PAGE規(guī)范外部工作聯(lián)絡(luò)單制度一、總則（一）目的為了加強公司與外部單位之間的溝通與協(xié)作，規(guī)范外部工作聯(lián)絡(luò)單的管理，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時、有效，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有外部單位（包括但不限于供應(yīng)商、客戶、合作伙伴、政府部門、行業(yè)協(xié)會等）之間涉及工作事項溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等往來的外部工作聯(lián)絡(luò)單管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：外部工作聯(lián)絡(luò)單的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映工作事項的核心要點，表述清晰、規(guī)范，避免模糊不清或歧義。2.及時有效原則：相關(guān)部門和人員應(yīng)及時處理外部工作聯(lián)絡(luò)單，確保信息傳遞的及時性，避免因延誤導(dǎo)致工作失誤或損失。對于重要事項，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予明確回復(fù)。3.責(zé)任明確原則：明確外部工作聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起、接收、處理、反饋等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保工作落實到人。4.存檔備查原則：所有外部工作聯(lián)絡(luò)單均應(yīng)進行存檔，以便日后查閱和追溯，作為工作記錄和糾紛處理的依據(jù)。二、外部工作聯(lián)絡(luò)單的定義與分類（一）定義外部工作聯(lián)絡(luò)單是公司與外部單位之間就特定工作事項進行溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作時使用的書面文件，用于傳遞工作信息、提出工作要求、明確工作責(zé)任等，是雙方工作往來的重要依據(jù)。（二）分類1.業(yè)務(wù)溝通類：主要用于公司與外部單位就業(yè)務(wù)合作、項目進展、產(chǎn)品交付、服務(wù)提供等方面的日常溝通，包括工作安排、進度匯報、問題反饋、解決方案協(xié)商等。2.合作協(xié)議類：涉及公司與外部單位簽訂合作協(xié)議、合同變更、補充條款等相關(guān)事項的聯(lián)絡(luò)單，用于明確雙方合作的權(quán)利義務(wù)、工作范圍、時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容。3.政策法規(guī)類：當(dāng)公司與外部單位溝通涉及國家政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容時使用，確保雙方工作符合法律法規(guī)要求，如政策解讀、合規(guī)提醒、整改通知等。4.其他類：除上述三類外，其他臨時性、特殊性工作事項需要與外部單位進行聯(lián)絡(luò)溝通的，統(tǒng)一歸類為其他類。三、外部工作聯(lián)絡(luò)單的格式與內(nèi)容要求（一）格式1.編號：由公司統(tǒng)一編制，格式為[年份][序號]，如[2023]001，以便于存檔和查詢。2.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了地概括聯(lián)絡(luò)單的主要內(nèi)容，如“關(guān)于[項目名稱]合作事宜的聯(lián)絡(luò)單”。3.主送單位：填寫接收聯(lián)絡(luò)單的外部單位全稱。4.抄送單位：如有需要抄送其他相關(guān)外部單位或公司內(nèi)部部門，在此列出。5.正文：詳細(xì)闡述工作事項的背景、目的、具體內(nèi)容、要求、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息。正文應(yīng)分段表述，層次清晰，邏輯連貫。6.附件：如有相關(guān)文件、資料、圖表等作為聯(lián)絡(luò)單的補充說明，應(yīng)在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并隨聯(lián)絡(luò)單一并發(fā)送。7.落款：注明聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起部門、聯(lián)系人及日期。（二）內(nèi)容要求1.主題明確：聯(lián)絡(luò)單應(yīng)圍繞一個核心工作事項展開，避免內(nèi)容過于繁雜或涉及多個不相關(guān)的主題。2.事實清晰：準(zhǔn)確描述工作事項的實際情況，提供必要的數(shù)據(jù)、案例等支持信息，確保對方能夠全面了解工作背景和現(xiàn)狀。3.要求具體：明確提出工作要求、目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)等，如交付時間、質(zhì)量規(guī)格、驗收方式等，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。4.責(zé)任界定：清晰劃分雙方在工作事項中的責(zé)任和義務(wù)，確保工作能夠得到有效落實，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。5.語言規(guī)范：使用規(guī)范、簡潔、準(zhǔn)確的語言表達，避免使用生僻詞匯、模糊用語或口語化表述。四、外部工作聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起與審批（一）發(fā)起1.公司各部門在與外部單位進行工作溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等需要使用外部工作聯(lián)絡(luò)單時，由具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)起草聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容。2.起草人應(yīng)根據(jù)工作事項的性質(zhì)和要求，選擇合適的聯(lián)絡(luò)單類型，并按照格式和內(nèi)容要求認(rèn)真填寫。3.在填寫聯(lián)絡(luò)單過程中，起草人應(yīng)確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如有需要，應(yīng)征求相關(guān)部門或人員的意見，確保工作要求的合理性和可行性。（二）審批1.外部工作聯(lián)絡(luò)單起草完成后，需按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。2.對于一般性業(yè)務(wù)溝通類聯(lián)絡(luò)單，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后即可發(fā)出；對于涉及合作協(xié)議變更、重大業(yè)務(wù)決策、重要政策法規(guī)事項等聯(lián)絡(luò)單，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可發(fā)出。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，重點審查工作事項的必要性、要求的合理性、責(zé)任的明確性等，確保聯(lián)絡(luò)單符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與起草人溝通并提出修改意見，直至審核通過。五、外部工作聯(lián)絡(luò)單的傳遞與接收（一）傳遞1.