行政文件歸檔管理制度文檔管理模板一、制度適用范圍與目標本制度適用于公司內(nèi)部各部門（含分支機構）在行政管理活動中形成的具有保存價值的各類文件材料的歸檔管理，涵蓋公文、會議紀要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、審批文件、調(diào)研報告、聲像材料等。旨在規(guī)范行政文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用流程，保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，為公司運營決策、歷史追溯及合規(guī)審計提供有效支撐。二、行政文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與整理責任主體：各部門文件形成人員為第一責任人，負責本部門行政文件的形成與初步整理；行政部檔案管理員*負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與監(jiān)督。收集范圍：包括但不限于上級單位發(fā)來的需執(zhí)行的文件、本部門形成的正式公文、重要會議記錄、跨部門協(xié)作文件、需長期保存的審批單等。非正式材料（如草稿、重復件）需經(jīng)篩選后剔除，但涉及重大事項修改過程的草稿應保留關鍵版本。整理要求：按文件形成時間順序排列，同一文件的不同版本（如初稿、修訂稿、終稿）需集中存放并標注版本號；檢查文件是否齊全，如有缺失需及時補充或注明原因；對破損、字跡模糊的文件進行修復或復印，保證清晰可讀。（二）文件分類與編號分類標準：采用“年度-機構-問題”三級分類法，一級分類為年度（如“2024年”），二級分類為機構（如“行政部”“財務部”），三級分類為問題（如“公文管理”“會議管理”）。編號規(guī)則：檔案編號由“年度代碼-機構代碼-問題代碼-流水號”組成，示例：2024-XZ-GW-001（2024年-行政部-公文-001號）。機構代碼、問題代碼需由行政部統(tǒng)一制定并發(fā)布（如“XZ”代表行政部，“GW”代表公文）。特殊文件處理：涉密文件需單獨分類，編號前標注“密級”（如“機密-2024-XZ-密-001”），按保密管理規(guī)定管理；電子文件需與紙質(zhì)文件分類編號，標注“電子”字樣（如“2024-XZ-GW-電-001”）。（三）文件立卷與裝訂立卷要求：按“一事一卷”或“一類一卷”原則立卷，同一事項或類型的文件組成一卷，卷內(nèi)文件需編寫頁碼（正面右下角，背面左下角），并填寫卷內(nèi)目錄（含文件標題、責任者、日期、頁碼、備注）。裝訂規(guī)范：紙質(zhì)文件采用左側裝訂，超過30頁需加裝卷皮（標注卷名、年度、機構、問題、檔號、保管期限）；聲像材料（如照片、錄音錄像）需裝入專用檔案盒，附文字說明（含時間、地點、內(nèi)容、拍攝人）；電子文件需存儲于公司指定的檔案管理系統(tǒng)，按編號命名文件夾，刻錄光盤備份時需標注編號及存儲內(nèi)容。（四）檔案移交與接收移交時間：次年3月底前完成上一年度文件歸檔，跨年度文件（如年度總結）在事項結束后1個月內(nèi)移交。移交流程：移交部門填寫《文件移交清單》（含文件編號、標題、頁數(shù)、密級、移交人、移交日期），一式兩份；檔案管理員*核對文件數(shù)量、完整性及分類編號，確認無誤后雙方簽字，移交部門留存一份，行政部存檔一份；檔案管理員*在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，更新檔案臺賬。（五）檔案保管與維護保管場所：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案庫房，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等條件；電子檔案存儲服務器需定期備份（每日增量備份，每月全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放。保管期限：根據(jù)文件價值分為永久（如公司章程、年度發(fā)展規(guī)劃）、長期（10年以上，如重要合同、會議紀要）、短期（3-5年，如一般通知、臨時性請示）三類，具體期限參照《檔案保管期限表》執(zhí)行。維護措施：每季度檢查檔案庫房溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%），及時調(diào)節(jié)；每年對破損檔案進行修復或復制，保證檔案安全；電子檔案每半年進行一次數(shù)據(jù)有效性檢測，防止文件損壞或丟失。（六）檔案利用與銷毀利用流程：內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部負責人審批；涉密檔案需經(jīng)分管領導*審批；檔案管理員*核對審批手續(xù)后，提供檔案復印件（原則上不借閱原件），借閱期限不超過7天，到期需歸還；借閱人需愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換，如有損壞需承擔相應責任。銷毀管理：對保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)鑒定小組（由行政部、法務部、使用部門負責人組成）鑒定后，報總經(jīng)理*審批；銷毀時需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚?，電子檔案徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)），監(jiān)銷人簽字確認《檔案銷毀記錄》并存檔。三、行政文件歸檔管理常用表單（一）行政文件歸檔目錄表檔號文件標題形成部門形成日期密級頁數(shù)保管期限備注2024-XZ-GW-001關于2024年節(jié)假日安排的通知行政部2024-01-15普通3長期-2024-XZ-HY-0022024年第一次總經(jīng)理辦公會議紀要總經(jīng)理辦公室2024-02-20普通5永久附件：參會人員名單（二）文件移交清單移交部門移交人移交日期檔號文件標題頁數(shù)密級接收人備注行政部張*2024-03-152024-XZ-GW-001關于2024年節(jié)假日安排的通知3普通李*-行政部張*2024-03-152024-XZ-HY-0022024年第一次總經(jīng)理辦公會議紀要5普通李*附件1份（三）檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期檔號文件標題借閱用途歸還日期審批人（部門）審批人（行政部）審批人（分管領導）王*市場部2024-04-102024-XZ-GW-001關于2024年節(jié)假日安排的通知制定部門工作計劃2024-04-17趙*李*-劉*財務部2024-04-122024-XZ-HY-0022024年第一次總經(jīng)理辦公會議紀要審計核查2024-04-19錢*李*孫*（四）檔案銷毀審批表檔號文件標題保管期限形成日期銷毀理由鑒定小組意見部門負責人意見分管領導意見總經(jīng)理意見2023-XZ-TZ-001關于2023年辦公用品采購的通知短期2023-12-05保管期限已滿同意銷毀同意同意同意2023-XZ-QJ-0022023年第三季度差旅費報銷單短期2023-10-20保管期限已滿同意銷毀同意同意同意四、管理規(guī)范與風險提示（一）責任分工各部門負責人*：對本部門文件歸檔的及時性、完整性負領導責任；文件形成人員：對文件的形成質(zhì)量、初步整理負責；檔案管理員*：負責檔案的接收、分類、保管、利用及銷毀工作，定期檢查檔案管理情況。（二）關鍵風險點歸檔不及時：導致文件散失，影響歷史追溯，需在次年3月底前完成歸檔，逾期未完成的部門需向行政部說明原因并限期整改；文件不完整：重要附件缺失或關鍵信息遺漏，移交前需逐頁核對，保證文件齊全；保密管理不到位：涉密檔案未按規(guī)定管理，可能造成信息泄露，涉密文件需單獨存放，借閱需嚴格審批；電子檔案丟失：存儲設備故障或備份數(shù)據(jù)失效，需定期進行