決策事項的責任部門、責任人、完成時間和預期目標。記錄會議安排的各項工作任務，包括工作內(nèi)容、工作要求、時間節(jié)點等，確保任務清晰明確，便于執(zhí)行和跟蹤。2.表述清晰語言表達應簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構。邏輯結(jié)構應清晰，按照會議討論的順序或重要程度，依次記錄各項內(nèi)容，使讀者能夠快速理解會議的核心要點和工作安排。對于復雜的問題或討論過程，可適當分段闡述，突出重點，便于閱讀和理解。3.突出重點會議紀要應抓住會議的關鍵內(nèi)容和重要決策，避免冗長瑣碎的記錄。對于一般性的討論和交流內(nèi)容，可進行適當概括和提煉，突出重點信息。對會議中提出的重要觀點、建議和解決方案，應詳細記錄其內(nèi)容和提出者，以便后續(xù)參考和分析。標注會議中的重要數(shù)據(jù)、事例等，增強紀要的說服力和可信度。（三）撰寫流程1.會議期間記錄撰寫人員應在會議進行過程中認真記錄會議內(nèi)容，可采用現(xiàn)場筆記、錄音、電子文檔記錄等方式，但需確保記錄的準確性和完整性。對于重要觀點、決策意見等，應及時標注，以便在撰寫紀要時能夠準確引用。在會議討論過程中，若對某些內(nèi)容存在疑問或記錄不清晰的地方，應及時向發(fā)言者或主持人進行確認，確保記錄準確無誤。2.會后整理撰寫會議結(jié)束后，撰寫人員應盡快對會議記錄進行整理，補充完善相關信息，形成會議紀要初稿。在整理過程中，對記錄內(nèi)容進行分類、歸納和提煉，按照本制度規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進行撰寫，確保紀要結(jié)構合理、內(nèi)容完整。對初稿進行仔細核對，檢查文字表述是否準確、邏輯是否清晰、內(nèi)容是否完整，如有遺漏或錯誤，應及時進行補充和修正。三、會議紀要的審核（一）審核人員1.一般性會議紀要由撰寫人員所在部門負責人進行審核。審核重點包括紀要內(nèi)容是否準確反映會議精神、格式是否符合要求、語言表達是否清晰等。2.重要會議紀要，如涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要項目推進等會議的紀要，需提交至公司高層領導進行審核。高層領導審核時，將從公司整體利益、決策的科學性和可行性、對公司業(yè)務發(fā)展的影響等方面進行全面審查。3.對于跨部門會議紀要，涉及多個部門工作協(xié)調(diào)和決策的，應由各相關部門負責人共同參與審核，確保紀要內(nèi)容符合各部門利益和工作實際，避免出現(xiàn)矛盾或歧義。（二）審核要點1.內(nèi)容準確性審核會議紀要是否準確記錄了會議討論的事項、達成的共識和做出的決策，各項內(nèi)容是否與會議實際情況相符。檢查紀要中涉及的重要數(shù)據(jù)、信息來源是否可靠，引用是否準確無誤。核對紀要中對各方觀點和意見的表述是否客觀、公正，是否存在歪曲或遺漏重要信息的情況。2.決策合理性審查會議做出的決策是否符合公司的戰(zhàn)略目標、政策法規(guī)和實際情況，決策過程是否科學、民主。對于涉及資源調(diào)配、項目投資等重大決策，審核其是否經(jīng)過充分的論證和分析，是否具有可行性和風險可控性。檢查決策事項的責任部門、責任人、完成時間和預期目標是否明確，各項安排是否合理、可行，便于執(zhí)行和監(jiān)督。3.格式規(guī)范性查看會議紀要的格式是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括標題、編號、日期、正文、落款等要素是否齊全、規(guī)范。檢查正文部分的排版是否整齊、清晰，段落劃分是否合理，字體、字號、行距等是否符合要求。確認紀要中使用的圖表、附件等格式是否規(guī)范，與正文內(nèi)容是否協(xié)調(diào)一致。4.語言嚴謹性審核會議紀要的語言表達是否嚴謹、準確，是否存在錯別字、語病或用詞不當?shù)膯栴}。檢查紀要中使用的專業(yè)術語、行業(yè)詞匯是否準確無誤，是否符合行業(yè)規(guī)范和公司內(nèi)部統(tǒng)一標準。確保紀要的語氣和措辭恰當，符合會議性質(zhì)和正式公文的要求，避免使用過于隨意或口語化的表述。（三）審核流程1.部門負責人審核撰寫人員完成會議紀要初稿后，應及時提交至所在部門負責人進行審核。部門負責人應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并在紀要上簽署審核意見。審核意見應明確指出紀要存在的問題及修改建議，如內(nèi)容需補充、修改的具體部分，格式調(diào)整要求等。撰寫人員根據(jù)部門負責人的審核意見，對紀要進行修改完善，直至審核通過。2.高層領導審核（重要會議紀要）對于需提交高層領導審核的重要會議紀要，部門負責人審核通過后，應及時將紀要報送至公司高層領導。高層領導在收到紀要后，應認真進行審核，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋審核意見。審核意見應從公司整體層面出發(fā)，對紀要的內(nèi)容、決策等進行全面評價，提出修改或完善的具體要求。撰寫人員按照高層領導的審核意見，對紀要進行再次修改完善，確保紀要最終符合公司要求。3.跨部門會議紀要審核跨部門會議紀要初稿完成后，由牽頭部門負責組織各相關部門負責人進行聯(lián)合審核。各部門負責人應認真審查紀要中涉及本部門的內(nèi)容，提出意見和建議。審核過程中，如有分歧或需要進一步溝通協(xié)調(diào)的問題，應組織相關部門進行討論，達成共識后再對紀要進行修改。聯(lián)合審核通過后，紀要方可定稿，由牽頭部門負責將最終審核結(jié)果反饋給各相關部門。四、會議紀要的分發(fā)（一）分發(fā)范圍1.