PAGE學(xué)校文件格式規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校文件管理的規(guī)范化、標準化，提高文件處理效率和質(zhì)量，確保學(xué)校各項工作的順利開展，特制定本文件格式規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在工作中形成、使用和管理的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、規(guī)章制度等。（三）基本原則1.合法性原則：文件格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標準的要求。2.規(guī)范性原則：文件格式應(yīng)保持統(tǒng)一、規(guī)范，確保文件的嚴肅性和權(quán)威性。3.實用性原則：文件格式應(yīng)便于文件的制作、處理、存儲和查閱，提高工作效率。4.時效性原則：文件格式應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展和工作需要適時進行調(diào)整和完善。二、文件格式要求（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為學(xué)校名稱，距邊界1.5cm；頁腳一般為頁碼，居中，距邊界1.75cm。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.一級標題：用三號黑體字，序號用“一、”“二、”“三、”等，獨占一行，末尾不加標點符號。一級標題下的正文用小四號宋體字。3.二級標題：用三號楷體字，序號用“（一）”“（二）”“（三）”等，獨占一行，末尾不加標點符號。二級標題下的正文用小四號宋體字。4.三級標題：用四號仿宋體字，序號用“1.”“2.”“3.”等，獨占一行，末尾不加標點符號。三級標題下的正文用小四號宋體字。5.四級標題：用小四號宋體字，序號用“（1）”“（2）”“（3）”等，緊跟正文，末尾不加標點符號。（三）段落格式1.行距：一般采用1.5倍行距。2.縮進：首行縮進2個字符。（四）頁碼頁碼位于頁面底端居中位置，格式為“第X頁，共X頁”。（五）文號文號一般由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如“校發(fā)〔XXXX〕XX號”。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。文號一般位于標題下方居中位置。（六）發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識一般用學(xué)校全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“XX學(xué)校文件”，用紅色小標宋體字，字號根據(jù)文件內(nèi)容多少確定，一般不超過22mm×15mm。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。（七）簽發(fā)人上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。（八）標題標題應(yīng)準確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般不超過20個字。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題應(yīng)避免使用生僻字、異體字、繁體字，不得使用不規(guī)范的簡化字。（九）主送機關(guān)主送機關(guān)是指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。主送機關(guān)位于標題下空一行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記中的抄送之上，標識方法同抄送。（十）正文正文是文件的核心內(nèi)容，應(yīng)條理清晰、邏輯嚴密、語言簡潔、表達準確。正文一般用小四號宋體字，每自然段首行縮進2個字符，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（十一）附件附件是指附屬于正文的文字材料，是正文的補充說明或參考資料。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在正文后空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)另起頁編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，可以在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（十二）發(fā)文機關(guān)署名發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方，與正文之間空一行。（十三）成文日期成文日期一般署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。成文日期一般右空4字編排。（十四）印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（十五）附注附注是對公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。（十六）附件說明附件說明是指公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)碼標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。（十七）抄送機關(guān)抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送機關(guān)位于版記，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字用3號仿宋體字，后標全角冒號；抄送機關(guān)名稱用4號仿宋體字。（十八）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各部門的綜合辦公室。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下占一行位置，用4號仿宋體字標識。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。印發(fā)日期右空一字編排。三、文件排版要求（一）排版軟件文件排版應(yīng)使用專業(yè)的文字處理軟件，如MicrosoftWord、WPS文字等。（二）排版順序文件排版順序一般為：封面（如有）、目錄（如有）、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。（三）排版注意事項1.排版應(yīng)保持頁面整潔、美觀，避免出現(xiàn)文字重疊、排版混亂等問題。2.各級標題應(yīng)層次分明，序號使用規(guī)范，不得隨意更改。3.正文應(yīng)段落分明，行距適中，避免出現(xiàn)過密或過疏的情況。4.數(shù)字、標點符號等應(yīng)使用規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或不一致的情況。5.排版完成后，應(yīng)進行仔細校對，確保文件內(nèi)容準確無誤。四、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要和學(xué)校實際情況，明確文件的主題、目的、內(nèi)容和要求。2.文件起草應(yīng)語言簡潔、表達準確、邏輯嚴密，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子。3.文件起草應(yīng)按照本制度規(guī)定的文件格式要求進行排版，確保文件格式規(guī)范、統(tǒng)一。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的主題、目的、內(nèi)容、格式、語言等方面，確保文件符合學(xué)校工作要求和本制度規(guī)定。2.部門負責(zé)人審核通過后，應(yīng)提交學(xué)校辦公室進行統(tǒng)一審核。學(xué)校辦公室審核內(nèi)容包括文件的合法性、規(guī)范性、實用性等方面，確保文件符合國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標準的要求。3.文件審核通過后，應(yīng)按照學(xué)校發(fā)文程序進行發(fā)文。發(fā)文程序包括文件編號、登記、印制、分發(fā)等環(huán)節(jié)，確保文件及時、準確地傳達給相關(guān)部門和人員。五、文件印發(fā)與存檔（一）文件印發(fā)文件審核通過后，由學(xué)校辦公室負責(zé)統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)按照本制度規(guī)定的文件格式要求進行排版和印制，確保文件質(zhì)量。文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。（二）文件存檔文件印發(fā)后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行存檔。存檔時應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版分別保存，確保文件的完整性和可查閱性。文件存檔期限應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。六、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.文件在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題或需要進行調(diào)整、完善，應(yīng)及時進行修訂。2.文件修訂應(yīng)按照本制度規(guī)定的文件起草與審核程序進行，確保修訂后的文件符合學(xué)校工作要求和本制度規(guī)定。3.文件修訂后，應(yīng)及時將修訂后的文件印發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件修訂記錄。（二）文件廢止1.文件