PAGE一樓四室管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強一樓四室（會議室、活動室、接待室、資料室）的管理，確保其正常使用，提高使用效率，為公司員工提供良好的工作和活動場所，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內一樓四室的使用、維護及相關管理活動。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：一樓四室由公司行政部門統(tǒng)一管理，負責協(xié)調各部門的使用需求，確保資源合理配置。2.規(guī)范使用原則：所有使用人員應遵守本制度規(guī)定，按照規(guī)范流程使用四室，愛護室內設施設備。3.安全第一原則：在使用四室過程中，必須始終將安全放在首位，確保人員和財產安全。二、會議室管理（一）會議室使用申請1.各部門如需使用會議室，應提前[X]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細注明使用時間、會議主題、參會人數等信息。2.《會議室使用申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門根據申請時間和會議室使用情況進行統(tǒng)籌安排，并及時反饋申請結果。（二）會議室使用安排1.行政部門根據各部門的申請情況，按照先申請先安排的原則進行會議室分配。如遇多個部門同時申請且時間沖突時，行政部門將根據會議的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調安排。2.對于重要會議或大型活動，行政部門將提前與相關部門溝通，確保會議室的設備設施正常運行，并提供必要的會議服務。（三）會議室使用規(guī)范1.使用人員應提前[X]分鐘到達會議室，做好會議準備工作。會議結束后，應及時清理會議室，保持室內整潔。2.愛護會議室的設施設備，不得隨意拆卸、損壞或挪用。如需使用會議室的電子設備（如投影儀、音響等），應按照操作規(guī)程正確使用，使用完畢后及時關閉電源。3.保持會議室安靜，不得在會議室內大聲喧嘩、吸煙或進行與會議無關的活動。手機等通訊工具應調至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外進行。4.會議室的使用應嚴格按照預定時間進行，如需延長使用時間，應提前通知行政部門并得到同意。未經批準擅自延長使用時間的，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應處理。（四）會議室衛(wèi)生管理1.每次會議結束后，使用人員應將會議室的桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，將垃圾放入指定垃圾桶內。2.行政部門定期安排專人對會議室進行全面清潔消毒，包括地面、桌面、門窗、電子設備等，確保會議室環(huán)境整潔衛(wèi)生。三、活動室管理（一）活動室使用申請1.員工如需使用活動室，應提前[X]天填寫《活動室使用申請表》，注明使用時間、活動內容等信息。2.《活動室使用申請表》經所在部門負責人簽字后，提交至行政部門。行政部門根據活動室的使用情況進行審核，并安排使用時間。（二）活動室使用安排1.行政部門根據員工的申請情況，合理安排活動室的使用時間，確保不同員工的活動需求得到滿足。2.對于多人同時申請使用活動室的情況，行政部門將根據活動的性質和參與人數進行協(xié)調，盡量避免沖突。（三）活動室使用規(guī)范1.使用人員應遵守活動室的開放時間，按時進入和離開活動室。如需提前或推遲使用時間，應提前與行政部門溝通并得到批準。2.愛護活動室的設施設備，如體育器材、娛樂設備等，不得故意損壞或私自攜帶出活動室。使用完畢后，應將設備歸位，并保持設備完好。3.保持活動室的整潔衛(wèi)生，不得在室內亂扔垃圾、吐痰或進行其他不文明行為?；顒咏Y束后，應清理場地，將桌椅擺放整齊。4.在活動室開展活動時，應注意安全，遵守相關安全規(guī)定。如進行體育活動，應避免過度激烈，防止發(fā)生意外事故。（四）活動室設備維護1.行政部門定期對活動室的設施設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時安排維修人員進行維修。2.使用人員在使用過程中如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，應及時向行政部門報告，不得擅自維修。四、接待室管理（一）接待室使用申請1.公司各部門因業(yè)務需要接待來訪客人時，應提前[X]小時填寫《接待室使用申請表》，注明接待時間、來訪單位、來訪人數等信息。2.《接待室使用申請表》經部門負責人簽字后，提交至行政部門。行政部門根據接待室的使用情況進行安排，并通知相關部門做好接待準備工作。（二）接待室使用安排1.行政部門根據各部門的申請情況，合理安排接待室的使用時間，確保接待工作順利進行。2.