PAGE原料代碼管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司原料代碼管理，確保原料信息的準(zhǔn)確性、唯一性和可追溯性，提高公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及原料采購(gòu)、儲(chǔ)存、使用、銷售等環(huán)節(jié)中原料代碼的管理工作，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：原料代碼應(yīng)準(zhǔn)確反映原料的基本信息、規(guī)格型號(hào)、來(lái)源等，確保代碼與原料實(shí)際情況一一對(duì)應(yīng)。2.唯一性原則：每一種原料都應(yīng)具有唯一的代碼，避免代碼重復(fù)或混淆。3.可追溯性原則：通過原料代碼能夠方便快捷地追溯原料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等全過程信息。4.規(guī)范性原則：原料代碼的編制、使用和管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保全公司代碼體系的一致性。二、原料代碼的編制規(guī)則（一）代碼結(jié)構(gòu)原料代碼采用[X]位數(shù)字和字母組合的形式，具體結(jié)構(gòu)如下：1.前[X]位：代表原料的類別，根據(jù)公司原料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定，例如：[類別1代碼]：表示主要原材料[具體原料1代碼]：如鋼材類中的熱軋鋼板[具體原料2代碼]：如鋼材類中的冷軋鋼板[類別2代碼]：表示輔助材料[具體原料3代碼]：如潤(rùn)滑油類中的發(fā)動(dòng)機(jī)潤(rùn)滑油[具體原料4代碼]：如潤(rùn)滑油類中的齒輪潤(rùn)滑油[類別3代碼]：表示包裝材料[具體原料5代碼]：如紙箱類中的標(biāo)準(zhǔn)尺寸紙箱[具體原料6代碼]：如塑料薄膜類中的聚乙烯薄膜2.中間[X]位：代表原料的規(guī)格型號(hào)，按照公司常用的規(guī)格型號(hào)進(jìn)行編碼，例如：[規(guī)格型號(hào)1代碼]：如鋼材的厚度為[具體厚度1]mm，寬度為[具體寬度1]mm[規(guī)格型號(hào)2代碼]：如潤(rùn)滑油的粘度等級(jí)為[具體粘度等級(jí)2][規(guī)格型號(hào)3代碼]：如紙箱的長(zhǎng)度為[具體長(zhǎng)度3]cm，寬度為[具體寬度3]cm，高度為[具體高度3]cm3.后[X]位：代表原料的批次或生產(chǎn)日期等信息，批次號(hào)按照公司內(nèi)部規(guī)定的編號(hào)規(guī)則編制，例如：[批次1代碼]：表示[具體年份1][具體月份1][具體日期1]生產(chǎn)的批次[批次2代碼]：表示[具體年份2][具體月份2][具體日期2]生產(chǎn)的批次（二）編碼示例以某型號(hào)的鋼材為例，其原料代碼為：[主要原材料類別代碼][鋼材規(guī)格型號(hào)代碼][生產(chǎn)批次代碼]，假設(shè)該鋼材屬于主要原材料類別中的熱軋鋼板，規(guī)格型號(hào)為厚度8mm、寬度1250mm，生產(chǎn)批次為2023年5月10日生產(chǎn)，則其代碼為：[熱軋鋼板類別代碼][8mm×1250mm規(guī)格型號(hào)代碼][20230510批次代碼]（三）代碼更新1.當(dāng)原料的類別、規(guī)格型號(hào)等發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新原料代碼。2.對(duì)于新開發(fā)的原料，應(yīng)在投入使用前按照本規(guī)則編制相應(yīng)的原料代碼。三、原料代碼的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.采購(gòu)部門在采購(gòu)新原料前，應(yīng)根據(jù)原料的類別、規(guī)格型號(hào)等信息，填寫《原料代碼申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明原料的基本情況。2.《原料代碼申請(qǐng)單》應(yīng)提交給質(zhì)量管理部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、是否符合公司生產(chǎn)需求等。3.質(zhì)量管理部門審核通過后，將《原料代碼申請(qǐng)單》提交給代碼管理部門。（二）審批流程1.代碼管理部門收到《原料代碼申請(qǐng)單》后，按照本制度的編制規(guī)則對(duì)申請(qǐng)的原料代碼進(jìn)行審核。2.審核無(wú)誤后，代碼管理部門負(fù)責(zé)人在《原料代碼申請(qǐng)單》上簽字批準(zhǔn)，并賦予相應(yīng)的原料代碼。3.將批準(zhǔn)后的《原料代碼申請(qǐng)單》反饋給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的代碼進(jìn)行采購(gòu)操作。四、原料代碼的使用與維護(hù)（一）采購(gòu)環(huán)節(jié)1.采購(gòu)合同、訂單等文件中應(yīng)明確標(biāo)注所采購(gòu)原料的代碼，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確提供符合代碼要求的原料。2.采購(gòu)人員在接收原料時(shí)，應(yīng)核對(duì)原料的實(shí)際情況與代碼信息是否一致，如發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（二）儲(chǔ)存環(huán)節(jié)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)原料代碼對(duì)原料進(jìn)行分類存放，確保不同代碼的原料分開存儲(chǔ)，便于識(shí)別和管理。