PAGE為規(guī)范檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，確保檔案室工作的正常開展。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。4.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，負(fù)責(zé)檔案的錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，為檔案利用提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)。5.積極參與檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織提供有價(jià)值的檔案信息。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、客戶服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案，具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的檔案。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等檔案，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)、電子郵件、電子文檔等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保每個(gè)檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)，便于管理和查詢。2.編號(hào)方法：采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一級(jí)類別賦予相應(yīng)的代碼，再結(jié)合流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如，行政檔案的編號(hào)為XZ001，其中XZ代表行政檔案類別，001為該類別下的流水號(hào)。業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類檔案的編號(hào)方法類推。3.編號(hào)規(guī)則：一級(jí)代碼：用大寫字母表示檔案的一級(jí)分類，如X（行政檔案）、Y（業(yè)務(wù)檔案）、Z（項(xiàng)目檔案）、C（財(cái)務(wù)檔案）、S（聲像檔案）、D（電子檔案）等。二級(jí)代碼：根據(jù)一級(jí)分類下的二級(jí)類別，用兩位數(shù)字表示，如XZ01（行政管理文件）、XZ02（會(huì)議記錄）等。流水號(hào)：從001開始，按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，確保檔案的完整性。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其原件和復(fù)印件，以便于保管和利用。3.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照檔案整理要求進(jìn)行初步分類和裝訂，定期向檔案室移交。移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。（二）檔案整理1.檔案室接收各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行系統(tǒng)整理。整理工作包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等。2.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案歸入相應(yīng)的類別中，確保分類準(zhǔn)確、合理。3.編號(hào)：按照檔案編號(hào)規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，并在檔案封面、目錄等位置標(biāo)注清晰。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查找和利用。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)保存。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息，便于存放和管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場(chǎng)所作為檔案保管地點(diǎn)。檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)標(biāo)注類別、年度等信息，以便于分類存放檔案。（二）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展過(guò)程的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是反映公司/組織一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)和日常工作的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于保管期限不明確的檔案，應(yīng)參照類似檔案的保管期限進(jìn)行確定。（三）檔案保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒等措施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，要定期檢查電子檔案的存儲(chǔ)情況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)建立專門的存儲(chǔ)設(shè)備，按照聲像檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識(shí)。定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，確保圖像清晰、聲音完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案要進(jìn)行登記，按時(shí)收回。借閱過(guò)程中要注意保護(hù)檔案，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案。5.做好檔案的保密工作，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案要嚴(yán)格限制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止機(jī)密信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與該單位工作相關(guān)的檔案，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（三）利用期限1.本公司/組織員工借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱檔案的期限根據(jù)查閱申請(qǐng)函中注明的時(shí)間執(zhí)行，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容、歷史意義、利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄等相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.元數(shù)據(jù)管理：建立檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.電子檔案存儲(chǔ)：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)