PAGE安全例會(huì)制度記錄規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司安全管理，規(guī)范安全例會(huì)制度記錄工作，確保安全信息的準(zhǔn)確傳遞、有效溝通和妥善保存，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有涉及安全管理工作的部門(mén)、項(xiàng)目組以及相關(guān)人員在安全例會(huì)中的記錄行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安全例會(huì)記錄應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容、討論情況和決議結(jié)果，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏重要信息。2.完整性原則：涵蓋會(huì)議的各個(gè)方面，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)以及負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)的人員等，確保記錄全面無(wú)缺漏。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄會(huì)議中的各類(lèi)信息，用詞恰當(dāng)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。4.及時(shí)性原則：在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行記錄整理，確保記錄內(nèi)容與會(huì)議實(shí)際情況的一致性，避免因時(shí)間間隔過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致信息遺忘或失真。二、記錄人員職責(zé)（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.提前了解會(huì)議主題、議程安排以及參會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、電腦等，并確保記錄設(shè)備電量充足、存儲(chǔ)空間足夠。2.熟悉與會(huì)議主題相關(guān)的安全管理制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)以及前期安全工作情況，以便更好地理解會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵信息。（二）會(huì)中記錄1.專(zhuān)注于會(huì)議進(jìn)程，認(rèn)真傾聽(tīng)每位參會(huì)人員的發(fā)言，準(zhǔn)確記錄發(fā)言要點(diǎn)、討論內(nèi)容和提出的問(wèn)題。對(duì)于重要的觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、決策等，應(yīng)逐字逐句記錄，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.采用規(guī)范的記錄格式和符號(hào)，如使用不同顏色的筆區(qū)分不同人員的發(fā)言、用特定符號(hào)標(biāo)注重點(diǎn)內(nèi)容等，以便于后續(xù)整理和查閱。同時(shí)，要保持記錄的速度與會(huì)議節(jié)奏相適應(yīng)，避免因記錄速度過(guò)慢而遺漏重要信息。3.對(duì)于會(huì)議中涉及的安全隱患、整改措施、責(zé)任分工等關(guān)鍵信息，要詳細(xì)記錄相關(guān)責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及預(yù)期效果，確保記錄內(nèi)容具有可追溯性和可操作性。（三）會(huì)后整理1.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行整理，補(bǔ)充完善遺漏的信息，核對(duì)記錄的準(zhǔn)確性。對(duì)于模糊不清或存在疑問(wèn)的內(nèi)容，及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行核實(shí)。2.將整理后的會(huì)議記錄按照規(guī)范的格式進(jìn)行排版，如采用電子文檔記錄時(shí)，應(yīng)設(shè)置統(tǒng)一的字體、字號(hào)、行距等格式，確保記錄內(nèi)容清晰易讀。同時(shí)，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，便于后續(xù)查找和引用。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的會(huì)議記錄提交給會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存，確保記錄的安全性和保密性。三、記錄內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議主題：準(zhǔn)確概括本次安全例會(huì)的核心議題，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出會(huì)議重點(diǎn)關(guān)注的安全問(wèn)題。2.會(huì)議時(shí)間：記錄具體的年、月、日、時(shí)、分，精確到會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，確保時(shí)間信息的準(zhǔn)確性。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開(kāi)的具體地點(diǎn)，包括所在樓層、房間號(hào)等信息，以便于后續(xù)查閱和定位。4.參會(huì)人員：列出所有參會(huì)人員的姓名、部門(mén)或崗位，對(duì)于缺席人員應(yīng)注明原因。如有列席人員，也應(yīng)一并記錄。（二）會(huì)議議程1.按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序，依次記錄各項(xiàng)議程的標(biāo)題和主要內(nèi)容。對(duì)于議程的調(diào)整或臨時(shí)增加的內(nèi)容，要詳細(xì)記錄調(diào)整的原因和相關(guān)情況。2.明確每項(xiàng)議程的主持人、匯報(bào)人以及討論的重點(diǎn)問(wèn)題，以便清晰地展現(xiàn)會(huì)議的組織架構(gòu)和討論脈絡(luò)。（三）發(fā)言?xún)?nèi)容1.記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，包括提出的觀點(diǎn)、建議、意見(jiàn)、問(wèn)題等。對(duì)于重要發(fā)言，應(yīng)盡量記錄原話，但要確保語(yǔ)言通順、邏輯清晰。2.對(duì)于涉及安全事故案例分析、安全隱患排查情況、安全措施落實(shí)進(jìn)度等內(nèi)容，要詳細(xì)記錄相關(guān)事實(shí)、數(shù)據(jù)和分析結(jié)論，以便為后續(xù)的安全決策提供有力依據(jù)。3.在記錄發(fā)言?xún)?nèi)容時(shí)，要注明發(fā)言人員的姓名和部門(mén)，以便于區(qū)分不同人員的觀點(diǎn)和職責(zé)。（四）討論要點(diǎn)1.梳理會(huì)議中針對(duì)安全問(wèn)題展開(kāi)的討論要點(diǎn)，記錄各方的不同觀點(diǎn)和分歧所在。對(duì)于討論過(guò)程中的重要論據(jù)、論證過(guò)程以及達(dá)成共識(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要詳細(xì)記錄。2.關(guān)注討論中提出的安全管理新思路、新方法以及對(duì)現(xiàn)有安全管理制度、流程的改進(jìn)建議，記錄相關(guān)內(nèi)容并分析其可行性和潛在影響。（五）決議事項(xiàng)1.明確會(huì)議最終形成的決議事項(xiàng)，包括安全工作目標(biāo)、任務(wù)安排、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。決議事項(xiàng)應(yīng)具體、明確、可操作，避免模糊不清或難以執(zhí)行的表述。2.對(duì)于每項(xiàng)決議事項(xiàng)，要記錄負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)的人員或部門(mén)，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。