PAGE規(guī)范化會計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則會計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，根據(jù)會計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品備查簿等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計(jì)報(bào)表附注，對會計(jì)報(bào)表中列示項(xiàng)目所作的進(jìn)一步說明，以及對未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說明等。3.財(cái)務(wù)情況說明書，主要說明企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況、利潤實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項(xiàng)。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的書面報(bào)告。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案移交情況。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的保管情況。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記載會計(jì)檔案銷毀的詳細(xì)情況。7.其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料，如會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、會計(jì)軟件升級記錄等。三、會計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會計(jì)憑證按照月份和種類進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。2.會計(jì)賬簿按照賬簿類型分別整理，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告按照年度和類別進(jìn)行分類，如月度報(bào)表、季度報(bào)表、年度報(bào)表等。4.其他會計(jì)資料按照資料類型進(jìn)行分類，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等。（二）編號規(guī)則1.會計(jì)憑證：年度編號采用四位數(shù)字表示，如“20XX”；月份編號采用兩位數(shù)字表示，如“01”；憑證類別編號采用一位數(shù)字表示，收款憑證為“1”，付款憑證為“2”，轉(zhuǎn)賬憑證為“3”；憑證順序號采用三位數(shù)字表示，如“001”。編號格式為“20XX011001”。2.會計(jì)賬簿：總賬編號為“A1”，明細(xì)賬編號為“A2”，日記賬編號為“A3”等，后面再根據(jù)具體賬簿的順序進(jìn)行編號。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：年度報(bào)告編號為“B1”，半年度報(bào)告編號為“B2”，季度報(bào)告編號為“B3”，月度報(bào)告編號為“B4”，后面再加上報(bào)告的順序號。4.其他會計(jì)資料：根據(jù)資料類型分別編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“C1”，銀行對賬單編號為“C2”等，后面再加上順序號。（三）裝訂要求1.會計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂前應(yīng)檢查憑證的完整性，按編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，并對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁、錯頁等現(xiàn)象。3.會計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計(jì)主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，并由會計(jì)主管人員和保管人員在封面上簽章。4.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按時(shí)整理立卷?；铐撡~簿應(yīng)抽出空白頁，再將賬頁順序編號，加具封面，裝訂成冊。5.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按類別整理，加具封面，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)報(bào)告種類、份數(shù)，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）簽名并蓋章。6.其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固、便于保管和查閱。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫（室），配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.會計(jì)檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告中，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找。不同保管期限的會計(jì)檔案應(yīng)分別存放。2.對電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在磁性介質(zhì)上，一式兩份，分別存放于不同地點(diǎn)。備份存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明會計(jì)檔案所屬年度、月份、類別等信息。3.會計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計(jì)檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計(jì)檔案保管庫（室），檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙等門禁設(shè)備，防止無關(guān)人員擅自進(jìn)入。五、會計(jì)檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)會計(jì)主管人員或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，并在查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.外部單位查閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同，并按照規(guī)定提供查閱的范圍和內(nèi)容。查閱人員不得擅自將會計(jì)檔案攜帶外出或復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。2.檔案保管人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的會計(jì)檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱，并將查閱的會計(jì)檔案歸還檔案保管人員。檔案保管人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.查閱過程中，查閱人不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計(jì)檔案。如有特殊需要復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、會計(jì)檔案的借閱（一）借閱范圍僅限于本公司內(nèi)部因工作需要借閱會計(jì)檔案，外部單位一般不得借閱。（二）借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和會計(jì)主管人員簽字批準(zhǔn)。2.檔案保管人員根據(jù)審批后的借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，登記借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放會計(jì)檔案。3.借閱人應(yīng)對借閱的會計(jì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如遇特殊情況需要帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會計(jì)檔案，檔案保管人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見后，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為會計(jì)檔案管理的重要資料。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，確保銷毀過程可追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正會計(jì)檔