根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，確定會議紀要的分發(fā)對象。一般情況下，會議紀要應分發(fā)給參會人員、與會議討論事項相關的部門和人員、需要了解會議精神以便開展后續(xù)工作的其他人員等。2.對于涉及公司重要決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等會議的紀要，應擴大分發(fā)范圍，確保公司高層領導、各部門負責人、關鍵崗位人員等都能及時了解會議內(nèi)容，以便更好地貫徹執(zhí)行公司決策，推動公司整體工作開展。3.對于專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等專業(yè)性較強的會議紀要，分發(fā)對象應主要集中在相關專業(yè)領域的人員、項目團隊成員以及負責該項目或相關業(yè)務的管理人員，以便他們能夠深入了解會議討論的專業(yè)問題和工作安排，有效推進工作。（二）分發(fā)方式1.電子文檔分發(fā)會議紀要審核通過后，應及時以電子文檔形式進行分發(fā)。常用的電子文檔格式包括Word、PDF等，確保分發(fā)的文檔格式清晰、易于閱讀和保存。通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將會議紀要發(fā)送給分發(fā)對象。在發(fā)送郵件時，應在郵件主題中明確標注會議紀要名稱及會議日期，郵件正文簡要說明紀要的重要性和主要內(nèi)容，以便收件人能夠快速了解郵件主旨。在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中，應建立專門的會議紀要發(fā)布板塊或文件夾，將不同類型、不同日期的會議紀要進行分類存放，方便員工隨時查閱和下載。2.紙質(zhì)文檔分發(fā)（如有需要）對于一些特殊情況或有特定要求的會議紀要，可能需要分發(fā)紙質(zhì)文檔。如涉及公司機密信息、需參會人員簽字確認的重要決策文件等，可根據(jù)實際情況進行紙質(zhì)打印和分發(fā)。紙質(zhì)會議紀要的打印份數(shù)應根據(jù)分發(fā)對象數(shù)量確定，確保每位分發(fā)對象都能收到一份。打印后的會議紀要應進行裝訂，保證文檔的完整性和規(guī)范性。按照確定的分發(fā)名單，將紙質(zhì)會議紀要通過專人送達或郵寄等方式發(fā)送給分發(fā)對象，并做好簽收記錄。（三）分發(fā)時間1.會議紀要審核通過后，原則上應在[X]個工作日內(nèi)完成分發(fā)工作，確保參會人員和相關部門能夠及時獲取會議紀要，了解會議精神，不影響工作的正常開展。2.對于緊急會議或涉及重要工作推進的會議紀要，應在會議結(jié)束后的[具體時長]內(nèi)盡快完成分發(fā)，以便相關人員能夠迅速根據(jù)會議決策開展工作，及時響應工作需求。3.在分發(fā)會議紀要時，應提前與分發(fā)對象溝通確認接收方式和時間安排，確保分發(fā)工作順利進行。對于因特殊原因未能及時接收會議紀要的人員，應及時補發(fā)，并告知其會議紀要的重要性和查閱方式。五、會議紀要的存檔（一）存檔內(nèi)容1.會議紀要的定稿電子文檔和紙質(zhì)文檔均應作為重要文件進行存檔。存檔內(nèi)容應包括會議紀要的原始版本、審核過程中形成的修改記錄、領導批示等相關資料，確保存檔資料完整、準確反映會議紀要的形成過程和最終結(jié)果。2.對于一些重要會議的錄音、錄像資料（如有），也應一并存檔。這些資料可作為會議紀要的補充，有助于更全面地了解會議討論情況和決策背景，為后續(xù)查閱和參考提供更豐富的信息。（二）存檔方式1.電子存檔在公司內(nèi)部建立專門的會議紀要電子檔案庫，按照年份、會議類型等進行分類存儲。每個會議紀要文件應命名規(guī)范，包含會議名稱、日期等關鍵信息，便于快速檢索和查詢。定期對電子檔案庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用外部存儲設備備份、云存儲備份等多種方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。建立電子檔案的索引目錄，詳細記錄每個會議紀要的存儲位置、相關信息等，方便員工通過索引目錄快速找到所需的會議紀要文件。2.紙質(zhì)存檔設立專門的紙質(zhì)檔案柜，按照會議紀要的類別和時間順序進行排列存放。每個檔案柜應標注清晰的標識，便于查找。對于紙質(zhì)會議紀要，應進行編號管理，建立相應的檔案清單，記錄每份會議紀要的編號、名稱、日期、分發(fā)對象等信息，以便對紙質(zhì)檔案進行有效管理和跟蹤。定期對紙質(zhì)檔案進行整理和盤點，檢查檔案的完整性和保存狀況，如有破損、丟失等情況，應及時進行修復和補充。（三）存檔期限1.一般會議紀要的存檔期限為[X]年，自會議召開之日起計算。在存檔期限內(nèi)，應妥善保管會議紀要資料，確保其完整性和可查閱性。2.對于涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要項目等具有長期參考價值的會議紀要，存檔期限應適當延長至[具體時長]年或根據(jù)實際情況確定更長的存檔期限，以便為公司的長期發(fā)展提供歷史參考資料。3.在存檔期限屆滿后，經(jīng)公司相關部門評估確認不再具有保存價值的會議紀要，可按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀清單等，確保檔案銷毀工作的合規(guī)性和可追溯性。六、附則（一）解釋權本制度由公司[具體部門]負責解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇有任何疑問或需要進一步明確的事項，各部門