PAGE進(jìn)一步規(guī)范行政管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政管理，提高行政效率，確保公司各項(xiàng)工作有序開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范行政管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、分支機(jī)構(gòu)及子公司。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定與執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求，確保公司運(yùn)營活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：制度內(nèi)容應(yīng)充分考慮公司實(shí)際情況和管理需求，做到合理、科學(xué)、可行，避免過度繁瑣或不合理的規(guī)定。3.規(guī)范性原則：各項(xiàng)行政管理制度應(yīng)明確、具體，具有可操作性，對(duì)工作流程、職責(zé)權(quán)限等做出清晰界定，確保管理工作規(guī)范有序。4.公開性原則：行政管理制度應(yīng)向全體員工公開，確保員工知曉并理解相關(guān)規(guī)定，以便自覺遵守和執(zhí)行。5.動(dòng)態(tài)性原則：隨著公司發(fā)展、內(nèi)外部環(huán)境變化，行政管理制度應(yīng)適時(shí)進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)新的管理要求。二、行政組織與職責(zé)（一）行政部門設(shè)置公司設(shè)立行政管理部門，作為公司行政事務(wù)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司行政工作。行政管理部門可根據(jù)工作需要下設(shè)若干職能崗位，如行政經(jīng)理、行政專員、檔案管理員、后勤保障員等。（二）行政部門職責(zé)1.制度建設(shè)與執(zhí)行負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行情況。對(duì)違反行政管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出相應(yīng)的整改措施和建議。2.綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，組織跨部門會(huì)議和活動(dòng)，促進(jìn)信息溝通與協(xié)作。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和工作要求，跟蹤工作落實(shí)情況。3.文件管理負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全與完整。按照檔案管理規(guī)定，定期對(duì)公司檔案進(jìn)行整理、分類、編目和數(shù)字化處理，方便查詢和利用。4.會(huì)議管理負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的組織、安排和記錄工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場地的布置、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等。整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神和決議，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。5.行政管理負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的規(guī)劃、分配和調(diào)整，合理安排辦公資源，提高辦公空間利用率。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放和管理工作，建立健全辦公用品臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清理。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理，確保車輛安全運(yùn)行，滿足公司業(yè)務(wù)出行需求。負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生、綠化、安全保衛(wèi)等后勤保障工作，營造良好的辦公環(huán)境。6.對(duì)外聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、合作伙伴等外部機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)與溝通工作，維護(hù)公司良好的外部形象。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理對(duì)外事務(wù)，參與商務(wù)接待、公關(guān)活動(dòng)等，為公司業(yè)務(wù)拓展提供支持。（三）其他部門行政職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門行政事務(wù)的管理，配合行政管理部門做好相關(guān)工作，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的整理、歸檔和保管工作，定期向行政管理部門移交檔案資料。2.按照公司行政管理制度要求，做好本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用和管理工作，合理控制費(fèi)用支出。3.協(xié)助行政管理部門做好本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作，保持良好的工作秩序。4.及時(shí)向行政管理部門反饋本部門行政工作中存在的問題和建議，積極配合行政管理部門改進(jìn)工作。三、行政流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草與審核各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)、政策要求和公司實(shí)際情況，表述準(zhǔn)確、清晰、簡潔。文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。審核通過后，提交行政管理部門進(jìn)行編號(hào)登記。2.文件編號(hào)與登記行政管理部門對(duì)提交的文件進(jìn)行編號(hào)登記，建立文件編號(hào)臺(tái)賬，記錄文件的名稱、文號(hào)、起草部門、起草人、審核人、印發(fā)日期等信息。文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則，便于文件的識(shí)別和管理。3.文件印發(fā)與傳閱行政管理部門根據(jù)文件的性質(zhì)和傳閱范圍，確定印發(fā)方式（如紙質(zhì)印發(fā)、電子傳閱等），并進(jìn)行排版、校對(duì)和印刷。文件印發(fā)后，按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間。傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要補(bǔ)充說明的，應(yīng)及時(shí)反饋給行政管理部門。4.文件歸檔與保管文件傳閱完畢后，由行政管理部門負(fù)責(zé)將文件進(jìn)行歸檔保管。歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件排列有序、便于查找。行政管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和清理，對(duì)超過保管期限或已無保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備會(huì)議主辦部門提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議所需資料等信息，提交行政管理部門審核。行政管理部門根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)表內(nèi)容，統(tǒng)籌安排會(huì)議場地、設(shè)備、餐飲等事宜，并協(xié)助會(huì)議主辦部門準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議相關(guān)信息，做好參會(huì)準(zhǔn)備。通知方式可采用郵件、短信、電話等多種形式。2.會(huì)議組織與記錄行政管理部門在會(huì)議開始前，負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員簽到，發(fā)放會(huì)議資料，并對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議過程中，行政管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，內(nèi)容詳實(shí)。