外部工作聯(lián)絡(luò)單經(jīng)審批通過后，由起草部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的傳遞方式發(fā)送給主送單位。傳遞方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、電子郵件、專人送達等，但應(yīng)確保傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。2.在發(fā)送聯(lián)絡(luò)單時，應(yīng)將聯(lián)絡(luò)單編號、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、正文、附件等內(nèi)容完整無誤地發(fā)送給對方，并留存發(fā)送記錄（如郵件發(fā)送截圖、快遞單號等），以備查詢。3.對于重要或緊急的外部工作聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)采用多種傳遞方式進行備份，如同時發(fā)送電子郵件和郵寄紙質(zhì)文件，確保對方能夠及時收到。（二）接收1.外部單位收到公司發(fā)送的工作聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)及時進行查收和確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容不完整、格式有誤或存在其他問題，應(yīng)及時與公司起草部門聯(lián)系溝通，要求補充或更正。2.接收人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對聯(lián)絡(luò)單進行處理，并根據(jù)聯(lián)絡(luò)單要求及時反饋處理結(jié)果。對于需要多個部門協(xié)同處理的聯(lián)絡(luò)單，接收人應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行討論和溝通，確保工作順利推進。六、外部工作聯(lián)絡(luò)單的處理與反饋（一）處理1.主送單位收到外部工作聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)根據(jù)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容明確責(zé)任部門或責(zé)任人，并按照工作要求和時間節(jié)點進行處理。2.在處理過程中，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真研究聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，制定詳細(xì)的工作計劃和措施，確保工作能夠按時、高質(zhì)量完成。如有需要，應(yīng)與公司相關(guān)部門或外部單位進一步溝通協(xié)調(diào)，獲取必要的支持和資源。3.對于涉及多個部門協(xié)同處理的聯(lián)絡(luò)單，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同推進工作，明確各部門的職責(zé)分工和工作進度要求，定期召開協(xié)調(diào)會議，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）反饋1.責(zé)任部門或責(zé)任人在完成工作事項后，應(yīng)按照聯(lián)絡(luò)單要求及時向公司起草部門反饋處理結(jié)果。反饋方式可采用書面報告、電子郵件、電話溝通等，但應(yīng)確保反饋內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.反饋報告應(yīng)包括工作完成情況、成果展示、存在問題及改進措施等內(nèi)容，如有相關(guān)附件（如工作成果報告、驗收報告、項目總結(jié)等），應(yīng)一并提交。3.公司起草部門收到反饋報告后，應(yīng)及時進行審核和確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)反饋內(nèi)容不符合要求或工作未達到預(yù)期目標(biāo)，應(yīng)及時與責(zé)任部門或責(zé)任人溝通，要求重新整改或補充相關(guān)信息，直至工作得到有效落實。七、外部工作聯(lián)絡(luò)單的存檔與保管（一）存檔1.公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外部工作聯(lián)絡(luò)單的存檔管理工作，確保每一份聯(lián)絡(luò)單都有完整的記錄。2.存檔的聯(lián)絡(luò)單應(yīng)按照編號順序進行整理裝訂，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)分類存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，便于查詢和檢索；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，妥善保管。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大項目、關(guān)鍵決策等的外部工作聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)長期保存；對于一般性業(yè)務(wù)溝通類聯(lián)絡(luò)單，可根據(jù)公司檔案管理制度規(guī)定的保存期限進行保存，期滿后經(jīng)審批方可銷毀。（二）保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對外部工作聯(lián)絡(luò)單檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充。2.外部工作聯(lián)絡(luò)單檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、外傳檔案內(nèi)容。如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定地點進行查閱，查閱過程中不得對檔案進行涂改、標(biāo)記等操作。3.當(dāng)公司與外部單位發(fā)生糾紛或需要進行審計、檢查等工作時，外部工作聯(lián)絡(luò)單檔案將作為重要的證據(jù)材料提供查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對外部工作聯(lián)絡(luò)單制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組成員由公司內(nèi)部審計、法務(wù)、行政管理等相關(guān)部門人員組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查外部工作聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起、審批、傳遞、接收、處理、反饋、存檔等各環(huán)節(jié)是否符合制度要求，是否存在違規(guī)操作或延誤處理等情況。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改落實情況。如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。（二）考核1.將外部工作聯(lián)絡(luò)單制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員進行考核評價?？己酥笜?biāo)包括聯(lián)絡(luò)單及時處理率、準(zhǔn)確率、反饋率、存檔完整性等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對在