PAGE規(guī)范使用業(yè)務委托書制度一、總則（一）目的為了加強公司業(yè)務管理，規(guī)范業(yè)務委托行為，保障公司合法權益，提高工作效率，特制定本制度。本制度適用于公司內部各部門及涉及業(yè)務委托的相關活動，確保在業(yè)務委托過程中，各項工作有章可循，避免風險，維護公司正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及業(yè)務委托的事項，包括但不限于采購業(yè)務委托、銷售業(yè)務委托、物流運輸業(yè)務委托、技術服務業(yè)務委托、人力資源服務業(yè)務委托等各類委托業(yè)務。涵蓋公司與外部供應商、合作伙伴、客戶等之間的委托關系。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則業(yè)務委托書的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)章制度，確保委托行為合法有效，避免法律風險。2.明確權責原則明確委托方與受托方的權利和義務，避免職責不清導致的糾紛和工作延誤。在委托書中詳細界定雙方在業(yè)務執(zhí)行過程中的各項責任，確保雙方清楚知曉各自的工作范圍和要求。3.風險可控原則對業(yè)務委托過程中的風險進行識別、評估和控制，采取有效措施降低風險發(fā)生的可能性及其影響程度。在委托前對受托方的資質、信譽、能力等進行充分考察，在委托過程中加強監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。4.效率優(yōu)先原則在確保業(yè)務質量和風險可控的前提下，優(yōu)化業(yè)務委托流程，提高工作效率，縮短業(yè)務周期，降低運營成本。通過合理安排委托工作，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，確保業(yè)務能夠按時、高質量完成。二、業(yè)務委托書的簽訂（一）委托書的發(fā)起1.公司內部各部門因業(yè)務需要委托外部單位或個人辦理相關業(yè)務時，應首先填寫《業(yè)務委托書發(fā)起申請表》。申請表應詳細說明委托事項名稱、委托原因、預計委托期限、受托方基本信息（包括名稱、地址、聯(lián)系方式等）、委托業(yè)務的具體內容和要求等。2.申請表由部門負責人簽字確認后，提交至公司相關管理部門（如法務部門、財務部門等）進行審核。審核部門應重點審查委托事項的必要性、合法性、對公司利益的影響以及受托方的資質和信譽等情況。（二）受托方的選擇與審查1.在確定受托方之前，委托部門應對受托方進行全面考察?？疾靸热莅ǖ幌抻谑芡蟹降臓I業(yè)執(zhí)照、經營范圍、資質證書、業(yè)績情況、信譽評價、專業(yè)能力、財務狀況等。2.對于重要業(yè)務委托，委托部門應通過多種渠道收集受托方信息，如實地考察、市場調研、向行業(yè)協(xié)會咨詢、查詢信用記錄等。必要時，可以要求受托方提供相關證明材料，并進行核實。3.委托部門應將考察情況形成書面報告，隨《業(yè)務委托書發(fā)起申請表》一并提交審核。審核部門根據(jù)考察報告及相關規(guī)定，對受托方是否具備承接委托業(yè)務的能力和條件進行審查，并提出意見。（三）委托書的擬定與審核1.經審核通過后，由委托部門負責擬定業(yè)務委托書。業(yè)務委托書應采用書面形式，內容應包括但不限于委托方與受托方的基本信息、委托事項的詳細描述、委托期限、雙方的權利和義務、業(yè)務費用及支付方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等。2.業(yè)務委托書的條款應明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。委托方應確保委托書內容符合法律法規(guī)和公司要求，能夠充分保護公司利益。3.業(yè)務委托書擬定完成后，應提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門應對委托書的合法性、合規(guī)性進行審查，重點關注合同條款是否存在法律風險，是否符合公司利益。如有必要，法務部門可提出修改意見，委托部門應根據(jù)意見進行修改完善。4.同時，業(yè)務委托書還需提交至財務部門進行財務審核。