對于重要來訪客人的接待，行政部門將提前與相關部門溝通協(xié)調，制定詳細的接待方案，確保接待規(guī)格和服務質量。（三）接待室使用規(guī)范1.接待人員應提前到達接待室，做好接待準備工作，如擺放茶具、水果等。接待過程中，應熱情、禮貌地接待來訪客人，為客人提供良好的服務。2.保持接待室的整潔衛(wèi)生，接待結束后，及時清理桌面、地面等，將茶具清洗干凈并歸位。3.愛護接待室的設施設備，不得隨意損壞或挪用。如需使用接待室的電子設備（如電視、音響等），應按照操作規(guī)程正確使用，使用完畢后及時關閉電源。4.接待室的使用應嚴格按照預定時間進行，如需延長使用時間，應提前通知行政部門并得到同意。未經批準擅自延長使用時間的，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應處理。（四）接待室物品管理1.行政部門負責對接待室的物品進行管理，定期檢查物品的數量和質量，及時補充和更新。2.接待人員在使用接待室物品時，應注意節(jié)約，不得浪費。對于損壞或丟失的物品，應及時向行政部門報告并照價賠償。五資料室管理（一）資料室使用申請1.公司員工如需查閱資料室內的資料，應提前[X]天填寫《資料室使用申請表》，注明查閱資料的名稱、查閱時間等信息。2.《資料室使用申請表》經所在部門負責人簽字后，提交至資料室管理人員。資料室管理人員根據申請情況進行審核，并安排查閱時間。（二）資料室使用安排1.資料室管理人員根據員工的申請情況，合理安排資料室的使用時間，確保員工能夠順利查閱所需資料。2.對于多人同時申請查閱同一資料的情況，資料室管理人員將根據申請先后順序進行安排，避免出現(xiàn)混亂。（三）資料室使用規(guī)范1.使用人員應遵守資料室的開放時間，按時進入和離開資料室。如需提前或推遲使用時間，應提前與資料室管理人員溝通并得到批準。2.愛護資料室內的資料和設施設備，不得隨意涂改、損壞或丟失資料。查閱資料時，應輕拿輕放，保持資料的整潔。3.保持資料室的安靜，不得在室內大聲喧嘩或進行其他影響他人查閱資料的行為。手機等通訊工具應調至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到資料室外進行。4.查閱資料完畢后，應將資料歸位，并保持資料室的整潔衛(wèi)生。如需借閱資料，應按照資料室的借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，按時歸還。（四）資料室資料管理1.資料室管理人員負責對資料室內的資料進行分類、整理、歸檔和保管，確保資料的完整性和準確性。2.定期對資料進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料丟失、損壞等問題。對于過期或無用的資料，應按照規(guī)定進行清理和銷毀。3.建立資料借閱登記制度，詳細記錄借閱資料的名稱、借閱時間、借閱人等信息。借閱人員應按時歸還資料，如遇特殊情況需要延期歸還，應提前向資料室管理人員申請并得到批準。六、設施設備管理（一）設施設備配備1.根據一樓四室的功能需求，合理配備相應的設施設備，如桌椅、投影儀、音響、電視、體育器材、茶具等。2.設施設備的配備應符合相關行業(yè)標準和公司實際需求，確保其質量可靠、性能良好。（二）設施設備維護1.行政部門負責制定設施設備的維護計劃，定期安排專業(yè)人員對設施設備進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設備正常運行。2.使用人員在使用設施設備過程中如發(fā)現(xiàn)故障或損壞，應及時向行政部門報告，不得擅自維修。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行處理。（三）設施設備更新1.根據設施設備的使用情況和技術發(fā)展，適時對設施設備進行更新?lián)Q代，以提高其使用效率和性能。2.設施設備的更新應經過充分論證和審批，確保更新后的設備能夠滿足公司的實際需求，并具有良好的性價比。七、安全管理（一）安全責任1.一樓四室的安全管理責任由行政部門負責，行政部門應制定安全管理制度，明確安全責任人，確保安全工作落實到位。2.使用人員在使用四室過程中，應遵守安全規(guī)定，承擔相應的安全責任，如發(fā)現(xiàn)安全隱患應及時報告。（二）安全檢查1.行政部門定期對一樓四室進行安全檢查，檢查內容包括設施設備安全、消防安全、用電安全等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應及時整改。2.使用人員在每次使用四室前，應對室內的安全情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向行政部門報告。（三）消防安全1.一樓四室內應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其完好有效。2.使用人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識，嚴禁在四室內吸煙或使用