例會管理制度一、引言為確保公司各部門之間信息暢通、工作協(xié)調(diào)有序，提高工作效率與決策效率，特制定本例會管理制度。本制度旨在明確例會的目的、頻率、組織籌備、參會人員、議程管理、會議紀(jì)律、記錄紀(jì)要以及決策執(zhí)行與跟蹤等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促進公司管理的規(guī)范化和高效化。二、會議目的與頻率1.會議目的：例會旨在總結(jié)上階段工作成果，分析存在問題，規(guī)劃下階段工作任務(wù)，促進部門間溝通協(xié)作，及時傳達公司決策與重要信息。2.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，例會可分為周例會、月例會、季度例會及年度總結(jié)大會等。具體頻率由公司管理層確定，并可根據(jù)需要適時調(diào)整。三、會議組織與籌備1.組織者：例會由特定部門（如行政部、總經(jīng)理辦公室）或指定人員負責(zé)組織和籌備。2.籌備工作：包括但不限于確定會議時間、地點、參會人員名單，準(zhǔn)備會議材料（如工作報告、數(shù)據(jù)報表、議程草案等），提前通知參會人員并確認出席情況。四、參會人員與角色1.參會人員：根據(jù)公司規(guī)模及會議性質(zhì)，參會人員可包括公司高層管理人員、各部門負責(zé)人、關(guān)鍵崗位員工等。2.角色分工：明確會議主持人、記錄員、匯報人等角色及其職責(zé)，確保會議順利進行。五、會議議程管理1.議程制定：根據(jù)會議目的和當(dāng)前工作重點，制定詳細的會議議程，包括各議題討論時間、匯報人及討論要點等。2.議程調(diào)整：會議過程中，可根據(jù)實際情況對議程進行適當(dāng)調(diào)整，確保會議高效、聚焦。六、會議紀(jì)律與規(guī)則1.準(zhǔn)時參會：參會人員應(yīng)提前到達會場，做好會議準(zhǔn)備。2.發(fā)言規(guī)則：遵循“先舉手后發(fā)言”的原則，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)緊扣議題，簡明扼要。3.手機管理：會議期間，請將手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，非必要情況不得接聽電話或查看信息。4.保密要求：涉及公司機密或敏感信息的討論，應(yīng)遵守公司保密規(guī)定。七、會議記錄與紀(jì)要1.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論要點、決策結(jié)果等。2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，并發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門，以便后續(xù)工作跟進。八、決策執(zhí)行與跟蹤1.決策形成：會議中形成的決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.執(zhí)行跟蹤：決策執(zhí)行過程中，應(yīng)建立有效的跟蹤機制，定期檢查執(zhí)行情況，確保決策得到有效落實。3.反饋與調(diào)整：對于執(zhí)行過程中遇到的問題或偏差，應(yīng)及時反饋并視情況進行調(diào)整，確保決策目標(biāo)的實現(xiàn)。通過本