財務部門主要審查業(yè)務費用的合理性、支付方式的合規(guī)性以及對公司財務狀況可能產生的影響等。財務部門提出審核意見后，委托部門應進行相應調整。（四）委托書的簽署與生效1.經法務部門和財務部門審核通過后的業(yè)務委托書，由委托方與受托方雙方簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應確保真實、有效，代表雙方的真實意愿。2.對于涉及金額較大、風險較高或重要的業(yè)務委托書，應由公司法定代表人或授權代表簽字（或蓋章）。授權代表應持有公司出具的授權委托書，明確授權范圍和期限。3.業(yè)務委托書自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。生效后的委托書具有法律效力，雙方應嚴格按照委托書約定履行各自的義務。三、業(yè)務委托書的履行（一）受托方的義務1.受托方應按照業(yè)務委托書約定的內容和要求，認真履行受托業(yè)務，確保業(yè)務質量和進度。在業(yè)務執(zhí)行過程中，應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的相關規(guī)定。2.受托方應定期向委托方報告業(yè)務進展情況，及時反饋業(yè)務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難。報告內容應包括工作進度、已完成的工作內容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。報告方式可根據(jù)委托事項的具體情況選擇書面報告、口頭匯報或定期會議等形式。3.受托方應妥善保管與委托業(yè)務相關的文件、資料、數(shù)據(jù)等，確保其真實性、完整性和保密性。在業(yè)務結束后，應按照委托方要求及時將相關資料移交委托方。（二）委托方的義務1.委托方應按照業(yè)務委托書約定，及時向受托方提供必要的協(xié)助和支持，包括提供相關資料、信息、技術指導等。如因委托方原因導致受托方無法正常開展業(yè)務，委托方應承擔相應責任。2.委托方應按照約定及時支付業(yè)務費用。在支付費用前，委托方有權對受托方提交的費用清單及相關證明材料進行審核。如發(fā)現(xiàn)費用不合理或存在問題，委托方應及時與受托方溝通協(xié)商解決。3.委托方應定期對受托方的業(yè)務履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正受托方在業(yè)務執(zhí)行過程中存在的問題。監(jiān)督檢查方式可包括實地考察、查閱資料、聽取匯報等。（三）溝通與協(xié)調1.在業(yè)務委托書履行過程中，委托方與受托方應保持密切溝通與協(xié)調。雙方應建立有效的溝通機制，及時解決業(yè)務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和爭議。溝通方式可包括電話、郵件、會議等多種形式。2.對于重大問題或爭議，雙方應成立專門的協(xié)調小組進行研究解決。協(xié)調小組應由雙方相關負責人及工作人員組成，明確職責分工，共同商討解決方案。在解決問題過程中，應充分尊重雙方的意見和利益，尋求最佳解決方案。四、業(yè)務費用管理（一）費用預算與審批1.在業(yè)務委托書簽訂前，委托部門應根據(jù)委托業(yè)務的具體情況，編制業(yè)務費用預算。費用預算應包括各項費用明細，如服務費用、采購成本、運輸費用、稅費等，并說明費用計算依據(jù)和標準。2.業(yè)務費用預算經部門負責人審核后，提交至公司財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)公司財務制度和相關規(guī)定，對費用預算的合理性、合規(guī)性進行審查，并提出審核意見。3.經財務部門審核通過后的業(yè)務費用預算，報公司管理層審批。管理層根據(jù)公司經營狀況、業(yè)務需求等因素，對費用預算進行最終審批。審批通過后的費用預算作為業(yè)務費用支付的依據(jù)。（二）費用支付1.受托方按照業(yè)務委托書約定完成相關業(yè)務后，應向委托方提交費用結算清單及相關證明材料。費用結算清單應詳細列出各項費用明細及金額，并注明計算依據(jù)和支付方式。2.