文檔是工程建設(shè)三大監(jiān)控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，是監(jiān)理決策的依據(jù)、是各方單位之間關(guān)系的紐帶、是監(jiān)理工程師做好協(xié)調(diào)組織工作的重要媒介，文檔管理是工程建設(shè)監(jiān)理中的重要組成部分，是確保質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制有效進(jìn)行的有力手段。本工程涉及到眾多承包商、眾多的材料供貨單位、管理單位，也涉及到政府各個(gè)相關(guān)部門，相互之間的聯(lián)系、函件、報(bào)表、文件的數(shù)量是驚人的，因此必須建立有效的文檔管理組織、程序和方法，及時(shí)把握有關(guān)項(xiàng)目的相關(guān)文檔，確保文檔資料收集的真實(shí)性，文檔傳遞途徑暢順、查閱簡便，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況實(shí)際全面、細(xì)致準(zhǔn)確的掌握與控制，才能有效地提高各方的工作效率、減輕工作強(qiáng)度、提高工作用質(zhì)量。從文檔收集上來區(qū)分，文檔管理將由施工前期文檔收集，施工中文檔收集和竣工交驗(yàn)后文檔收集整理三部分組成。根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，建立以項(xiàng)目監(jiān)理部為處理核心的文檔資料管理中心，協(xié)調(diào)項(xiàng)目業(yè)主、承建商、監(jiān)理三者之間文檔流通，收集來自外部環(huán)境種類文檔，并全面、系統(tǒng)處理后，為整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。文檔資料管理的日常工作包括：負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)，收集文檔、加工整理和儲(chǔ)存文檔。注重資料檢索和傳遞，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，并推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目文檔資料收集和處理效率。項(xiàng)目監(jiān)理部建立項(xiàng)目溝通與文檔管理系統(tǒng)，制定溝通與文檔管理程序和制度，以滿足工程項(xiàng)目管理的需要。項(xiàng)目部充分利用各種溝通工具及方法，在項(xiàng)目實(shí)施全過程，與項(xiàng)目干系人以及在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行充分、準(zhǔn)確、及時(shí)的文檔溝通，及時(shí)采取相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)措施，以減少?zèng)_突和變更，保證工程項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模配備項(xiàng)目文檔管理人員。項(xiàng)目文檔管理人員須經(jīng)過嚴(yán)格的項(xiàng)目文檔管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，并充分掌握項(xiàng)目文檔管理的技術(shù)和技能。項(xiàng)目文檔可以數(shù)據(jù)、表格、文字、圖紙、音像、電子文件等載體方式表示，保證項(xiàng)目文檔能及時(shí)地收集、整理、共享，并具有可追溯性。（一）文檔管理的主要任務(wù)1、及時(shí)與業(yè)主溝通文檔，使業(yè)主了解項(xiàng)目進(jìn)展情況；2、工程建設(shè)中出現(xiàn)的影響項(xiàng)目目標(biāo)的問題，及時(shí)通過文檔傳遞，報(bào)告業(yè)主；3、超出合同約定的各種變更，均應(yīng)得到業(yè)主的批準(zhǔn)指令；4、定期向業(yè)主書面報(bào)告（監(jiān)理月報(bào)或周報(bào)）項(xiàng)目三大目標(biāo)的執(zhí)行情況；5、建立工程會(huì)議制度；6、督促承包商整理工程技術(shù)資料；組織有關(guān)工程設(shè)計(jì)和施工的技術(shù)交底、資料管理，處理工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理工作；以及材料物資供應(yīng)、管理等方面的文檔。（二）文檔管理的主要內(nèi)容1、文檔收集（1）建設(shè)前期要收集的文檔（2）施工圖設(shè)計(jì)階段文檔收集（3）招投標(biāo)合同文件及有關(guān)資料的收集（4）施工過程中的文檔收集（5）工程竣工階段的文檔收集2、監(jiān)理文檔的加工處理（1）根據(jù)投資控制文檔，對(duì)工程設(shè)計(jì)規(guī)模和采取的設(shè)備材料進(jìn)行指示；（2）依據(jù)質(zhì)量控制文檔，對(duì)工程設(shè)計(jì)質(zhì)量進(jìn)行指示；（3）依據(jù)進(jìn)度控制文檔，對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)度進(jìn)行指示；3、文檔的檢索和傳遞我公司在項(xiàng)目部設(shè)置有專職文檔資料管理員，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔分類，以便快速檢索和傳遞。提高文檔的使用效率。文檔的使用監(jiān)理文檔通過有條人共享，以便更好的進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制以及合同管理。5、監(jiān)理文檔分類類型內(nèi)容投資控制文檔各種投資估算指標(biāo)，類似工程造價(jià)、物價(jià)指數(shù)、定額，項(xiàng)目投資估算，設(shè)計(jì)概（預(yù)）算，合同價(jià)，工程進(jìn)度款支付單，竣工結(jié)算與決算，原材料價(jià)格，機(jī)械臺(tái)班費(fèi)，人工費(fèi)，運(yùn)雜費(fèi)，投資控制的風(fēng)險(xiǎn)分析等質(zhì)量控制文檔國家有關(guān)的質(zhì)量政策及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量目標(biāo)分解結(jié)果，質(zhì)量控制工作流程，質(zhì)量控制工作制度，質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)分析，質(zhì)量抽樣檢查結(jié)果等。