PAGE合同查閱制度規(guī)范要求一、總則1.目的為規(guī)范公司合同查閱行為，確保合同信息的安全、準(zhǔn)確與合規(guī)使用，保障公司及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司以及與公司簽訂合作協(xié)議的外部合作伙伴在涉及查閱公司合同相關(guān)事宜時的操作。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同查閱行為合法合規(guī)。安全保密原則：保護(hù)合同信息的安全，防止合同內(nèi)容泄露，維護(hù)公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益。權(quán)限明確原則：明確不同人員對合同查閱的權(quán)限范圍，杜絕越權(quán)查閱行為。規(guī)范有序原則：建立規(guī)范的查閱流程，確保合同查閱工作有序進(jìn)行。二、合同查閱權(quán)限設(shè)定1.內(nèi)部人員權(quán)限高級管理人員：有權(quán)查閱公司各類合同，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、采購合同、銷售合同、租賃合同等，以全面了解公司業(yè)務(wù)狀況，進(jìn)行戰(zhàn)略決策和管理監(jiān)督。合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)查閱與其部門業(yè)務(wù)直接相關(guān)的合同，以便掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展、協(xié)調(diào)工作以及履行管理職責(zé)。例如，銷售部門負(fù)責(zé)人可查閱銷售合同，采購部門負(fù)責(zé)人可查閱采購合同等。合同具體經(jīng)辦人員：僅能查閱本人經(jīng)辦的合同，以便跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，處理相關(guān)業(yè)務(wù)事宜。財務(wù)人員：在履行財務(wù)核算、審計監(jiān)督等職責(zé)所需的范圍內(nèi)，有權(quán)查閱涉及財務(wù)條款的合同，如付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容的合同。法務(wù)人員：為審核合同合法性、合規(guī)性以及處理法律糾紛等目的，有權(quán)查閱公司所有合同。2.外部人員權(quán)限合作伙伴：經(jīng)公司授權(quán)，在合作業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，可查閱與其合作相關(guān)的合同條款，但涉及公司核心商業(yè)秘密等關(guān)鍵信息的部分，需經(jīng)公司進(jìn)一步審批確定是否可查閱。例如，合作方在履行合作項(xiàng)目過程中，為了解合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)等，可查閱相關(guān)合作合同，但對于公司獨(dú)特的技術(shù)方案、客戶資源等保密條款部分，需公司另行批準(zhǔn)。審計、監(jiān)管機(jī)構(gòu)：按照法律法規(guī)要求，在進(jìn)行審計、檢查等工作時，有權(quán)查閱公司相關(guān)合同。公司應(yīng)予以配合，但需對查閱范圍、查閱方式等進(jìn)行必要的規(guī)范和監(jiān)督，確保公司信息安全。例如，稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅務(wù)檢查時，可查閱與納稅相關(guān)的合同；審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行年度審計時，可查閱涉及財務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動等相關(guān)合同。三、合同查閱流程1.內(nèi)部查閱流程申請：內(nèi)部人員因工作需要查閱合同，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、合同名稱、合同編號、預(yù)計查閱時間等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請人員的權(quán)限范圍以及查閱必要性進(jìn)行審批。對于權(quán)限范圍內(nèi)的申請，予以批準(zhǔn)；對于超出權(quán)限或不必要的查閱申請，應(yīng)說明理由并拒絕。審批通過后，申請表交至合同管理部門。查閱：合同管理部門根據(jù)申請表安排專人協(xié)助查閱，并提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)、按照規(guī)定方式查閱合同，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播合同內(nèi)容。查閱過程中，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將合同歸還合同管理部門，并在《合同查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。合同管理部門應(yīng)檢查合同是否完好無損，如有損壞或缺失情況應(yīng)及時記錄并追究相關(guān)責(zé)任。2.外部查閱流程合作方申請：外部合作伙伴需查閱合同，應(yīng)向公司提出書面申請，說明查閱合同的用途、范圍以及保密承諾等內(nèi)容，并提交至公司業(yè)務(wù)對接部門。