PAGE史志資料查閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織史志資料的管理，規(guī)范查閱行為，確保史志資料的安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)史志資料的查閱活動(dòng)。（三）定義1.史志資料：指本公司/組織在發(fā)展過(guò)程中形成的各類歷史記錄、文件、檔案、年鑒、大事記等具有保存價(jià)值的資料。2.查閱：指因工作需要，經(jīng)規(guī)定程序申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)后，對(duì)史志資料進(jìn)行查看、摘錄、復(fù)印等操作。二、史志資料的分類與保管（一）分類1.公司歷史沿革資料：包括公司成立背景、發(fā)展歷程、重大事件記錄等。2.組織架構(gòu)與人員資料：涵蓋各時(shí)期的組織架構(gòu)圖、人員名冊(cè)、任免文件等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)資料：如業(yè)務(wù)項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議等。4.榮譽(yù)與文化資料：包含公司獲得的各類榮譽(yù)證書、企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)資料等。5.其他資料：上述未涵蓋但具有一定歷史價(jià)值的資料。（二）保管1.保管部門：設(shè)立專門的檔案室或指定專人負(fù)責(zé)史志資料的保管工作。2.保管要求建立完善的資料存儲(chǔ)設(shè)施，確保資料存放安全，防潮、防火、防蟲、防盜。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)史志資料進(jìn)行整理、編號(hào)、上架，便于查找和管理。定期對(duì)資料進(jìn)行清查、核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、所需資料名稱及內(nèi)容范圍等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核：對(duì)申請(qǐng)的必要性和真實(shí)性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.提交檔案室：將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的申請(qǐng)表提交至檔案室。（二）審批權(quán)限1.一般性查閱：由檔案室負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后即可安排查閱。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱：需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時(shí)間1.一般性查閱申請(qǐng)，檔案室應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.涉及高層領(lǐng)導(dǎo)審批的申請(qǐng)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)，特殊情況除外。四、查閱規(guī)則（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，由檔案室工作人員提供必要的協(xié)助。2.借閱：對(duì)于確需帶出檔案室的資料，可辦理借閱手續(xù)，但需嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求。（二）查閱限制1.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室查閱史志資料。2.查閱過(guò)程中，不得對(duì)資料進(jìn)行涂改、損壞、抽取、調(diào)換等行為。3.涉及機(jī)密信息的史志資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）查閱記錄1.檔案室應(yīng)對(duì)每一次查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、申請(qǐng)人、查閱資料名稱、查閱目的、查閱方式等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。五、資料摘錄與復(fù)印（一）摘錄要求1.如需摘錄史志資料內(nèi)容，應(yīng)使用統(tǒng)一的摘錄工具，確保摘錄內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.摘錄過(guò)程中，不得擅自更改資料原意，如有特殊情況需標(biāo)注說(shuō)明。（二）復(fù)印規(guī)定1.經(jīng)審批同意后，可對(duì)史志資料進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印時(shí)應(yīng)使用清晰、可長(zhǎng)期保存的復(fù)印設(shè)備和紙張。2.復(fù)印數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要合理確定，不得過(guò)度復(fù)印造成資料浪費(fèi)。3.復(fù)印后的資料應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)印日期和用途。六、歸還與續(xù)借（一）歸還1.借閱的史志資料應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案室。2.歸還時(shí)，借閱人應(yīng)確保資料完整無(wú)缺，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）續(xù)借1.如需繼續(xù)使用借閱的史志資料，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)向檔案室提出續(xù)借申請(qǐng)。2.續(xù)借申請(qǐng)需經(jīng)原審批人同意，續(xù)借期限不得超過(guò)[X]天。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)史志資料查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檔案室應(yīng)定期向公司/組織管理層匯報(bào)史志資料查閱情況，包括查閱申請(qǐng)數(shù)量、審批情況、資料利用效果等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的查閱行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括警告、罰款、取消查閱資格等。2.如因違規(guī)查閱行為導(dǎo)致史志資料損壞、遺失或泄露機(jī)密信息的，應(yīng)依法追究相關(guān)人