PAGE采購(gòu)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本采購(gòu)機(jī)構(gòu)的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開(kāi)，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，不得偏袒任何一方。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)機(jī)構(gòu)及相關(guān)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購(gòu)機(jī)構(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)決策層1.采購(gòu)委員會(huì)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)戰(zhàn)略和重大采購(gòu)政策，審議采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程。2.管理層負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)委員會(huì)的決策，制定具體的采購(gòu)管理制度和流程。協(xié)調(diào)采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門(mén)之間的工作，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行管理和考核，提高采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。（二）采購(gòu)執(zhí)行層1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施，包括采購(gòu)需求的收集、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。跟蹤采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.質(zhì)量控制部門(mén)參與采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定，對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制措施執(zhí)行情況，確保采購(gòu)產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行處理，提出改進(jìn)建議，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的編制、審核和執(zhí)行監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的合理使用。參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)采購(gòu)價(jià)格、付款方式等進(jìn)行財(cái)務(wù)把關(guān)。負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理，定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。三、采購(gòu)流程規(guī)范（一）采購(gòu)需求確定1.使用部門(mén)提出需求：使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.需求審核：采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，確保需求符合公司戰(zhàn)略和實(shí)際業(yè)務(wù)需求。3.需求變更：如采購(gòu)需求發(fā)生變更，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因和內(nèi)容。采購(gòu)部門(mén)重新進(jìn)行審核，并通知相關(guān)部門(mén)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)組織實(shí)地考察或樣品測(cè)試，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況。2.供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。對(duì)于A類供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于C類供應(yīng)商，逐步淘汰或限制合作。建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，只有通過(guò)評(píng)估并符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商才能進(jìn)入公司供應(yīng)商體系。3.供應(yīng)商日常管理采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。要求供應(yīng)商定期提交產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告、交貨計(jì)劃等資料，以便及時(shí)掌握采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)展情況。對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其采取整改措施，并根據(jù)合同約定進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)預(yù)算編制：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求和公司財(cái)務(wù)狀況，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的資金來(lái)源、金額、支付方式等信息，并報(bào)管理層審核批準(zhǔn)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容，并報(bào)管理層審核批準(zhǔn)。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整：如采購(gòu)計(jì)劃因市場(chǎng)變化、需求變更等原因需要調(diào)整，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和內(nèi)容。經(jīng)管理層審核批準(zhǔn)后，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購(gòu)方式，包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。對(duì)于達(dá)到法定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，必須按照法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。采購(gòu)方式的選擇應(yīng)遵循公正、公平、公開(kāi)的原則，確保采購(gòu)過(guò)程的合法性和透明度。2.采購(gòu)文件編制根據(jù)采購(gòu)方式和采購(gòu)項(xiàng)目的要求，編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。采購(gòu)文件應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核，確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。3.采購(gòu)活動(dòng)組織對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織談判小組、詢價(jià)小組等，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、詢價(jià)等活動(dòng)。在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和采購(gòu)文件的規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正、公平、公開(kāi)。（五）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)項(xiàng)目確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)過(guò)法律部門(mén)或?qū)I(yè)律師審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.采購(gòu)合同執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨情況等信息。對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的合同執(zhí)行問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其采取整改措施，并根據(jù)合同約定進(jìn)行相應(yīng)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。在付款前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定：質(zhì)量控制部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量要求，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收流程等內(nèi)容。2.驗(yàn)收組織實(shí)施采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門(mén)通知質(zhì)量控制部門(mén)組織驗(yàn)收。質(zhì)量控制部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保驗(yàn)收結(jié)果客觀、公正。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)出具不合格報(bào)告，并要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。3.驗(yàn)收結(jié)果處理采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)或支付尾款；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。采用靈活的采購(gòu)策略，如套期保值、聯(lián)合采購(gòu)、分批采購(gòu)等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和管理，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督和控制。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)。加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，確保采購(gòu)物資或服務(wù)符合質(zhì)量要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新，淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，增強(qiáng)供應(yīng)商的合作穩(wěn)定性。分散供應(yīng)商資源，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格合同審核和簽訂流程，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行問(wèn)題。建立合同糾紛處理機(jī)制，對(duì)于合同糾紛，及時(shí)采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，咨詢專業(yè)法律意見(jiàn)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。五還、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部監(jiān)督：采購(gòu)部門(mén)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的采購(gòu)行為進(jìn)行監(jiān)督。采購(gòu)人員應(yīng)定期向上級(jí)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，接受內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.公司內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的合理性等方面情況。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管部門(mén)監(jiān)督：采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)接受政府監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)了解和遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。對(duì)于政府監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題，應(yīng)積極配合整改，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.社會(huì)監(jiān)督：采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)公開(kāi)采購(gòu)信息，保障社會(huì)公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。對(duì)于社會(huì)公眾提出的質(zhì)疑和投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并反饋處理結(jié)果。六、采購(gòu)人員管理（一）人員資質(zhì)與培訓(xùn)1.人員資質(zhì)要求：采購(gòu)人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)流程和法律法規(guī)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備較強(qiáng)的管理能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定：采購(gòu)部門(mén)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織采購(gòu)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和法律法規(guī)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)、談判技巧、合同管理、質(zhì)量控制、法律法規(guī)等方面。3.培訓(xùn)效果評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)考試、實(shí)際操作、工作業(yè)績(jī)考核等方式，檢驗(yàn)采購(gòu)人員是否掌握了培訓(xùn)內(nèi)容，提高了業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。（二）績(jī)效考核與激勵(lì)1.績(jī)效考核指標(biāo)設(shè)定：采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)人員績(jī)效考核指標(biāo)，包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面?？?jī)效考核指標(biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，便于考核評(píng)價(jià)。2.績(jī)效考核周