業(yè)務(wù)部門初審：業(yè)務(wù)對接部門對合作方的申請進(jìn)行初步審核，判斷查閱需求是否合理、是否符合合作業(yè)務(wù)范圍以及是否可能對公司造成不利影響等。初審?fù)ㄟ^后，將申請?zhí)峤恢梁贤芾聿块T。合同管理部門審核：合同管理部門對申請進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審查合同涉及的保密條款、查閱內(nèi)容的敏感性以及合作方的保密能力等。審核通過后，合同管理部門將申請?zhí)峤恢练▌?wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)審核：法務(wù)部門從法律角度對合作方查閱合同的申請進(jìn)行審查，確保查閱行為不違反法律法規(guī)以及公司合同約定。如審核通過，法務(wù)部門出具審核意見，并將申請轉(zhuǎn)回合同管理部門。審批：合同管理部門根據(jù)法務(wù)審核意見以及公司相關(guān)規(guī)定，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，確定查閱的具體方式、范圍、時間等細(xì)節(jié)，并通知合作方。查閱實(shí)施：合同管理部門按照審批確定的方式和范圍，安排專人協(xié)助合作方查閱合同。查閱過程中，應(yīng)對合作方的查閱行為進(jìn)行全程監(jiān)督，確保合同信息安全。查閱結(jié)束后，合作方應(yīng)簽署《合同查閱保密承諾書》。后續(xù)跟蹤：合同管理部門在合作方查閱合同后，應(yīng)跟蹤合作方對合同信息的使用情況，確保合作方遵守保密承諾，未將合同信息用于非合作目的或泄露給第三方。四、合同查閱的保密要求1.保密責(zé)任所有參與合同查閱的人員，包括內(nèi)部人員和外部人員，均負(fù)有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得將合同內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。查閱人員在查閱合同過程中，應(yīng)妥善保管合同資料，不得擅自將合同傳至個人存儲設(shè)備或帶出公司指定查閱地點(diǎn)（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行申請并經(jīng)嚴(yán)格審批）。2.保密措施合同管理部門應(yīng)對合同查閱場所進(jìn)行安全管理，設(shè)置必要的門禁、監(jiān)控等設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同，在提供查閱時，可采取部分內(nèi)容屏蔽、加密處理等方式，確保關(guān)鍵信息不被泄露。查閱人員在查閱合同后，應(yīng)及時清理查閱現(xiàn)場，不得遺留合同復(fù)印件、筆記等相關(guān)資料。五、合同查閱記錄與檔案管理1.查閱記錄合同管理部門應(yīng)建立《合同查閱登記表》，詳細(xì)記錄每次合同查閱的申請時間、申請部門、申請人員、查閱合同名稱及編號、查閱目的、審批情況、查閱時間、歸還時間等信息?！逗贤殚喌怯洷怼窇?yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查詢和追溯合同查閱情況。2.檔案管理合同查閱過程中涉及的申請表、審批文件、保密承諾書等相關(guān)資料，應(yīng)作為合同檔案的一部分進(jìn)行管理。合同檔案管理人員應(yīng)定期對合同查閱相關(guān)檔案進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。檔案的存儲應(yīng)符合安全、保密要求，便于查閱和調(diào)用。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)部審計部門定期對合同查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查查閱流程是否合規(guī)、查閱權(quán)限是否正確行使、保密措施是否落實(shí)等。合同管理部門負(fù)責(zé)日常對合同查閱行為的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)查閱行為，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。2.考核措施將合同查閱制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守制度、規(guī)范查閱行為的員工，給予適當(dāng)獎勵；對于違反制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分、紀(jì)律處分等處罰。對于因違反合同查閱制度，導(dǎo)致公司合同信息泄露、商業(yè)秘密受損等情況的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計劃人力資源部門會同合同管理部門定期組織合同查閱制度培訓(xùn)，針對不同崗位人員的職責(zé)和權(quán)限，講解合同查閱流程、保密要求、相關(guān)法律法規(guī)等內(nèi)容。培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果納入員工培訓(xùn)檔案。2.宣傳推廣公司通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳合同查閱制度的重要性和具體要求，提高全體員工對制度的認(rèn)知度和遵守意識。在新員工入職培訓(xùn)中，加入合同查閱制度相關(guān)內(nèi)容，使新員工從入職開始就了解并遵守制度規(guī)定。八、附則1.解釋權(quán)本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