PAGE公文處理制度流程規(guī)范一、總則（一）目的為了提高公司公文處理的效率和質量，確保公文傳遞的準確性、及時性和規(guī)范性，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來處理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文內容應準確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求和公司實際情況，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應及時、迅速，減少流轉環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保公文在規(guī)定時間內得到處理。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、處理過程中的安全，防止信息泄露。二、公文種類及格式（一）公文種類1.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。2.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。3.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。4.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。5.批復：適用于答復下級機關請示事項。6.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文處理流程（一）收文處理1.簽收收到公文后，由專人負責簽收，核對公文的數(shù)量、份數(shù)、密封情況等，確認無誤后在送文簿上簽字。2.登記對簽收的公文進行詳細登記，包括公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、日期、密級、份數(shù)、簽收人等信息，登記后將公文送辦公室主任審閱。3.初審辦公室主任對收到的公文進行初審，根據(jù)公文的內容和性質，提出擬辦意見，確定公文的承辦部門或人員。4.承辦承辦部門或人員接到交辦的公文后，應及時辦理。緊急公文應在規(guī)定時間內辦理完畢，一般公文應在[X]個工作日內辦理完畢。辦理過程中，承辦人員應認真閱讀公文，準確領會公文意圖，按照有關規(guī)定和領導要求進行處理。如有需要，可與相關部門或人員溝通協(xié)調，確保公文處理的準確性和及時性。5.傳閱需要傳閱的公文，由辦公室按照領導分工和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱時，應填寫《公文傳閱單》，注明傳閱時間、傳閱人等信息。傳閱人應在規(guī)定時間內將公文閱畢，并簽字確認。傳閱過程中，應注意公文的安全和保密，避免公文丟失或損壞。6.催辦辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進行催辦，及時了解公文辦理進度，確保公文按時限要求辦理完畢。催辦可采用電話催辦、書面催辦等方式進行。7.答復承辦部門或人員對交辦的公文辦理完畢后，應及時將辦理結果答復來文機關，并將答復意見反饋給辦公室。答復公文應符合公文格式要求，內容準確、完整。（二）發(fā)文處理1.擬稿公文由承辦部門或人員負責擬稿。擬稿人應根據(jù)工作需要和領導要求，認真撰寫公文內容，確保公文表述準確、條理清晰、語言規(guī)范。擬稿完成后，應在公文稿紙的相應位置注明擬稿人、擬稿日期，并將公文稿紙送部門負責人審核。2.審核部門負責人對擬稿公文進行審核，重點審核公文內容是否符合法律法規(guī)、政策要求和公司實際情況，表述是否準確、完整，格式是否規(guī)范等。審核通過后，在公文稿紙上簽字，并將公文稿紙送辦公室審核。3.核稿辦公室對送審的公文進行核稿，主要審核公文的格式、文字表述、邏輯結構等方面是否符合要求。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與擬稿部門或人員溝通協(xié)調，提出修改意見。核稿通過后，在公文稿紙上簽字，并將公文稿紙送分管領導審批。4.簽發(fā)分管領導對核稿后的公文進行簽發(fā)。重要公文或涉及多個部門的公文，需經主要領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內容，對公文的準確性、規(guī)范性負責，并在公文稿紙上簽署意見和姓名、日期。5.編號辦公室根據(jù)簽發(fā)后的公文稿紙進行編號，編號應按照公司公文編號規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。編號后，將公文稿紙送文印室排版印刷。6.排版印刷文印室按照公文格式要求對公文進行排版印刷。排版過程中，應注意文字排版、頁碼標注、附件處理等方面的準確性。印刷完成后，對公文進行校對，確保公文內容準確無誤。校對無誤后，將公文裝訂成冊，并加蓋公司印章。7.分發(fā)辦公室對印刷好的公文進行分發(fā)，按照公文的主送機關、抄送機關等信息，將公文分別送達相關單位或人員。分發(fā)時，應填寫《公文分發(fā)登記表》，注明分發(fā)日期、分發(fā)單位或人員、公文份數(shù)等信息。四、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司形成的具有保存價值的各類公文，包括請示、報告、通知、通報、批復、函等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.公文歸檔應齊全完整，按照公文形成的時間順序、重要程度等進行分類整理。2.歸檔公文應保持原貌，不得擅自修改、涂抹、剪裁等。3.歸檔公文應編制詳細的目錄，注明公文的標題、發(fā)文字號、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（三）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是公司重要的政策性文件、法規(guī)性文件、年度總結、財務決算等；長期保管的公文一般是公司在一定時期內具有查考價值的文件，保管期限為[X]年；短期保管的公文是公司一般性事務文件，保管期限為[X]年。（四）保管措施1.設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保公文檔案的安全保管。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。五、公文保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等敏感信息的公文，均屬于保密公文。（二）保密措施1.對保密公文應標明密級和保密期限，按照規(guī)定的范圍進行傳閱和保管。2.傳閱保密公文時，應嚴格控制傳閱范圍，不得擅自擴大；傳閱人應妥善保管公文，不得私自留存、復印或傳播。3.保管保密公文的檔案室應采取必要的保密措施，如設置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設備等，防止無關人員進入。4.銷毀保密公文時，應按照規(guī)定的程序進行，確保公文信息徹底銷毀，防止信息泄露。（三）保密責任1.公文擬稿人、審核人、簽發(fā)人等應嚴格遵守