同時(shí)，要注明決議事項(xiàng)的監(jiān)督檢查機(jī)制和考核標(biāo)準(zhǔn)，以保證工作的順利推進(jìn)。四、記錄格式規(guī)范（一）紙質(zhì)記錄格式1.頁(yè)面設(shè)置：采用A4紙張，上下邊距為2.54cm，左右邊距為3.17cm。2.標(biāo)題格式：會(huì)議主題采用二號(hào)黑體字，居中排列；會(huì)議基本信息、議程、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等標(biāo)題采用三號(hào)黑體字，左對(duì)齊排列。3.正文格式：正文采用小四號(hào)宋體字，行距為1.5倍行距。記錄內(nèi)容應(yīng)分段書(shū)寫(xiě)，每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.編號(hào)格式：對(duì)于會(huì)議議程、決議事項(xiàng)等內(nèi)容，可采用編號(hào)進(jìn)行區(qū)分，如“一、”“（一）”“1.”等，編號(hào)應(yīng)與內(nèi)容層次相對(duì)應(yīng)，保持格式統(tǒng)一。5.標(biāo)注格式：對(duì)于重要內(nèi)容、重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分或需要特別關(guān)注的信息，可采用下劃線、加粗、不同顏色筆標(biāo)注等方式進(jìn)行突出顯示，但應(yīng)注意標(biāo)注方式的一致性和適度性，避免過(guò)多標(biāo)注導(dǎo)致記錄內(nèi)容混亂。（二）電子記錄格式1.文件格式：建議采用常用的辦公軟件格式，如MicrosoftWord、WPS文字等，以便于編輯、存儲(chǔ)和共享。2.字體字號(hào)：與紙質(zhì)記錄格式保持一致，即會(huì)議主題采用二號(hào)黑體字，居中排列；其他標(biāo)題采用三號(hào)黑體字，左對(duì)齊排列；正文采用小四號(hào)宋體字，行距為1.5倍行距。特殊情況需要調(diào)整字體字號(hào)時(shí)，應(yīng)確保整體格式的協(xié)調(diào)性和易讀性。3.段落格式：同紙質(zhì)記錄格式要求，每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，段落之間保持適當(dāng)?shù)拈g距。4.編號(hào)與標(biāo)注：電子記錄中的編號(hào)和標(biāo)注方式應(yīng)與紙質(zhì)記錄格式一致，可利用軟件的格式設(shè)置功能進(jìn)行快速排版。同時(shí)，為方便查找和定位，可適當(dāng)設(shè)置書(shū)簽或超鏈接，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)。五、記錄保存與查閱（一）保存期限安全例會(huì)記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以滿足安全管理工作的歷史追溯、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及法律法規(guī)要求等方面的需要。（二）保存方式1.紙質(zhì)記錄：將整理好的紙質(zhì)會(huì)議記錄裝訂成冊(cè)，放入專(zhuān)門(mén)的檔案柜中進(jìn)行保存。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保記錄的完整性和安全性。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)記錄的索引目錄，便于快速查找所需記錄。2.電子記錄：將電子會(huì)議記錄存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子記錄應(yīng)按照一定的分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)清晰反映會(huì)議主題、時(shí)間等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。同時(shí)，要設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保記錄的保密性和安全性。（三）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全例會(huì)記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《安全例會(huì)記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍以及查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，申請(qǐng)人持審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的紙質(zhì)或電子記錄供申請(qǐng)人查閱，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將記錄帶出查閱地點(diǎn)或進(jìn)行復(fù)制、傳播等行為。如需復(fù)制部分記錄內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定另行申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的記錄應(yīng)按照原記錄的保存要求進(jìn)行妥善保管。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將記錄歸還檔案管理部門(mén)，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的記錄進(jìn)行檢查，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)安全例會(huì)制度記錄規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、格式規(guī)范性以及保存與查閱情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期抽查和不定期專(zhuān)項(xiàng)檢查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期抽查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查周期、檢查范圍和檢查重點(diǎn)；不定期專(zhuān)項(xiàng)檢查則針對(duì)安全管理中的突出問(wèn)題或重要時(shí)期，對(duì)相關(guān)會(huì)議記錄進(jìn)行重點(diǎn)檢查。3.在監(jiān)督檢查過(guò)程中，可通過(guò)查閱記錄文檔、詢(xún)問(wèn)記錄人員、核實(shí)決議事項(xiàng)執(zhí)行情況等方式，全面了解安全例會(huì)制度記錄規(guī)范的落實(shí)情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.建立安全例會(huì)制度記錄規(guī)范的考核指標(biāo)體系，將記錄工作的質(zhì)量和效果納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核范疇?？己酥笜?biāo)可包括記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性得分，記錄格式的規(guī)范性得分，以及記錄保存與查閱的合規(guī)性得分等。2.根據(jù)考核指標(biāo)體系，制定具體的考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分細(xì)則。例如，記錄內(nèi)容完整無(wú)遺漏、準(zhǔn)確無(wú)誤可得滿分；記錄格式不符合規(guī)范要求的，根據(jù)問(wèn)題嚴(yán)重程度酌情扣分；記錄保存與查閱過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)行為的，給予相應(yīng)的扣分處罰。3.考核結(jié)果應(yīng)與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于在安全例會(huì)制度記錄工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰；對(duì)于違反記錄規(guī)范要求、導(dǎo)致記錄工作出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題的部