PAGE信訪檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信訪檔案管理，確保信訪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮信訪檔案在公司管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的信訪事項(xiàng)檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司信訪檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則信訪檔案應(yīng)如實(shí)反映信訪事項(xiàng)的發(fā)生、處理過程及結(jié)果，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密、個人隱私等信息的信訪檔案進(jìn)行保密管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于信訪事項(xiàng)的查詢、調(diào)閱和統(tǒng)計分析，提高工作效率。二、信訪檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司信訪檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司信訪檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。3.對各部門信訪檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對信訪檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）信訪工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信訪事項(xiàng)的受理、登記、交辦、督辦和反饋工作。2.按照檔案管理要求，及時整理本部門信訪檔案，定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好信訪檔案的查閱、利用等工作。（三）其他部門職責(zé)1.配合信訪工作部門做好信訪事項(xiàng)的調(diào)查處理工作。2.按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門涉及信訪事項(xiàng)的相關(guān)資料，并及時移交檔案管理部門。三、信訪檔案的收集與整理（一）收集范圍1.信訪人提出的信訪事項(xiàng)的書面材料，包括信訪信、申訴書、舉報信等。2.公司對信訪事項(xiàng)的受理、交辦、督辦、處理等過程中形成的文件、記錄、答復(fù)意見等。3.與信訪事項(xiàng)相關(guān)的調(diào)查材料、會議紀(jì)要、處理結(jié)果等。4.信訪事項(xiàng)處理過程中的往來信函、電話記錄、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門涉及的信訪事項(xiàng)相關(guān)材料，并于信訪事項(xiàng)處理完畢后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的信訪檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門補(bǔ)充完善。3.對于重要信訪事項(xiàng)，檔案管理部門應(yīng)提前介入，跟蹤檔案材料的形成過程，確保檔案的完整性。（三）整理方法1.分類按照信訪事項(xiàng)的性質(zhì)、內(nèi)容、處理結(jié)果等進(jìn)行分類，可分為來訪類、來信類、舉報類等。2.編號對每一份信訪檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目編制信訪檔案目錄，包括檔案編號、信訪人姓名、信訪事項(xiàng)內(nèi)容、受理時間、處理結(jié)果等信息。4.裝訂將整理好的信訪檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、信訪檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對收集到的信訪檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和審核，確保檔案質(zhì)量。2.歸檔的信訪檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。（二）保管期限1.信訪檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.涉及公司重大決策、重要事件、長期未決信訪事項(xiàng)等檔案應(yīng)列為永久保管。3.一般信訪事項(xiàng)檔案保管期限為[X]年，短期保管期限為[X]年。4.保管期限從信訪事項(xiàng)處理完畢之日起計算。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.對電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、信訪檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱信訪檔案的，應(yīng)填寫《信訪檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密、個人隱私等重要信訪檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱公司信訪檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《信訪檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的信訪檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用管理1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供信訪檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。2.對于利用信訪檔案形成的統(tǒng)計分析報告、研究成果等，應(yīng)按照公司知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定進(jìn)行管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對信訪檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、信訪檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對信訪檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查信訪檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確。3.集體鑒定原則成立由檔案管理部門、信訪工作部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對信訪檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，提出需要鑒定的信訪檔案清單。2.鑒定小組對清單中的信訪檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《信訪檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號、名稱、保管期限、鑒定意見等信息。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對鑒定為無保存價值的信訪檔案進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.對電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀記錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、銷毀時間、銷毀方式等信息，由檔案管理部門保存[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對信訪檔案管理工作進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門信訪檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司信訪工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對信訪檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.信訪檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.信訪檔案的質(zhì)量，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，如檔案庫房、檔案柜、防火防潮防蟲防盜設(shè)施等。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將