進(jìn)度控制文檔工期定額，項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃，進(jìn)度目標(biāo)分解結(jié)果，進(jìn)度控制工作流程，進(jìn)度控制工作制度，進(jìn)度控制的風(fēng)險(xiǎn)分析，某段時(shí)間的施工進(jìn)度記錄等合同管理文檔國家有關(guān)法律規(guī)定，施工合同管理辦法，監(jiān)理合同，設(shè)計(jì)合同，施工承包合同，工程施工合同條件，合同變更協(xié)議，建設(shè)工程中標(biāo)通知書，投標(biāo)書和招標(biāo)文件，以及施工過程中形成的合同補(bǔ)充文件等行政事務(wù)管理文檔上級(jí)主管部門、設(shè)計(jì)單位、承包單位、業(yè)主的來函文件，有關(guān)技術(shù)資料等（三）文檔管理的主要方法1、建立計(jì)算機(jī)文檔動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)進(jìn)行文檔管理2、通過建立完善的文檔、檔案管理制度進(jìn)行文檔管理設(shè)置專職資料檔案管理人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的收集、編目、分類、整理、歸檔。資料歸檔管理按國家檔案管理制度執(zhí)行。建立文件傳遞程序、搜集和整理制度進(jìn)行研究文檔管理。在文件編制、編號(hào)、登記、收發(fā)制度上，有明確的規(guī)定的，力求做到體系化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。文檔搜集內(nèi)容包括必要的錄相、攝影、音響等文檔資料，重要部分刻盤保存。及時(shí)準(zhǔn)確地收集、傳遞、反饋各類工程文檔。審核原始工程文檔的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性和完整性。通過會(huì)議制度進(jìn)行文檔管理注意會(huì)議文檔的收集，會(huì)議紀(jì)要按有關(guān)規(guī)定的要求存檔。（四）建設(shè)工程文檔流程溝通管理項(xiàng)目溝通管理貫穿建設(shè)工程項(xiàng)目的全過程。溝通的主要內(nèi)容包括與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的所有文檔，特別是需要在所有項(xiàng)目干系人之間共享的核心文檔。項(xiàng)目部制定項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃，明確溝通的內(nèi)容、方式、渠道、協(xié)調(diào)程序。溝通管理計(jì)劃在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)經(jīng)常被復(fù)檢，并根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)行中出現(xiàn)的情況做相應(yīng)調(diào)整。根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，以及項(xiàng)目相關(guān)方不同的需求和目標(biāo)，項(xiàng)目部制定相應(yīng)的協(xié)調(diào)措施，以排除沖突、解決矛盾、保證項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。文檔管理項(xiàng)目部建立項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)。項(xiàng)目文檔管理做到：（1）按工程進(jìn)展有計(jì)劃地進(jìn)行。（2）對(duì)文檔進(jìn)行分析與評(píng)估，確保文檔的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全。（3）使用統(tǒng)一、規(guī)范的形式或格式提供文檔。（4）力求文件化。（5）盡量使用開放的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。項(xiàng)目文檔管理包括的主要內(nèi)容：（1）制訂項(xiàng)目文檔管理計(jì)劃；（2）收集項(xiàng)目文檔；（3）管理項(xiàng)目文檔；（4）分發(fā)項(xiàng)目文檔；（5）根據(jù)項(xiàng)目文檔評(píng)估項(xiàng)目管理成效，調(diào)整計(jì)劃。項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)應(yīng)滿足下列要求：（1）文檔管理技術(shù)應(yīng)與文檔管理系統(tǒng)相匹配。（2）項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)應(yīng)與工程總承包企業(yè)的文檔管理系統(tǒng)接口。（3）文檔管理技術(shù)與所使用的相關(guān)工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理等軟件有良好的適應(yīng)性。（4）文檔管理系統(tǒng)應(yīng)便于文檔的輸入、整理和存儲(chǔ)。（5）文檔管理系統(tǒng)應(yīng)便于文檔發(fā)布、傳遞及搜索。（6）文檔管理系統(tǒng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全保證措施。文件管理項(xiàng)目部采用計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行文檔管理。項(xiàng)目部按照有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，將項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行和項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的所有文件進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目部確保項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)、有效和完整，不得對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行偽造、篡改和隨意抽撤。