2026年劇本殺運營公司辦公文件收發(fā)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公文件收發(fā)管理工作，保障文件傳遞高效順暢、流轉(zhuǎn)可控、歸檔有序，確保公司重要信息安全保密，提升辦公效率與管理水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理要求，結(jié)合劇本殺運營公司辦公文件特性（含內(nèi)部管理文件、外部公文、劇本相關(guān)資料等），制定本制度。第二條本制度所稱辦公文件，是指公司在經(jīng)營管理過程中形成或接收的各類具有保存價值、用于公務(wù)活動的文件材料，包括但不限于內(nèi)部文件（規(guī)章制度、會議紀要、請示批復、通知公告、工作計劃、總結(jié)報告、劇本創(chuàng)作與修改資料、門店運營資料等）、外部文件（政府部門公文、合作單位函件、行業(yè)協(xié)會通知、客戶溝通文件等）、電子文件（各類電子文檔、表格、圖片、音視頻等）。本制度所稱文件收發(fā)管理，涵蓋文件的接收、登記、分發(fā)、傳遞、辦理、催辦、歸檔、銷毀等全流程工作。本制度適用于公司各部門、各門店及全體員工，所有涉及辦公文件收發(fā)的相關(guān)工作，均需遵守本制度規(guī)定。第三條辦公文件收發(fā)管理遵循“統(tǒng)一管理、規(guī)范高效、安全保密、全程追溯”的原則，堅持“誰經(jīng)手、誰負責”，明確各環(huán)節(jié)責任主體，確保文件流轉(zhuǎn)全程可控、信息安全無泄露。第四條公司建立“行政部門統(tǒng)籌牽頭+各部門/門店協(xié)同配合+全員嚴格執(zhí)行”的辦公文件收發(fā)管理體系，形成“接收-登記-分發(fā)-辦理-歸檔”的閉環(huán)管理機制，確保文件管理工作規(guī)范化、常態(tài)化開展。第五條公司保障辦公文件收發(fā)管理工作所需資源，包括文件存儲設(shè)施、打印復印設(shè)備、裝訂耗材、保密設(shè)備、電子文件管理系統(tǒng)等相關(guān)費用，納入年度行政預算，確保足額落實；同時建立辦公文件收發(fā)管理臺賬，完整記錄文件流轉(zhuǎn)全流程信息，檔案保存期限按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保管理過程可追溯。第二章管理職責第六條行政部門是辦公文件收發(fā)管理的歸口管理部門，主要職責：（一）牽頭組織本制度的具體實施，制定完善文件收發(fā)流程規(guī)范、保密管理細則、歸檔標準及相關(guān)管理表單；（二）負責公司所有外部文件的統(tǒng)一接收、登記、審核、分發(fā)工作，以及內(nèi)部重要文件的統(tǒng)一印發(fā)、傳遞、歸檔管理；（三）負責建立辦公文件收發(fā)管理臺賬，詳細記錄文件名稱、編號、來源/去向、份數(shù)、收發(fā)時間、經(jīng)辦人、辦理情況、歸檔狀態(tài)等信息；（四）負責監(jiān)督各部門/門店文件收發(fā)管理制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正文件流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)行為；（五）負責組織開展文件收發(fā)管理相關(guān)培訓，提升全體員工的文件管理意識、規(guī)范操作能力及安全保密意識；（六）負責統(tǒng)籌文件歸檔管理工作，指導各部門/門店做好文件整理、移交歸檔工作，定期開展檔案清查盤點；（七）負責按規(guī)定開展到期文件的鑒定、銷毀工作，確保文件銷毀流程合規(guī)、全程可追溯；（八）負責電子文件的統(tǒng)一管理，搭建電子文件管理系統(tǒng)，規(guī)范電子文件的存儲、備份、訪問權(quán)限設(shè)置等工作，確保電子文件安全可控。第七條各部門/門店主要職責：（一）負責本部門/門店相關(guān)內(nèi)部文件的擬稿、審核、報送工作，以及接收文件的承辦、反饋、整理移交工作；（二）指定專人作為本部門/門店文件管理員，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部門/門店文件收發(fā)、傳遞、保管等工作，確保文件流轉(zhuǎn)及時、規(guī)范；（三）督促本部門/門店員工遵守文件收發(fā)管理規(guī)定，及時辦理接收的文件，按時完成文件辦理任務(wù)；（四）負責本部門/門店文件的日常保管工作，確保文件存放有序、安全保密，避免出現(xiàn)文件丟失、損毀、泄露等問題；（五）配合行政部門做好文件歸檔工作，按要求整理本部門/門店需歸檔的文件材料，及時移交行政部門歸檔。