PAGE合同專員制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同專員的工作流程、職責(zé)范圍及行為準(zhǔn)則，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)、高效有序，有效防范合同風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及合同管理工作的合同專員崗位。（三）基本原則1.合法性原則合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同內(nèi)容合法有效。2.準(zhǔn)確性原則合同條款應(yīng)準(zhǔn)確表述雙方的權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義性條款，確保合同的嚴(yán)謹(jǐn)性。3.完整性原則合同應(yīng)涵蓋交易的各個關(guān)鍵要素，包括但不限于標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式、違約責(zé)任等，確保合同無重大遺漏。4.及時性原則合同專員應(yīng)及時處理合同相關(guān)事務(wù)，在規(guī)定時間內(nèi)完成合同的起草、審核、簽訂、備案等工作，避免因延誤導(dǎo)致合同風(fēng)險增加。5.保密性原則合同專員應(yīng)對涉及公司商業(yè)秘密、合同條款等信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。二、崗位職責(zé)（一）合同起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)起草各類合同文本，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.對業(yè)務(wù)部門提交的合同初稿進行審核，重點審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，提出修改意見并跟蹤落實。3.參與重大合同的談判過程，從法律和風(fēng)險防控角度提供專業(yè)建議，協(xié)助擬定談判策略。（二）合同簽訂管理1.負(fù)責(zé)組織合同簽訂流程，確保合同簽訂前各項手續(xù)完備，包括授權(quán)委托、審批等。2.監(jiān)督合同雙方簽字蓋章過程，確保合同簽署真實、有效，及時整理歸檔合同原件。3.對合同簽訂過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決，確保合同順利簽訂。（三）合同履行跟蹤1.建立合同履行臺賬，實時跟蹤合同履行情況，及時提醒相關(guān)部門和人員履行合同義務(wù)。2.對合同履行過程中出現(xiàn)的異常情況進行預(yù)警，如逾期履行、質(zhì)量問題等，及時協(xié)調(diào)處理并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的相關(guān)文件資料，如送貨單、驗收單、發(fā)票等，作為合同履行的證明材料。（四）合同變更與終止管理1.對合同變更事項進行審核，確保變更后的合同條款合法合規(guī)，符合公司利益。2.按照規(guī)定程序辦理合同變更手續(xù)，簽訂補充協(xié)議，并及時更新合同履行臺賬。3.在合同期滿或提前終止時，負(fù)責(zé)組織合同終止清算工作，確保雙方權(quán)利義務(wù)結(jié)清，辦理相關(guān)手續(xù)并歸檔。（五）合同檔案管理1.負(fù)責(zé)合同檔案的建立、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和安全性。2.按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類存放，便于查詢和調(diào)閱。3.定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案資料無丟失、損壞等情況。（六）合同風(fēng)險防控1.定期對合同管理工作進行風(fēng)險排查，分析潛在風(fēng)險點，提出防控措施和建議。2.參與公司內(nèi)部風(fēng)險管理培訓(xùn)和交流活動，提高自身風(fēng)險防控意識和能力。3.關(guān)注法律法規(guī)和政策變化，及時調(diào)整合同管理策略，確保公司合同管理工作適應(yīng)外部環(huán)境變化。三、工作流程（一）合同起草流程1.業(yè)務(wù)部門提出合同需求，填寫合同申請表，詳細(xì)說明合同的基本情況、交易內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)等。2.合同專員收到申請表后，與業(yè)務(wù)部門溝通確認(rèn)合同條款細(xì)節(jié)，了解業(yè)務(wù)背景和特殊要求。3.根據(jù)溝通結(jié)果，合同專員起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。4.起草完成后，合同專員將合同初稿提交給部門負(fù)責(zé)人進行初步審核。（二）合同審核流程1.部門負(fù)責(zé)人對合同初稿進行審核，重點審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、是否存在法律風(fēng)險等，提出修改意見后返回合同專員。2.合同專員根據(jù)修改意見對合同進行修改完善，再次提交給法務(wù)部門進行法律審核。3.法務(wù)部門從法律專業(yè)角度對合同進行全面審核，出具審核意見，如有需要修改的地方，合同專員及時與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整。