項(xiàng)目部配備專職的檔案資料管理人員。1、各類文檔的搜集、整理和保存工作文檔是不斷流動(dòng)的，在建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務(wù)的文檔產(chǎn)生，只建立監(jiān)理內(nèi)部的文檔流程是沒有效率的，也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要文檔。因此，必須規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目文檔資料管理系統(tǒng)，對(duì)業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部文檔進(jìn)行統(tǒng)一分類，明確各方在文檔資料收集方面的職責(zé)，同時(shí)滿足各方在文檔資料使用方面要求。2、文檔收集（1）收集項(xiàng)目決策文件及有關(guān)資料項(xiàng)目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù)，是監(jiān)理和參建各方對(duì)工程實(shí)施控制的重要文件，其中包含許多設(shè)計(jì)文件的重要依據(jù)，指導(dǎo)著整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作方向。（2）設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料的收集工程設(shè)計(jì)文件不僅是施工的依據(jù)，而且是監(jiān)理進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制的重要依據(jù)。設(shè)計(jì)過程所收集到的基礎(chǔ)性資料對(duì)編制和審核施工組織設(shè)計(jì)、施工方案有很大幫助。（3）設(shè)備及材料采購工作文檔收集1）對(duì)設(shè)備及材料采購工作應(yīng)事先明確其種類、數(shù)量、技術(shù)性能以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式等；2）對(duì)設(shè)備及材料供應(yīng)商，應(yīng)事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽(yù)，對(duì)特種設(shè)備的供應(yīng)和安裝單位還應(yīng)收集和審查其設(shè)計(jì)資格證書或安裝資格證書；（4）招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集工程監(jiān)理合同管理對(duì)象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書，招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對(duì)業(yè)主和承包商有約束力。其中，大量有用文檔要在施工期間合同管理過程予以應(yīng)用。所需收集的文檔如下：1）業(yè)主全部“要約”條件：業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、水電供應(yīng)、施工道路，臨時(shí)房屋、征地情況、通訊條件等等；2）承包商全部“承諾”條件：承包商投入人力、機(jī)械方面情況，工期保證，質(zhì)量保證，投資保證，施工措施，安全保證等。（5）業(yè)主方施工過程文檔資料收集1）業(yè)主作為工程項(xiàng)目建設(shè)的組織者，在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應(yīng)的條件，并要經(jīng)常表達(dá)對(duì)工程各方面的意見和看法，下達(dá)某些指令；2）收集業(yè)主在建設(shè)過程中對(duì)各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法，同時(shí)也應(yīng)及時(shí)收集甲方的上級(jí)單位對(duì)工程建設(shè)的意見和指令。（6）承包商施工過程文檔資料收集1）承包商在施工中，現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含大量的內(nèi)容，承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)監(jiān)理收集和整理后，匯集成豐富的資料；2）承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級(jí)部門、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件，傳達(dá)一定的內(nèi)容。如：向監(jiān)理單位報(bào)送施工組織設(shè)計(jì)，報(bào)送各種計(jì)劃、單項(xiàng)工程施工措施、月支付申請(qǐng)表，各種工程項(xiàng)目自檢報(bào)告、有關(guān)的意見等等。（7）監(jiān)理單位施工過程文檔資料收集1）工地日記，主要包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員的日?qǐng)?bào)表；現(xiàn)場每日的天氣記錄；監(jiān)理工作紀(jì)要；其它有關(guān)情況與說明等?，F(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為：當(dāng)天的最高、最低氣溫；當(dāng)天的降雨、降雪量；當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況；因氣候原因當(dāng)天損失的工作時(shí)間等；2）周報(bào)，總監(jiān)理工程師每周向工程項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報(bào)一周內(nèi)所發(fā)生的重大事件；3）月報(bào)，總監(jiān)理工程師每月向業(yè)主匯報(bào)下列情況：工程施工進(jìn)度狀況（與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較）；工程款支付情況；工程進(jìn)度拖延的原因分析；工程質(zhì)量情況與工程進(jìn)展中主要困難與問題；監(jiān)理工作總結(jié)等；4）總監(jiān)理工程師對(duì)承包單位的指示，主要內(nèi)容為：正式函件；日常指示，如在每日的工地協(xié)調(diào)會(huì)中發(fā)出的指示；在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等；5）工程質(zhì)量記錄：主要包括試驗(yàn)結(jié)果記錄及樣本記錄等。