第八條員工主要職責：（一）嚴格遵守本制度及文件收發(fā)管理相關(guān)規(guī)范，規(guī)范辦理文件收發(fā)、傳遞、辦理等工作；（二）負責本人承辦文件的及時辦理與反饋，不得拖延、積壓文件；辦理完畢后及時將文件歸還本部門文件管理員或移交行政部門歸檔；（三）妥善保管本人經(jīng)手的文件，特別是涉密文件（如劇本核心劇情、商業(yè)秘密文件等），不得隨意擺放、轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容；（四）發(fā)現(xiàn)文件丟失、損毀、泄露等問題時，立即停止相關(guān)操作，及時向本部門負責人及行政部門報告；（五）離職時需主動清理本人經(jīng)手或保管的所有文件，確保全部歸還部門或移交行政部門后，方可辦理離職手續(xù)。第九條外部文件對接人員職責：（一）對接政府部門、合作單位等外部機構(gòu)時，需規(guī)范接收和發(fā)送文件，確保文件傳遞準確、及時；（二）接收外部文件后，需第一時間移交行政部門統(tǒng)一登記管理，不得擅自留存、分發(fā)或處理；（三）發(fā)送外部文件前，需經(jīng)部門負責人及行政部門審核同意，確保文件內(nèi)容準確、格式規(guī)范、符合相關(guān)要求。第三章辦公文件收發(fā)核心規(guī)范第十條文件接收規(guī)范：（一）外部文件接收：行政部門指定專人負責外部文件接收工作，包括紙質(zhì)文件、郵寄文件、電子文件等；接收紙質(zhì)文件時，需核對文件來源、份數(shù)、是否密封完好，確認無誤后在送達回執(zhí)上簽字確認；接收郵寄文件時，需核對郵寄單信息，檢查包裹是否破損，拆封后核對文件內(nèi)容與郵寄單描述是否一致；接收電子文件時，需確認發(fā)送方身份，檢查文件是否攜帶病毒，確保文件安全后接收。（二）內(nèi)部文件接收：各部門/門店擬制的內(nèi)部文件需按流程報送相關(guān)部門審核或行政部門印發(fā)時，接收人員需核對文件名稱、份數(shù)、擬稿人、審核意見等信息，確認無誤后登記接收。（三）接收登記：所有接收的文件均需在《辦公文件接收登記臺賬》中詳細記錄，包括文件名稱、文件編號、來源單位/部門、份數(shù)、接收時間、接收人、文件類型（紙質(zhì)/電子）、密級（如無密、內(nèi)部保密、核心保密）等信息，確保信息完整、可追溯。第十一條文件分發(fā)與傳遞規(guī)范：（一）文件分發(fā)：行政部門根據(jù)文件內(nèi)容、涉及范圍及領(lǐng)導批示，確定文件分發(fā)范圍和對象，制定分發(fā)清單；分發(fā)紙質(zhì)文件時，需由接收人簽字確認，確保文件準確送達；分發(fā)電子文件時，需通過公司指定的內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵箱發(fā)送，明確接收人及查看期限，必要時設(shè)置訪問權(quán)限。（二）傳遞要求：文件傳遞需選擇安全、高效的方式，紙質(zhì)文件可通過專人送達、內(nèi)部傳閱等方式傳遞，涉密文件必須由專人直接傳遞，不得通過普通郵寄、快遞等非安全方式傳遞；電子文件傳遞需通過加密渠道，嚴禁通過私人郵箱、微信等非公司指定渠道傳遞涉密電子文件。（三）傳閱管理：需要多部門傳閱的文件，由行政部門或發(fā)起部門制定傳閱清單，明確傳閱順序和時限；傳閱人需在《文件傳閱登記臺賬》中簽字確認，閱后及時將文件傳遞給下一位傳閱人，不得擅自滯留、轉(zhuǎn)借或復制；傳閱完畢后，文件需及時歸還行政部門歸檔。第十二條文件辦理與催辦規(guī)范：（一）文件辦理：接收文件的部門或個人需在規(guī)定時限內(nèi)辦理文件事項，對文件內(nèi)容有疑問的，及時向發(fā)文部門或行政部門咨詢；辦理請示類文件時，需在3個工作日內(nèi)給出明確答復；辦理通知類、任務(wù)類文件時，需按文件要求的時限完成相關(guān)工作，并形成辦理結(jié)果報告。（二）催辦督辦：行政部門建立文件辦理催辦機制，對有明確辦理時限的文件，在時限到期前1個工作日提醒承辦部門或個人；對逾期未辦理的文件，及時向承辦部門負責人通報，督促加快辦理進度；對重要文件或緊急文件，實行全程跟蹤督辦，確保及時辦結(jié)。（三）辦理反饋：文件辦理完畢后，承辦部門或個人需及時將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門及行政部門，反饋內(nèi)容需真實、準確、完整；涉及外部溝通的文件，需將溝通結(jié)果及相關(guān)憑證一并反饋。第十三條文件發(fā)送規(guī)范：（一）內(nèi)部文件發(fā)送：各部門/門店擬制內(nèi)部文件需發(fā)送至其他部門或門店時，需經(jīng)部門負責人審核同意，重要文件需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意；發(fā)送前需按公司統(tǒng)一格式規(guī)范文件排版，標注文件名稱、編號、發(fā)送部門、發(fā)送時間、密級等信息；通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)送，確保接收人準確無誤。