PAGE企業(yè)印章審查制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司等所有印章的管理與使用。（三）印章種類及定義1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定的個人代表行為。3.財務(wù)專用章：專門用于公司財務(wù)結(jié)算等相關(guān)財務(wù)事務(wù)。4.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同等具有法律約束力的文件。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特殊需求刻制的印章，如發(fā)票專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的管理與使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標準。2.專人專管原則：明確專人負責印章的保管、使用審批等工作，確保責任落實到人。3.審批嚴格原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、注銷等情況進行詳細登記備案，便于追溯和管理。二、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.申請：因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至公司行政管理部門。2.審核：行政管理部門對申請進行審核，重點審查申請的必要性、印章名稱與用途的一致性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章制作單位應(yīng)嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求進行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。4.驗收：印章刻制完成后，行政管理部門會同申請部門對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無瑕疵等。驗收合格后方可啟用。（二）啟用流程1.登記備案：行政管理部門對新啟用的印章進行詳細登記備案，記錄印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息，并將相關(guān)信息錄入公司印章管理系統(tǒng)。2.發(fā)布啟用通知：行政管理部門以書面形式發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時間、用途、保管人等信息，并要求各部門和相關(guān)人員嚴格按照本制度規(guī)范使用印章。3.舊章廢止：對于因機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因不再使用的印章，行政管理部門應(yīng)及時收回并進行廢止處理。廢止的印章應(yīng)進行封存，并在公司印章管理系統(tǒng)中進行注銷登記。三、印章的保管（一）保管人員職責1.專人保管：公司指定專人負責印章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，確保印章安全。保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.安全存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.日常檢查：保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.交接手續(xù)：印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)嚴格辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、完好情況等進行逐一核對，并填寫《印章交接登記表》，雙方簽字確認后存檔。（二）保管場所要求1.專用場所：印章應(yīng)存放在專門的保管場所，不得與其他物品混放。保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，避免印章受潮、生銹等。2.安全防護：保管場所應(yīng)具備必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保印章存放環(huán)境安全可靠。3.限制訪問：除保管人員外，其他人員未經(jīng)批準不得進入印章保管場所。因工作需要進入保管場所的，應(yīng)經(jīng)行政管理部門負責人批準，并在保管人員的陪同下進行操作。四、印章的使用審批（一）審批流程1.填寫申請表：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.部門審核：部門負責人對用印申請進行審核，重點審查用印事項的真實性、合法性、必要性等。審核通過后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度不同，分別報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長等領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時應(yīng)認真審查用印申請，簽署明確的審批意見。4.蓋章登記：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，用印申請人持《印章使用申請表》到印章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。保管人員應(yīng)對用印申請進行再次核對，確認無誤后按照審批意見進行蓋章，并在《印章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。（二）審批權(quán)限劃分1.一般事項：對于一般性的文件、資料等蓋章，由部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要事項：涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對外投資等重要事項的蓋章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審核后報董事長審批。3.特殊事項：對于法律法規(guī)有特殊規(guī)定或公司另有明確要求的事項，按照相關(guān)規(guī)定和要求進行審批。（三）緊急用印處理1.申請說明：因緊急情況需要立即使用印章的，用印申請人應(yīng)填寫《緊急用印申請表》，詳細說明緊急情況的原因、用印事項、預(yù)計用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.電話審批：在無法按照正常審批流程進行書面審批的情況下，可通過電話等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行緊急匯報和審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，用印申請人應(yīng)在《緊急用印申請表》上注明電話審批的時間、審批人等信息，并盡快補辦書面審批手續(xù)。