4.審核通過后的合同提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同簽訂流程1.合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同專員負(fù)責(zé)組織合同簽訂工作。2.確認(rèn)合同雙方的簽約主體資格，確保雙方具有合法的簽約權(quán)利。3.準(zhǔn)備合同簽訂所需的授權(quán)委托書、審批文件等資料，確保手續(xù)完備。4.組織合同雙方在規(guī)定地點簽字蓋章，合同專員現(xiàn)場監(jiān)督簽字蓋章過程，確保簽署真實有效。5.合同簽訂完成后，合同專員及時將合同原件整理歸檔，并更新合同履行臺賬。（四）合同履行跟蹤流程1.合同簽訂后，合同專員建立合同履行臺賬，記錄合同的履行進度、關(guān)鍵節(jié)點等信息。2.定期與業(yè)務(wù)部門溝通合同履行情況，了解是否存在逾期履行、質(zhì)量問題等異常情況。3.對于出現(xiàn)的異常情況，合同專員及時發(fā)出預(yù)警通知，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施解決問題。4.在合同履行過程中，合同專員收集、整理相關(guān)證明材料，如送貨單、驗收單、發(fā)票等，作為合同履行的依據(jù)。5.合同履行完畢后，合同專員對合同履行情況進行總結(jié)評估，歸檔相關(guān)資料。（五）合同變更與終止流程1.合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更事項及原因。2.合同專員收到變更申請表后，對變更內(nèi)容進行審核，確保變更后的合同條款合法合規(guī)。3.審核通過后，組織合同雙方簽訂補充協(xié)議，辦理合同變更手續(xù)，并更新合同履行臺賬。4.在合同期滿或提前終止時，業(yè)務(wù)部門提出合同終止申請，合同專員負(fù)責(zé)組織合同終止清算工作。5.清算工作包括核對雙方權(quán)利義務(wù)履行情況、清理往來款項、收回相關(guān)文件資料等。6.清算完成后，辦理合同終止手續(xù)，歸檔合同終止相關(guān)資料。四、合同審查要點（一）主體資格審查1.審查合同雙方是否具有合法的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等。2.對于自然人作為簽約主體的，審查其身份證件及授權(quán)委托情況。（二）合同條款審查1.標(biāo)的條款明確合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等，確保標(biāo)的清晰明確，避免歧義。2.價款條款確定合同價款的金額、支付方式、支付期限等，確保價款約定合理，支付方式符合公司財務(wù)規(guī)定。3.履行期限條款明確合同雙方的履行期限，包括交貨期限、付款期限等，避免因期限約定不明導(dǎo)致糾紛。4.履行地點條款確定合同履行的具體地點，明確雙方的責(zé)任范圍，避免因地點不明產(chǎn)生爭議。5.違約責(zé)任條款詳細(xì)約定雙方的違約責(zé)任，包括違約情形、違約賠償方式等，確保對違約行為有明確的約束。6.爭議解決條款約定合同爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，明確爭議解決的程序和地點。（三）法律合規(guī)審查1.審查合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，避免出現(xiàn)違法違規(guī)條款。2.關(guān)注合同涉及的行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保合同履行符合行業(yè)要求。（四）風(fēng)險防控審查1.分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險點，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、不可抗力風(fēng)險等。2.針對風(fēng)險點提出相應(yīng)的防控措施，如要求對方提供擔(dān)保、約定不可抗力條款等。五、合同檔案管理規(guī)范（一）檔案分類1.按照合同類型進行分類，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.按照合同簽訂時間順序進行編號，便于查詢和管理。（二）檔案內(nèi)容1.合同原件包括合同文本、補充協(xié)議、附件等。2.合同審批文件如合同申請表、審批意見、授權(quán)委托書等。3.合同履行證明材料如送貨單、驗收單、發(fā)票、對賬單等。4.合同變更與終止相關(guān)文件如變更申請表、補充協(xié)議、終止申請、清算報告等。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進行整理、歸檔和清查盤點，確保檔案的完整性和安全性。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案不被損壞、丟失或擅自復(fù)印。3.涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織合同專員參加法律法規(guī)、合同管理等方面的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險防控能力。2.邀請外部專家或內(nèi)部資深人員進行授課，分享合同管理經(jīng)驗和案例。3.鼓勵合同專員自主學(xué)習(xí)，參加相關(guān)的職業(yè)資格考試和培訓(xùn)課程。（二）考核1.建立