3.會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布會(huì)議結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布，傳達(dá)會(huì)議精神和決議事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要發(fā)布方式可采用郵件、內(nèi)部公告等形式，確保相關(guān)人員及時(shí)知曉。4.會(huì)議決議跟蹤與反饋會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向行政管理部門反饋執(zhí)行進(jìn)展。行政管理部門對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。對(duì)于未能按時(shí)完成或執(zhí)行存在困難的會(huì)議決議事項(xiàng)，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出解決方案和建議，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理流程1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交行政管理部門。行政管理部門對(duì)各部門提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和采購時(shí)間。2.采購與入庫行政管理部門根據(jù)審核后的需求申請(qǐng)表，按照公司采購管理規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格，確保采購成本合理。辦公用品到貨后，行政管理部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將辦公用品存放在指定倉庫。3.領(lǐng)用與發(fā)放各部門指定專人憑《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政管理部門領(lǐng)取辦公用品。行政管理部門根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用申請(qǐng)表內(nèi)容，進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。行政管理部門定期對(duì)各部門辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制辦公用品費(fèi)用支出。4.庫存盤點(diǎn)與清理行政管理部門定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。對(duì)于長期閑置、過期或已無使用價(jià)值的辦公用品，行政管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度各部門因工作需要使用車輛時(shí)，提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，提交行政管理部門。行政管理部門根據(jù)車輛使用申請(qǐng)表內(nèi)容，結(jié)合車輛使用情況和駕駛員工作安排，進(jìn)行車輛調(diào)度。調(diào)度原則上優(yōu)先安排距離較近、時(shí)間較急的用車需求。行政管理部門將車輛調(diào)度結(jié)果通知用車部門和駕駛員，駕駛員根據(jù)通知要求按時(shí)出車，并做好出車前的準(zhǔn)備工作，如檢查車輛狀況、清潔車內(nèi)衛(wèi)生等。2.車輛使用駕駛員在出車過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如因特殊情況需要改變行車路線或延長用車時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告，并說明原因。乘車人員應(yīng)愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。乘車人員不得要求駕駛員違反交通規(guī)則或從事其他違規(guī)行為。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政管理部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排駕駛員對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括車輛清潔、檢查、維修、更換零部件等。駕駛員應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃要求，及時(shí)將車輛送到指定維修廠進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，并做好維修記錄。維修費(fèi)用經(jīng)行政管理部門審核后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。行政管理部門定期對(duì)車輛維護(hù)保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保車輛性能良好，安全運(yùn)行。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、維修費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)等。行政管理部門負(fù)責(zé)建立車輛費(fèi)用臺(tái)賬，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。車輛費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，駕駛員憑有效票據(jù)和審批后的報(bào)銷單到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。行政管理部門定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，控制車輛費(fèi)用支出。四、行政監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司行政管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門行政工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門行政工作的自我監(jiān)督，定期對(duì)本部門行政管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向行政管理部門報(bào)告整改情況。2.員工監(jiān)督鼓勵(lì)全體員工對(duì)公司行政工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違反行政管理制度的行為或存在的問題，可向行政管理部門或公司領(lǐng)導(dǎo)反映。行政管理部門對(duì)員工反映的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。對(duì)于提出有效建議的員工，公司將給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.考核主體行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門行政工作進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為部門績效考核的重要組成部分。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工行政工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核結(jié)果與員工個(gè)人績效掛鉤。2.考核內(nèi)容行政工作考核內(nèi)容主要包括行政管理制度執(zhí)行情況、工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量與效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作與溝通等方面。具體考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)由行政管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并定期進(jìn)行調(diào)整和完善。3.考核周期行政工作考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進(jìn)行，主要對(duì)當(dāng)月行政工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)；年度考核于每年末進(jìn)行，是對(duì)全年行政工作的綜合考核。4.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)