PAGE團員檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織團員檔案管理，確保團員檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮團員檔案在公司/組織團建工作中的重要作用，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有團員的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及共青團相關(guān)規(guī)定，確保團員檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映團員的實際情況，保證信息準確無誤。3.完整安全原則：確保團員檔案資料齊全完整，同時做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露和損壞。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的團建決策提供有力支持。二、團員檔案內(nèi)容（一）入團志愿書1.包括團員基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭出身、本人成分、文化程度、入團時間、入團地點等。2.入團介紹人意見，應(yīng)詳細記錄介紹人對團員政治素質(zhì)、思想表現(xiàn)、工作學(xué)習(xí)情況等方面的評價和推薦意見。3.支部大會決議，明確支部大會對申請人入團的審議情況，是否通過入團申請等決議內(nèi)容。4.上級團委審批意見，記錄上級團委對入團申請的最終審批結(jié)果。（二）團員登記表1.涵蓋團員個人基本情況，如聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱等）、工作單位及職務(wù)（如有）、家庭主要成員情況（姓名、關(guān)系、工作單位及職務(wù)）等。2.團員年度團籍注冊情況記錄，包括每年團籍注冊時間、注冊狀態(tài)（已注冊、未注冊原因等）。3.團員獎懲情況，詳細記錄團員獲得的各級各類獎勵（如優(yōu)秀團員、團內(nèi)表彰等）和處分（如警告、嚴重警告、撤銷團內(nèi)職務(wù)、留團察看、開除團籍等）情況，包括獎勵/處分名稱、授予/作出單位、時間等。（三）團內(nèi)職務(wù)變動材料1.擔(dān)任團內(nèi)職務(wù)的任職文件或通知，明確團員擔(dān)任團內(nèi)職務(wù)的具體崗位、任職時間等信息。2.團內(nèi)職務(wù)變動的相關(guān)審批材料，記錄職務(wù)變動的原因、審批流程及結(jié)果。（四）團費繳納記錄1.詳細記錄團員每月/季度/年度團費繳納金額、繳納時間、繳納方式等信息。2.團費繳納憑證或相關(guān)財務(wù)記錄，作為團費繳納情況的證明材料。（五）團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接材料1.入團時團組織關(guān)系介紹信，記錄團員入團時從原團組織轉(zhuǎn)出關(guān)系的相關(guān)信息。2.團組織關(guān)系轉(zhuǎn)入介紹信及回執(zhí)，記錄團員轉(zhuǎn)入本公司/組織時的團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接情況，包括轉(zhuǎn)出團組織名稱、轉(zhuǎn)入時間等，并附回執(zhí)以確認轉(zhuǎn)接成功。3.團員在不同單位或組織之間團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接的相關(guān)審批材料和手續(xù)記錄。（六）其他材料1.團員參加團內(nèi)各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、活動的記錄及證明材料，如培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、活動參與證明等，體現(xiàn)團員的成長和發(fā)展情況。2.團員個人的思想?yún)R報、工作總結(jié)、先進事跡材料等，反映團員在思想政治、工作業(yè)績、社會實踐等方面的表現(xiàn)。三、團員檔案管理職責(zé)（一）公司/組織團委職責(zé)1.負責(zé)制定和完善團員檔案管理制度規(guī)范，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)團員檔案管理工作，指導(dǎo)各團支部做好團員檔案的收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作。3.定期對團員檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。4.負責(zé)保管團員檔案的重要資料和電子檔案備份，確保檔案的安全和完整。5.根據(jù)工作需要，提供團員檔案信息查詢和利用服務(wù)，為公司/組織的團建工作提供決策依據(jù)。（二）團支部職責(zé)1.負責(zé)本支部團員檔案的日常管理工作，指定專人負責(zé)檔案的收集、整理、保管和借閱等具體事務(wù)。2.按照公司/組織團委的要求，及時將團員檔案材料進行分類整理，確保檔案資料齊全、規(guī)范。3.定期對本支部團員檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告公司/組織團委，并協(xié)助做好相關(guān)處理工作。4.在團員辦理團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、團內(nèi)職務(wù)變動、獎懲等事項時，負責(zé)審核相關(guān)材料，并及時更新團員檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守團員檔案管理制度規(guī)范，認真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的準確性和規(guī)范性。2.負責(zé)團員檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，保證檔案資料的整齊有序。3.做好團員檔案的安全保管工作，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案損壞和丟失。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理團員檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好借閱登記和歸還檢查工作，確保檔案的合理利用和安全歸還。5.定期對團員檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級主管部門報告。6.保守團員檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護團員的隱私和權(quán)益。四、團員檔案管理流程（一）檔案收集1.新團員入團時，團支部應(yīng)及時收集入團志愿書、團員登記表等相關(guān)檔案材料，并確保材料的真實性和完整性。2.團員在團內(nèi)職務(wù)變動、獎懲、團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等情況下，相關(guān)部門或個人應(yīng)及時將相應(yīng)的檔案材料提交給團支部檔案管理人員。