PAGE公司會議規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)圍繞公司目標和業(yè)務(wù)重點，精簡流程，注重實效，避免形式主義。2.溝通協(xié)作原則：促進信息共享與交流，加強部門間協(xié)作，形成工作合力。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確會議組織、參與人員的職責(zé)，確保會議有序進行。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.會議職責(zé)董事會是公司的決策機構(gòu)，負責(zé)審議公司重大事項，做出戰(zhàn)略決策。董事長負責(zé)召集和主持董事會會議。2.會議頻率原則上每季度召開一次，如有特殊情況可臨時召開。3.會議通知會議召開前[X]個工作日，由董事會秘書負責(zé)向董事、監(jiān)事及高級管理人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程等。如有臨時會議，應(yīng)提前[X]小時通知參會人員，但緊急事項除外。4.會議議程會議議程由董事長或董事會秘書根據(jù)公司實際情況擬定，經(jīng)董事長審核后確定。議程應(yīng)包括上次會議決議執(zhí)行情況匯報、本次會議議題討論、決策事項表決等內(nèi)容。（二）管理層會議1.會議職責(zé)管理層會議是公司日常運營管理的決策會議，負責(zé)傳達董事會決策，部署公司各項工作?？偨?jīng)理負責(zé)召集和主持管理層會議。2.會議頻率每周召開一次，如有特殊情況可臨時召開。3.會議通知會議召開前[X]個工作日，由總經(jīng)理辦公室負責(zé)向管理層成員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程等。如有臨時會議，應(yīng)提前[X]小時通知參會人員，但緊急事項除外。4.會議議程會議議程由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司工作安排擬定，經(jīng)總經(jīng)理審核后確定。議程應(yīng)包括公司運營情況匯報、各部門工作進展及問題匯報、下周工作計劃安排、決策事項討論等內(nèi)容。（三）部門會議1.會議職責(zé)部門會議是各部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的會議，負責(zé)傳達公司決策，安排部門工作任務(wù)，解決部門內(nèi)部問題。部門負責(zé)人負責(zé)召集和主持部門會議。2.會議頻率每周召開一次部門例會，根據(jù)工作需要可隨時召開臨時會議。3.會議通知會議召開前[X]個工作日，由部門秘書負責(zé)向部門成員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程等。如有臨時會議，應(yīng)提前[X]小時通知參會人員，但緊急事項除外。4.會議議程會議議程由部門負責(zé)人或部門秘書根據(jù)部門工作安排擬定，經(jīng)部門負責(zé)人審核后確定。議程應(yīng)包括部門工作進展匯報、存在問題討論、解決方案制定、下周工作任務(wù)安排等內(nèi)容。（四）項目會議1.會議職責(zé)項目會議是針對公司各類項目召開的會議，負責(zé)協(xié)調(diào)項目各方資源，解決項目實施過程中遇到的問題，確保項目順利推進。項目負責(zé)人負責(zé)召集和主持項目會議。2.會議頻率根據(jù)項目進度和實際需要確定會議頻率，原則上每周至少召開一次項目例會。3.會議通知會議召開前[X]個工作日，由項目負責(zé)人或項目秘書負責(zé)向項目相關(guān)人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程等。如有臨時會議，應(yīng)提前[X]小時通知參會人員，但緊急事項除外。4.會議議程會議議程由項目負責(zé)人或項目秘書根據(jù)項目進展情況擬定，經(jīng)項目負責(zé)人審核后確定。議程應(yīng)包括項目進度匯報、問題分析與解決、資源需求協(xié)調(diào)、下一步工作計劃等內(nèi)容。三、會議準備（一）會議發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應(yīng)提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.《會議申請表》經(jīng)審批通過后，由發(fā)起部門或個人負責(zé)組織會議準備工作。（二）資料準備1.根據(jù)會議議程，準備相關(guān)會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表等。2.資料應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整，數(shù)據(jù)真實可靠，并提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。（三）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。2.確保會議場地環(huán)境整潔、舒適，設(shè)備設(shè)施齊全，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等正常運行。（四）人員通知1.按照會議通知要求，及時、準確地通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。2.對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準備，確保按時參會。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)在會議開始前到達會議場地，在簽到表上簽到。2.會議組織者應(yīng)安排專人負責(zé)簽到工作，統(tǒng)計參會人員出勤情況。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)準時宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程及參會人員。2.簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況。（三）會議討論1.按照會議議程順序，依次進行各項議題的討論。2.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見，圍繞議題展開討論，避免偏離主題。3.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，控制會議節(jié)奏，確保討論有序進行。（四）決策表決1.對于需要決策的事項，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行表決。2.表決方式可采用投票、舉手表決等方式，確保表決結(jié)果真實、有效。3.會議記錄人員應(yīng)記錄表決結(jié)果及表決過程。（五）會議總結(jié)1.會議主持人對會議討論情況和決策結(jié)果進行總結(jié)。2.明確下一步工作任務(wù)和責(zé)任人，確保會議決策得到有效執(zhí)行。（六）會議結(jié)束1.會議主持人宣布會議結(jié)束。2.參會人員有序離開會議場地。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.每場會議應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果、工作安排等信息，包括參會人員的發(fā)言要點、討論過程中的重要觀點和意見等。3.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行保存，電子文檔應(yīng)定期備份，紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管。（二）會議紀要1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀要。2.會議紀要應(yīng)突出會議重點，簡潔明了地概括會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果和工作安排，確保參會人員和相關(guān)部門能夠快速了解會議核心信息。3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進行傳閱。六、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）任務(wù)分解1.對于會議決策事項，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，將工作任務(wù)進行分解，確保每項任務(wù)都有具體的負責(zé)人。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議決議制定詳細的工作計劃，明確工作目標、工作步驟、時間節(jié)點等內(nèi)容。（二）執(zhí)行跟蹤1.建立會議決議執(zhí)行跟蹤機制，定期對決議執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報工作進展情況，及時反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。3.會議組織者應(yīng)根據(jù)匯報情況，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保會議決議得到有效執(zhí)行。（三）結(jié)果反饋1.工作任務(wù)完成后，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者提交工作總結(jié)報告，匯報任務(wù)完成情況、取得的成果及經(jīng)驗教訓(xùn)等。2.會議組織者應(yīng)對工作成果進行審核和評估，將評估結(jié)果反饋給責(zé)任部門和責(zé)任人，并在公司內(nèi)部進行通報。七、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席會議。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話、收發(fā)短信或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，不得隨意打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊。（二）發(fā)言要求1.參會人員發(fā)言應(yīng)簡潔明了，直奔主題，避免冗長、空洞的發(fā)言。2.發(fā)言內(nèi)容應(yīng)基于事實和數(shù)據(jù)，具有針對性和建設(shè)性，能夠為解決問題提供有效思路和方法。3.對于重要觀點和意見，應(yīng)進行充分闡述和論證，確保其他參會人員能夠理解。（三）保密要求1.會議涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密等內(nèi)容，參會人員應(yīng)嚴格