PAGE單位文件保存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件（含電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等）、圖表、音像資料等。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括單位發(fā)布的規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：與單位業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類(lèi)文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。3.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人事管理方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。5.其他文件：不屬于上述分類(lèi)的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、宣傳資料、外事文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.各類(lèi)文件應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，避免重復(fù)。2.編號(hào)由文件類(lèi)別代碼、年份、順序號(hào)等部分組成。例如，行政文件編號(hào)格式為：XZ[年份][順序號(hào)]，其中“XZ”為行政文件類(lèi)別代碼；業(yè)務(wù)文件編號(hào)格式為：YW[年份][順序號(hào)]，以此類(lèi)推。3.年份采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示。順序號(hào)按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門(mén)、各崗位在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)形成各類(lèi)文件。文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)明確文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人等職責(zé)，確保文件質(zhì)量。起草人應(yīng)認(rèn)真撰寫(xiě)文件，內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)；審核人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核；批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行最終審批。（二）文件收集1.文件形成后，起草人應(yīng)及時(shí)將文件提交給本部門(mén)的文件管理人員。文件管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行初步整理和登記，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，主辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽，并收集各部門(mén)的意見(jiàn)和反饋。會(huì)簽完成后，主辦部門(mén)應(yīng)將文件及會(huì)簽意見(jiàn)一并提交給文件管理人員。3.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)提交的文件進(jìn)行匯總和整理，確保各類(lèi)文件及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到單位文件管理系統(tǒng)中。四、文件審核與批準(zhǔn)（一）審核流程1.文件起草完成后，應(yīng)由起草人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核文件的內(nèi)容是否符合本部門(mén)工作實(shí)際，是否與相關(guān)政策法規(guī)和單位制度相符合，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，文件應(yīng)提交給相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行會(huì)審（如有需要）。會(huì)審部門(mén)應(yīng)從專(zhuān)業(yè)角度對(duì)文件進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議。3.會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，文件應(yīng)提交給單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終批準(zhǔn)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件的重要性、涉及范圍等因素進(jìn)行審批，決定文件是否可以發(fā)布或?qū)嵤?。（二）批?zhǔn)權(quán)限1.一般性行政文件、業(yè)務(wù)文件等，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.重要的行政文件、涉及單位重大決策的業(yè)務(wù)文件等，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.人事文件、財(cái)務(wù)文件等涉及重要人事變動(dòng)和財(cái)務(wù)事項(xiàng)的文件，應(yīng)按照單位相關(guān)規(guī)定，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核和批準(zhǔn)程序。五、文件發(fā)布與歸檔（一）文件發(fā)布1.經(jīng)批準(zhǔn)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行發(fā)布。對(duì)于行政文件，一般通過(guò)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布；對(duì)于業(yè)務(wù)文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用范圍，發(fā)送給相關(guān)部門(mén)和人員。2.文件發(fā)布后，文件管理人員應(yīng)及時(shí)更新文件管理系統(tǒng)中的文件狀態(tài)，確保文件的有效性和可查閱性。同時(shí)，應(yīng)將文件的發(fā)布情況記錄在案，包括發(fā)布時(shí)間、發(fā)布方式、接收部門(mén)和人員等。（二）文件歸檔1.文件發(fā)布或執(zhí)行完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照順序裝訂成冊(cè)，并在文件首頁(yè)附上文件目錄。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和鏈接，便于快速查找和訪問(wèn)。3.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。六、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給文件管理人員。2.文件管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的文件，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱(chēng)等信息。3.涉及單位機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。查閱人員應(yīng)經(jīng)過(guò)單位保密管理部門(mén)的審批，并簽署保密協(xié)議。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱機(jī)密文件。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.文件管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，為借閱人員提供相應(yīng)的文件，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件保密與安全（一）保密措施1.單位應(yīng)建立健全文件保密制度，明確文件保密責(zé)任。對(duì)于涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)文件的查閱、借閱、使用等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。不得泄露文件內(nèi)容，不得擅自將文件帶出單位或提供給無(wú)關(guān)人員。3.員工在工作過(guò)程中應(yīng)妥善保管涉及保密信息的文件，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摶騻鞑ノ募?nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件有泄密風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向單位保密管理部門(mén)報(bào)告。（二）安全管理1.文件管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)文件存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，確保文件存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、加密存儲(chǔ)、定期備份等。同時(shí)，應(yīng)安裝防病毒軟件和防火墻，防止電子文件受到病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。如發(fā)生文件丟失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。八、文件清理與銷(xiāo)毀（一）清理原則1.文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，確保文件的時(shí)效性和有效性。清理文件應(yīng)遵循“保留必要、清理冗余”的原則，避免文件積壓和浪費(fèi)存儲(chǔ)空間。2.對(duì)于已過(guò)保存期限、失去使用價(jià)值或已被新文件替代的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。清理文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批，確保清理工作的準(zhǔn)確性和合法性。（二）銷(xiāo)毀程序1.文件清理后，對(duì)于需要銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)文件，一般采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于電子文件，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。3.文件銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。銷(xiāo)毀