3.團支部檔案管理人員定期對本支部團員檔案進行清查，發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或不完整的，及時通知相關(guān)人員補充完善。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的團員檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.去除檔案材料中的金屬物品（如訂書釘、回形針等），對破損或褪色的材料進行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案材料按照編號順序依次裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋/盒上標明團員姓名、檔案編號、所在團支部等信息。（三）檔案歸檔1.整理好的團員檔案應(yīng)及時歸檔，存放在專門的檔案柜中，并按照團支部、檔案類別等進行分類存放，便于查找和管理。2.建立團員檔案目錄，詳細記錄每份檔案的編號、名稱、存放位置等信息，以便快速檢索和查詢檔案。3.同時，應(yīng)建立電子檔案，將團員檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。（四）檔案借閱1.因工作需要查閱團員檔案的，必須填寫《團員檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱及編號、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在團支部負責(zé)人審核同意后，報公司/組織團委審批。3.檔案管理人員憑審批通過的申請表辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，并在歸還時進行登記檢查，確保檔案完整無損。4.借閱人員必須嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。（五）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱團員檔案的，可直接到檔案管理部門進行查閱。2.查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（六）檔案轉(zhuǎn)遞1.團員因工作調(diào)動、升學(xué)、離職等原因需要轉(zhuǎn)出團組織關(guān)系的，團支部應(yīng)及時整理團員檔案，并開具團組織關(guān)系介紹信。2.檔案管理人員將團員檔案密封后，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞給新的團組織，并做好轉(zhuǎn)遞記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞方式、接收團組織名稱及接收人等信息。3.新的團組織收到團員檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回原團組織，確認檔案接收情況。五、團員檔案信息化管理（一）建立團員檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司/組織團員檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)團員檔案信息的電子化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋團員基本信息、入團志愿書、團員登記表、團內(nèi)職務(wù)變動、團費繳納、團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、獎懲情況等所有檔案內(nèi)容，確保信息的全面性和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員負責(zé)將團員檔案紙質(zhì)材料中的信息準確錄入信息系統(tǒng)，并定期進行核對和更新，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對于團員信息的變動情況，如職務(wù)變動、聯(lián)系方式變更等，應(yīng)及時在信息系統(tǒng)中進行修改，并同步更新紙質(zhì)檔案。（三）信息查詢與統(tǒng)計1.公司/組織內(nèi)部人員可通過授權(quán)的賬號和密碼登錄團員檔案信息系統(tǒng)，查詢相關(guān)團員檔案信息，方便工作開展。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備強大的統(tǒng)計功能，能夠根據(jù)不同的條件和需求，生成各類團員檔案統(tǒng)計報表，如團員基本情況統(tǒng)計、團費繳納情況統(tǒng)計、團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接情況統(tǒng)計等，為公司/組織的團建決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強團員檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。六、團員檔案保密與安全（一）保密措施1.嚴格限制接觸團員檔案的人員范圍，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，具備保密意識和技能。2.檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在私人場合談?wù)摍n案信息。3.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在規(guī)定的場所進行，并有專人監(jiān)督，防止檔案信息被不當獲取。4.對涉及團員個人隱私的信息，如家庭主要成員情況、獎懲情況等，應(yīng)嚴格保密，不得隨意公開。（二）安全管理1.檔案存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的物理安全。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全防范意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施，確保能夠及時有效地保護檔案安全。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司/組織團委應(yīng)定期對團員檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案整理歸檔情況、檔案安全保密情況等。2.檢查周期為每年至少一次，可采取全面檢查或抽查的方式進行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）不定期抽查1.除定期檢查外，公司/組織團委還應(yīng)不定期對團員檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點部位。2.抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)團支部和檔案管理人員，對存在問題的應(yīng)責(zé)令限期整改。（三）責(zé)任追究1.對于違反團員檔案管理制度規(guī)范，導(dǎo)致檔案信