2.在庫(kù)存管理系統(tǒng)中，應(yīng)準(zhǔn)確錄入原料的代碼、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，保證庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可追溯性。（三）使用環(huán)節(jié)1.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用原料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的代碼進(jìn)行領(lǐng)用，確保原料的正確使用。2.生產(chǎn)過程中，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照原料代碼對(duì)應(yīng)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。（四）銷售環(huán)節(jié)1.在產(chǎn)品銷售過程中，應(yīng)向客戶明確產(chǎn)品所使用原料的代碼信息，以便客戶了解產(chǎn)品的成分和質(zhì)量情況。2.對(duì)于涉及原料追溯的客戶咨詢，應(yīng)能夠根據(jù)原料代碼快速準(zhǔn)確地提供相關(guān)信息。（五）代碼維護(hù)1.定期對(duì)原料代碼進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保代碼的準(zhǔn)確性和完整性。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)代碼使用過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤或不規(guī)范的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和調(diào)整。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和原料種類的增加，適時(shí)對(duì)原料代碼體系進(jìn)行優(yōu)化和完善。五、原料代碼的追溯管理（一）追溯范圍涵蓋從原料采購(gòu)到產(chǎn)品銷售的全過程，包括原料的采購(gòu)來(lái)源、生產(chǎn)廠家、批次信息、儲(chǔ)存位置、使用情況、銷售去向等。（二）追溯流程1.當(dāng)需要進(jìn)行原料追溯時(shí)，由相關(guān)部門提出追溯申請(qǐng)，說(shuō)明追溯的原因和范圍。2.代碼管理部門根據(jù)申請(qǐng)，通過庫(kù)存管理系統(tǒng)、采購(gòu)記錄、生產(chǎn)記錄等數(shù)據(jù)源，利用原料代碼進(jìn)行信息查詢和追溯。3.將追溯到的信息整理形成追溯報(bào)告，提供給相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理。（三）追溯記錄保存1.建立完善的原料追溯記錄檔案，包括采購(gòu)合同、入庫(kù)單、領(lǐng)料單及生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)記錄等。2.追溯記錄應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，保存期限不得低于[具體年限]年，以滿足法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理的要求，并便于隨時(shí)查閱。六、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象：涉及原料代碼管理工作的采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員、生產(chǎn)操作人員、質(zhì)量管理人員、銷售業(yè)務(wù)人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容：原料代碼管理制度規(guī)范、編制規(guī)則、申請(qǐng)審批流程、使用維護(hù)方法、追溯管理要求等。3.培訓(xùn)方式：定期組織集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等多種方式，確保相關(guān)人員熟悉并掌握原料代碼管理的各項(xiàng)要求。（二）監(jiān)督1.監(jiān)督部門：質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)原料代碼管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容：原料代碼的申請(qǐng)、審批、使用、維護(hù)、追溯等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范的要求。3.監(jiān)督頻率：定期進(jìn)行全面檢查，不定期進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定申請(qǐng)、審批原料代碼，擅自使用無(wú)代碼或錯(cuò)誤代碼的原料。2.在采購(gòu)、儲(chǔ)存、使用、銷售等環(huán)節(jié)中故意隱瞞或篡改原料代碼信息。3.不按照原料代碼對(duì)應(yīng)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題。4.拒絕配合原料代碼追溯工作，或提供虛假追溯信息。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告，并責(zé)令限期整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，視情況給予罰款、降職、辭退等處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)