委托方收到受托方提交的費用結算清單及證明材料后，應按照約定進行審核。審核無誤后，委托方應及時辦理費用支付手續(xù)。費用支付方式應符合公司財務制度規(guī)定，可采用銀行轉賬、支票、匯票等方式。3.在費用支付過程中，如發(fā)現(xiàn)費用存在爭議或問題，委托方應暫停支付，并及時與受托方溝通協(xié)商解決。待問題解決后，再按照約定進行支付。（三）費用核算與審計1.公司財務部門應定期對業(yè)務費用進行核算，確保費用支出的準確性和合規(guī)性。核算內容包括費用的發(fā)生、支付情況，以及與業(yè)務委托書約定的費用預算進行對比分析等。2.公司審計部門應定期對業(yè)務費用進行審計，審查費用支出是否符合公司規(guī)定，是否存在浪費、濫用等情況。審計方式可包括內部審計、專項審計等多種形式。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，相關部門應按照要求進行整改。五、保密條款（一）保密信息范圍1.業(yè)務委托過程中涉及的雙方商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等均屬于保密信息范圍。包括但不限于受托方在執(zhí)行委托業(yè)務過程中知悉的委托方的產品設計、生產工藝、銷售渠道；委托方知悉的受托方的技術方案、財務狀況、客戶資源等。2.保密信息不僅包括書面形式的資料，還包括通過口頭、電子數(shù)據(jù)、圖表等形式傳遞的信息。（二）保密義務1.委托方與受托方應對保密信息承擔保密義務，未經對方書面同意，不得向任何第三方披露或使用保密信息。2.雙方應采取合理的保密措施，確保保密信息不被泄露。如對涉及保密信息的文件、資料進行加密存儲、限制訪問權限；對知悉保密信息的工作人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議等。（三）保密期限保密期限自業(yè)務委托書生效之日起，至委托業(yè)務結束后[X]年。在保密期限內，雙方應嚴格履行保密義務。保密期限屆滿后，雙方仍應對保密信息中屬于商業(yè)秘密的部分繼續(xù)承擔保密義務，直至該商業(yè)秘密不再具有商業(yè)價值。六、違約責任（一）受托方違約責任1.若受托方未按照業(yè)務委托書約定履行義務，導致委托業(yè)務未能按時、按質完成，受托方應承擔違約責任。違約責任包括但不限于賠償委托方因此遭受的直接經濟損失、支付違約金等。2.如受托方違反保密條款，泄露或使用保密信息，給委托方造成損失的，受托方應承擔全部賠償責任，并按照保密條款約定支付違約金。違約金金額應根據(jù)損失情況及保密條款約定確定。3.若受托方在業(yè)務執(zhí)行過程中違反法律法規(guī)或行業(yè)標準，導致委托方面臨法律風險或受到行政處罰的，受托方應承擔相應的法律責任，并賠償委托方因此遭受的全部損失。（二）委托方違約責任1.若委托方未按照業(yè)務委托書約定履行義務，如未及時提供協(xié)助、未按時支付費用等，委托方應承擔違約責任。違約責任包括但不限于賠償受托方因此遭受的直接經濟損失、支付違約金等。2.如委托方違反保密條款，給受托方造成損失的，委托方應承擔全部賠償責任，并按照保密條款約定支付違約金。（三）爭議解決1.如雙方在業(yè)務委托書履行過程中發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。雙方應本著平等、互利、誠信的原則，積極溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.若協(xié)商不成，雙方可根據(jù)業(yè)務委托書約定的爭議解決方式進行處理。爭議解決方式可包括提交仲裁機構仲裁、向有管轄權的人民法院提起訴訟等。在爭議解決期間，雙方應繼續(xù)履行業(yè)務委托書約定的其他義務，但法律另有規(guī)定或雙方另有約定的除外。七、附則（一）解釋權本制度由公司[具體部門]負責解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇具體問題或需要進一步明確相關規(guī)定的，由解釋部門進行解釋說明。（二）修訂與完善1.本制度應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化以及公司業(yè)務發(fā)展的需要，適時進行修訂和完善。修訂和完善工