（二）外部文件發(fā)送：發(fā)送外部文件（如函件、報告、合作協(xié)議等）時，需經(jīng)部門負責人審核、行政部門復核，重要文件需經(jīng)公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批同意；紙質(zhì)文件需按規(guī)范格式打印、裝訂、密封，在信封上注明接收單位、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；電子文件需檢查內(nèi)容準確性，通過加密渠道發(fā)送，必要時電話確認接收情況。（三）發(fā)送登記：所有發(fā)送的文件均需在《辦公文件發(fā)送登記臺賬》中詳細記錄，包括文件名稱、文件編號、接收單位/部門、份數(shù)、發(fā)送時間、發(fā)送人、傳遞方式、反饋情況等信息，確保全程可追溯。第十四條涉密文件特別規(guī)范：（一）涉密文件界定：公司涉密文件包括核心保密文件（如劇本核心劇情、未發(fā)布劇本資料、公司商業(yè)秘密、財務(wù)核心數(shù)據(jù)等）和內(nèi)部保密文件（如內(nèi)部管理制度草案、重要會議紀要、未公開運營計劃等），涉密文件需在顯著位置標注密級。（二）涉密文件收發(fā)：涉密文件接收時需單獨登記，由專人保管；發(fā)送時需明確接收人權(quán)限，通過加密渠道或?qū)Ｈ酥苯觽鬟f，嚴禁泄露給無關(guān)人員。（三）涉密文件保管：涉密文件需存放在專用保密柜中，電子涉密文件需存儲在加密服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限；嚴禁將涉密文件帶離公司指定辦公區(qū)域，確需帶離的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意，且需安排專人保管。（四）涉密文件銷毀：涉密文件銷毀需按規(guī)定流程辦理，紙質(zhì)涉密文件需由專人監(jiān)督銷毀，確保徹底損毀；電子涉密文件需徹底刪除，并對存儲設(shè)備進行格式化處理，必要時進行物理銷毀，防止信息泄露。第四章辦公文件管理流程第十五條外部文件管理流程：（一）接收登記：行政部門接收外部文件后，核對文件信息，在《辦公文件接收登記臺賬》中登記；（二）審核擬辦：行政部門對文件內(nèi)容進行初步審核，提出擬辦意見（如呈送領(lǐng)導批閱、分送相關(guān)部門辦理等）；（三）領(lǐng)導批閱：重要文件呈送公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理批閱，明確辦理要求和責任部門；（四）分發(fā)辦理：行政部門根據(jù)領(lǐng)導批閱意見，將文件分發(fā)給相關(guān)部門辦理，辦理部門接收后簽字確認；（五）催辦督辦：行政部門跟蹤文件辦理進度，及時催辦逾期未辦理的文件；（六）結(jié)果反饋：辦理部門完成文件辦理后，將辦理結(jié)果反饋給行政部門及相關(guān)領(lǐng)導；（七）歸檔保管：行政部門收集辦理完畢的文件及相關(guān)材料，整理后按規(guī)定歸檔保管。第十六條內(nèi)部文件管理流程：（一）擬稿：各部門/門店根據(jù)工作需要擬制內(nèi)部文件，擬稿人需確保文件內(nèi)容真實、準確、格式規(guī)范；（二）審核：擬稿部門負責人對文件內(nèi)容、格式進行審核，提出修改意見；重要文件需經(jīng)相關(guān)部門會簽審核；（三）簽發(fā)：審核通過的文件呈送公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理簽發(fā)，簽發(fā)人需明確文件生效時間、發(fā)送范圍；（四）印發(fā)：行政部門根據(jù)簽發(fā)意見，對文件進行編號、排版、印制，在《辦公文件發(fā)送登記臺賬》中登記；（五）分發(fā)傳遞：行政部門將印制好的文件分發(fā)給相關(guān)部門/門店，或通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送電子文件；（六）辦理執(zhí)行：各部門/門店接收文件后，按文件要求執(zhí)行相關(guān)工作；（七）歸檔保管：文件執(zhí)行完畢后，行政部門收集文件原件及相關(guān)材料，整理后按規(guī)定歸檔保管。