3.事后補登：緊急用印后，用印申請人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)補辦書面審批手續(xù)，并將審批后的《緊急用印申請表》交印章保管人員進行登記備案。印章保管人員應(yīng)對緊急用印情況進行跟蹤，確保用印事項符合規(guī)定要求。五、印章的使用范圍（一）公司公章1.對外文件：用于公司對外發(fā)布的各類正式文件，如通知、公告聲明、報告等。2.合同協(xié)議：簽訂各類經(jīng)濟合同、合作協(xié)議、租賃合同等具有法律約束力的文件。3.授權(quán)委托：出具授權(quán)委托書，代表公司授權(quán)他人辦理相關(guān)事務(wù)。4.資質(zhì)證明：用于公司資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證明文件的蓋章確認。5.其他事項：法律法規(guī)規(guī)定或公司認為需要使用公司公章的其他事項。（二）法定代表人章1.特定文件：用于法定代表人個人簽署的特定文件，如個人授權(quán)書、承諾書等。2.銀行事務(wù)：在銀行辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，根據(jù)銀行要求使用法定代表人章。3.其他特定事項：根據(jù)公司實際情況和法定代表人的指示，用于其他特定的個人代表行為。（三）財務(wù)專用章1.財務(wù)結(jié)算：用于公司財務(wù)票據(jù)、結(jié)算憑證、報表等的蓋章確認，如支票、匯票、發(fā)票、財務(wù)報表等。2.銀行賬戶管理：在銀行辦理開戶、銷戶、賬戶變更、資金劃轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)時，按照銀行規(guī)定使用財務(wù)專用章。3.其他財務(wù)事項：與公司財務(wù)相關(guān)的其他需要蓋章確認的事項。（四）合同專用章1.經(jīng)濟合同：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，確保合同的法律效力。2.協(xié)議文件：簽訂與經(jīng)濟活動相關(guān)的協(xié)議、意向書等文件時使用。3.其他具有法律約束力的文件：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，用于簽訂其他具有法律約束力的文件。（五）部門章1.部門內(nèi)部文件：用于部門內(nèi)部發(fā)布的各類文件、通知、報告等，如部門工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。2.資料確認：對部門內(nèi)部的資料、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等進行蓋章確認，確保資料的真實性和準確性。3.其他部門內(nèi)部事項：與部門工作相關(guān)的其他需要蓋章確認的事項，但不得用于對外簽訂合同、出具證明等具有法律效力的文件。（六）其他專用章1.發(fā)票專用章：專門用于開具發(fā)票時蓋章，確保發(fā)票的真實性和合法性。2.報關(guān)專用章：在辦理進出口報關(guān)業(yè)務(wù)時使用，用于報關(guān)單等相關(guān)文件的蓋章。3.其他特定業(yè)務(wù)章：根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需要，用于辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時蓋章，如質(zhì)量檢驗章、產(chǎn)品認證章等。六、印章的使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對印章的管理與使用情況進行審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性、用印文件的真實性等。2.行政管理部門監(jiān)督：行政管理部門負責對印章的日常管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對印章保管場所進行檢查，核實印章的存放情況、使用登記情況等。3.上級領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督：公司領(lǐng)導(dǎo)對印章的管理與使用情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查印章管理制度的各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，如審批流程是否嚴格、保管人員職責是否落實等。2.用印審批情況：查閱《印章使用申請表》和《印章使用登記簿》，檢查用印申請是否經(jīng)過審批、審批意見是否明確、用印登記是否完整等。3.印章保管情況：檢查印章保管場所的安全防護設(shè)施是否完好，印章是否妥善存放，保管人員是否嚴格履行保管職責等。4.用印文件真實性：對部分用印文件進行抽查核實，檢查文件內(nèi)容是否真實、合法，是否符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。（三）問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題：在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)印章管理與使用存在問題的，應(yīng)及時記錄并進行調(diào)查核實。2.責令整改：對于一般性問題，責令相關(guān)部門或人員立即進行整改，并要求在規(guī)定時間內(nèi)提交整改報告。3.嚴肅處理：對于違反印章管理制度、造成公司損失或不良影響的行為責任人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。七、印章的變更與注銷（一）變更1.申請：因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，由相關(guān)部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至公司行政管理部門。2.審核：行政管理部門對申請進行審核，重點審查變更的必要性、合法性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制與啟用：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照印章刻制與啟用的流程進行新印章的刻制和啟用，并對舊印章進行廢止處理。（二）注銷1.申請：因公司注銷、印章被盜、遺失等原因需要注銷印章的，由相關(guān)部門填寫《印章注銷申請表》，詳細說明注銷原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至公司行政管理部門。2.審核：行政管理部門對申請進行審核，重點審查注銷的原因和必要性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.注銷處理：經(jīng)公司分