PAGE入庫嚴格把關(guān)制度規(guī)范一、總則（一）目的為確保公司/組織所接收的各類物資、產(chǎn)品等在入庫環(huán)節(jié)的質(zhì)量、數(shù)量及相關(guān)信息準確無誤，保障公司/組織正常運營，特制定本入庫嚴格把關(guān)制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所有涉及物資、產(chǎn)品等入庫的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料、零部件、成品、辦公用品等各類物品的入庫管理。（三）基本原則1.準確性原則：入庫信息必須與實際接收的物資、產(chǎn)品等完全相符，確保數(shù)量準確、質(zhì)量合格、規(guī)格型號無誤。2.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保入庫流程合法合規(guī)。3.及時性原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成入庫操作，避免因延誤影響公司/組織正常生產(chǎn)、運營進度。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、入庫準備（一）采購訂單審核1.采購部門在采購訂單下達后，應(yīng)及時將采購訂單副本提交至入庫管理部門。2.入庫管理部門收到采購訂單后，需對訂單內(nèi)容進行詳細審核，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、質(zhì)量要求、價格等關(guān)鍵信息。3.如發(fā)現(xiàn)采購訂單存在錯誤或疑問，應(yīng)立即與采購部門溝通核實，確保采購訂單信息準確無誤，為后續(xù)入庫操作提供正確依據(jù)。（二）倉庫規(guī)劃與準備1.根據(jù)物資類別、特性、存儲要求等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，劃分不同的存儲區(qū)域，并設(shè)置明顯的標識。2.確保倉庫具備良好的存儲條件，如通風(fēng)、防潮、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備齊全且運行正常。3.提前準備好入庫所需的工具和設(shè)備，如搬運工具、計量器具、檢驗檢測設(shè)備等，并確保其精度和性能符合要求。（三）人員培訓(xùn)與安排1.對參與入庫工作的人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉入庫流程、質(zhì)量標準、操作規(guī)范以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.根據(jù)入庫工作量和時間要求，合理安排人員分工，明確各崗位人員職責(zé)，確保入庫工作有序進行。三、到貨驗收（一）到貨通知1.供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知公司/組織預(yù)計到貨時間、貨物清單等信息。2.采購部門收到供應(yīng)商到貨通知后，及時將相關(guān)信息傳遞至入庫管理部門，以便做好到貨驗收準備工作。（二）外觀檢查1.貨物到貨后，入庫管理人員首先對貨物的外包裝進行檢查，查看包裝是否完好、有無破損、變形、受潮等情況。2.核對包裝上標注的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次等信息是否與采購訂單一致。（三）數(shù)量清點1.按照采購訂單要求，使用合適的計量器具對貨物數(shù)量進行逐一清點。2.對于批量較大的貨物，可采用抽檢與全檢相結(jié)合的方式進行數(shù)量清點，確保數(shù)量準確無誤。3.在數(shù)量清點過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，應(yīng)及時記錄，并與供應(yīng)商溝通核實。（四）質(zhì)量檢驗1.根據(jù)物資的質(zhì)量標準和檢驗要求，對貨物進行質(zhì)量檢驗。2.對于一般性物資，可采用常規(guī)檢驗方法進行檢驗；對于關(guān)鍵物資或質(zhì)量要求較高的物資，應(yīng)按照相關(guān)標準和程序進行嚴格的檢驗檢測，必要時可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢驗。3.質(zhì)量檢驗合格的貨物，方可辦理入庫手續(xù)；質(zhì)量檢驗不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。四、入庫手續(xù)辦理（一）入庫單填寫1.驗收合格的貨物，入庫管理人員應(yīng)及時填寫入庫單。2.入庫單應(yīng)詳細填寫物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、供應(yīng)商名稱、入庫日期、倉庫名稱、存儲位置等信息，確保入庫單內(nèi)容準確、完整。3.入庫單需由驗收人員、倉庫管理人員、采購人員等相關(guān)人員簽字確認，以明確責(zé)任。（二）系統(tǒng)錄入1.將填寫好的入庫單信息及時錄入公司/組織的物資管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)記錄與實際入庫情況一致。2.在系統(tǒng)錄入過程中，應(yīng)認真核對各項信息，避免錄入錯誤。如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，應(yīng)及時更正，并做好記錄。（三）物資入庫1.根據(jù)入庫單和系統(tǒng)記錄，將驗收合格的貨物搬運至指定的倉庫存儲區(qū)域，并按照規(guī)定的擺放方式進行存放。2.在物資入庫過程中，應(yīng)注意保護物資不受損壞，確保物資存儲安全。（四）入庫臺賬建立1.倉庫管理人員應(yīng)建立詳細的入庫臺賬，對每一批次入庫的物資進行記錄，包括入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫單編號等信息。2.入庫臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保賬物相符。五、特殊情況處理（一）緊急入庫情況1.因生產(chǎn)、運營急需，物資未能按照正常采購流程及時到貨時，可啟動緊急入庫程序。2.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資盡快發(fā)貨，并通知入庫管理部門做好緊急入庫準備。3.緊急入庫物資到貨后，應(yīng)簡化驗收流程，但必須進行外觀檢查、數(shù)量清點等基本驗收操作，確保物資符合基本要求。驗收合格后，應(yīng)立即辦理入庫手續(xù)，并在入庫單上注明“緊急入庫”字樣。（二）不合格品處理1.經(jīng)質(zhì)量檢驗發(fā)現(xiàn)的不合格品，應(yīng)立即隔離存放，并做好標識。2.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商不合格品的處理方式，如退貨、換貨、補貨等。3.對于退貨的不合格品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理退貨手續(xù)，確保退貨流程規(guī)范、順暢；對于換貨或補貨的不合格品，應(yīng)在供應(yīng)商重新發(fā)貨到貨后，按照本制度規(guī)定的驗收流程進行再次驗收，合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）退貨處理1.因各種原因需要退貨的物資，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購部門的退貨通知，對退貨物資進行清點核實，并確保退貨物資包裝完好、數(shù)量準確。2.填寫退貨單，詳細注明退貨物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、退貨原因等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。3.將退貨單提交至采購部門，由采購部門負責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系辦理退貨手續(xù)，確保退貨過程符合法律法規(guī)和合同約定。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對入庫嚴格把關(guān)制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查入庫流程是否規(guī)范、驗收標準是否執(zhí)行到位、入庫信息是否準確等方面的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核機制1.建立入庫工作考核機制，對參與入庫工作的人員進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、遵守制度情況等方面，根據(jù)考核結(jié)果進行相應(yīng)的獎懲。3.對于在入庫工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴格執(zhí)行制度、確保入庫物資質(zhì)量和信息準確無誤的人員，給予表彰和獎勵；對于違反制度規(guī)定、工作失誤導(dǎo)致入庫工作出現(xiàn)問題的人員，進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、