第十七條電子文件管理流程：（一）電子文件創(chuàng)建：創(chuàng)建電子文件時，需規(guī)范命名格式（如“部門-文件名稱-日期”），確保文件名稱清晰易懂；（二）電子文件存儲：電子文件需存儲在公司指定的服務(wù)器或共享文件夾中，按部門、文件類型進行分類歸檔；涉密電子文件需存儲在加密服務(wù)器中，設(shè)置訪問權(quán)限；（三）電子文件傳遞：電子文件傳遞需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、加密郵箱等指定渠道，嚴禁通過私人渠道傳遞；傳遞時需明確接收人，必要時設(shè)置文件查看密碼和有效期；（四）電子文件備份：行政部門定期對電子文件進行備份，確保文件數(shù)據(jù)安全；備份介質(zhì)需妥善保管，做好標識；（五）電子文件歸檔：電子文件歸檔時，需轉(zhuǎn)換為標準格式，同時歸檔文件的元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、創(chuàng)建人、修改記錄等），確保電子文件可追溯、可讀取。第十八條文件歸檔與銷毀流程：（一）文件歸檔：行政部門按檔案管理相關(guān)規(guī)定，對辦理完畢、具有保存價值的文件進行整理、分類、編號、裝訂，建立歸檔目錄；紙質(zhì)文件存入檔案柜，電子文件存入歸檔服務(wù)器；歸檔后及時更新《文件歸檔登記臺賬》。（二）文件銷毀：對超過保存期限、無保存價值的文件，由行政部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)部門負責人、公司分管領(lǐng)導審批同意后，組織專人實施銷毀；紙質(zhì)文件采用粉碎等不可逆方式銷毀，電子文件徹底刪除并對存儲介質(zhì)進行處理；銷毀過程需做好記錄，相關(guān)人員簽字確認，銷毀記錄保存期限不少于3年。第五章監(jiān)督考核第十九條公司建立多維度辦公文件收發(fā)管理監(jiān)督考核機制，確保制度執(zhí)行到位：（一）日常監(jiān)督：行政部門每日對文件收發(fā)登記、分發(fā)傳遞、辦理反饋等情況進行抽查，重點核查臺賬完整性、文件流轉(zhuǎn)及時性、保密措施落實情況，形成《文件收發(fā)日常檢查記錄表》；（二）定期考核：行政部門每月組織一次全面考核，對各部門/門店文件收發(fā)管理制度執(zhí)行情況、文件歸檔質(zhì)量、違規(guī)問題整改情況等進行評分，考核結(jié)果納入部門月度績效考核；（三）專項檢查：結(jié)合重大工作任務(wù)、涉密文件管理要求等，行政部門組織開展文件收發(fā)管理專項檢查（如涉密文件保密專項檢查、文件歸檔專項檢查等），重點解決突出問題；（四）群眾監(jiān)督：設(shè)立文件管理違規(guī)舉報渠道（如意見箱、線上反饋群等），鼓勵員工對文件丟失、損毀、泄露、拖延辦理等違規(guī)行為進行舉報；行政部門對舉報信息及時核查處理，為舉報人保密。第二十條考核評分標準主要包括：文件收發(fā)登記完整性、文件流轉(zhuǎn)及時性、文件辦理質(zhì)量、保密措施落實情況、文件歸檔規(guī)范性、問題整改及時性等，具體評分細則由行政部門另行制定。第二十一條考核結(jié)果應(yīng)用：（一）對考核優(yōu)秀的部門/門店及個人，公司給予表彰獎勵，包括但不限于通報表揚、績效考核加分、發(fā)放物資獎勵等；（二）對考核不合格的部門/門店，行政部門下達《文件管理限期整改通知書》，責令在規(guī)定期限內(nèi)完成整改；逾期未整改或整改仍不合格的，扣減部門月度績效考核分數(shù)，并追究部門負責人及文件管理員的責任；（三）對違反文件收發(fā)管理規(guī)定的個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效考核扣分、取消評優(yōu)資格等處理；造成公司損失或不良影響的，按本制度第六章相關(guān)規(guī)定追究責任。第六章責任追究第二十二條對違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的部門/門店或個人，公司視情節(jié)輕重給予批評教育、績效考核扣分、取消評優(yōu)資格、罰款等處理；造成公司文件丟失、損毀、信息泄露，引發(fā)經(jīng)濟損失或品牌聲譽損害的，依法追究相關(guān)責任人的賠償責任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理：（一）未經(jīng)審批擅自接收、分發(fā)、發(fā)送文件，或未按規(guī)定登記文件收發(fā)信息的；（二）拖延、積壓文件辦理工作，未按規(guī)定時限完成文件辦理或反饋結(jié)果的；（三）隨意擺放、轉(zhuǎn)借、丟棄文件，導致文件丟失、損毀的；（四）違反保密規(guī)定，泄露涉密文件內(nèi)容（如劇本核心劇情、商業(yè)秘密等）的；（五）通過非指定渠道傳遞文件，特別是涉密文件的；（六）擅自復制、摘抄、