（8）收集工地會(huì)議文檔工地會(huì)議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法，會(huì)議中包含著大量的監(jiān)理文檔。工地會(huì)議屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分，它包括開工前的第一次工地會(huì)議、工地例會(huì)、專題工地例會(huì)及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會(huì)。3、文檔資料的檢索和傳遞無論是存入檔案庫還是存入計(jì)算機(jī)內(nèi)存的文檔、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報(bào)表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好，又查找方便。文檔的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、光盤、磁帶等）在監(jiān)理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞，形成各種文檔流。暢通的文檔流，將利用報(bào)表、圖表、文字記錄、電訊，各種收發(fā)、會(huì)議、審批及網(wǎng)絡(luò)等傳遞手段，不斷地將監(jiān)理文檔輸送到監(jiān)理工程師手中，成為他們工作的依據(jù)。5、在業(yè)主與勘察、設(shè)計(jì)、施工單位簽訂合同時(shí)，明確對(duì)工程檔案資料的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求和移交時(shí)間的要求；6、協(xié)助業(yè)主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料，并按要求完成立卷工作；7、工程檔案驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括：（1）工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整；（2）工程檔案是否整理立卷，立卷是否符合相關(guān)規(guī)定；（3）工程檔案的內(nèi)容是否真實(shí)，準(zhǔn)確地反映工程實(shí)際狀況；（4）工程檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求。8、協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗(yàn)收前按《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部第61號(hào)令）及時(shí)向城建檔案管理部門報(bào)送工程檔案。（五）文檔管理的工作重點(diǎn)及措施1、監(jiān)理資料的作用監(jiān)理資料是隨著監(jiān)理工作的開展而逐步形成的，它能從一定程度上反映工程的具體進(jìn)展情況，也反映了監(jiān)理的工作。建設(shè)單位可通過監(jiān)理方提交的資料，明確了解工程的進(jìn)展情況。監(jiān)理資料的留存對(duì)證實(shí)工程的具體情況，確定工程故責(zé)任、處理索賠均有重要的作用。2、監(jiān)理資料的內(nèi)容《建設(shè)監(jiān)理規(guī)范》中對(duì)監(jiān)理方所需整理的資料種類作了較為詳細(xì)的要求，監(jiān)理過程形成的資料主要有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理交底、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理日志、監(jiān)理工作總結(jié)和各種監(jiān)理指令等。3、監(jiān)理資料的管理根據(jù)本公司檔案管理規(guī)定，要求現(xiàn)場監(jiān)理資料保證以下幾點(diǎn)：①監(jiān)理資料的及時(shí)性，包含兩層意思，一為監(jiān)理事件發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行了記錄，用來反映當(dāng)時(shí)發(fā)生的情況，如監(jiān)理日志是否當(dāng)天記錄，會(huì)議紀(jì)要是否及時(shí)整理并分發(fā)；一為當(dāng)監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)問題或預(yù)料要發(fā)生問題時(shí)，及時(shí)下發(fā)監(jiān)理指令或監(jiān)理聯(lián)系單，用來解決問題或預(yù)防問題的發(fā)生；②監(jiān)理資料的完整性，即監(jiān)理是否對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題均進(jìn)行了記錄，是否有漏記現(xiàn)象，尤其是監(jiān)理日志，應(yīng)對(duì)天氣、施工狀況、監(jiān)理工作做詳細(xì)記錄外，還要注意對(duì)各方要求、承諾做出翔實(shí)記錄；③監(jiān)理資料的準(zhǔn)確性，即是否對(duì)發(fā)生的事件記錄翔實(shí)、用詞準(zhǔn)確、書寫清晰，避免今后作為事實(shí)依據(jù)時(shí)產(chǎn)生誤解；④監(jiān)理資料的閉合性，即監(jiān)理記錄是否做到首尾相顧、所表現(xiàn)出的監(jiān)理工作是否有效，如在日志中敘述檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)工程存在某項(xiàng)質(zhì)量問題，就應(yīng)有處理記錄和處理結(jié)果及下步預(yù)防措施；⑤監(jiān)理資料的正確性，這也是監(jiān)理資料的根本，監(jiān)理資料尤其是監(jiān)理指令，一定要有理有據(jù)、語言嚴(yán)密，避免因承包單位輕易駁回