2026年劇本殺運營公司采購付款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范劇本殺運營公司（以下簡稱“公司”）采購與付款全流程管理，建立“采購合規(guī)、付款安全、流程可控、效率協(xié)同”的管理體系，保障采購物資/服務的質(zhì)量與及時性，防范采購舞弊、資金挪用、合同違約等風險，控制采購成本，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合劇本殺行業(yè)采購特性（如劇本版權(quán)采購、門店場景道具采購、裝修物料采購等），制定本制度。第二條本制度所稱采購，是指公司為經(jīng)營發(fā)展需要，獲取各類物資、服務及無形資產(chǎn)的行為，包括但不限于：劇本版權(quán)（原創(chuàng)/采購/改編）、門店運營物資（服裝、道具、零食飲料、辦公用品）、裝修裝飾物料、設(shè)備設(shè)施（音響、燈光、收銀系統(tǒng)）、營銷推廣服務、維修維護服務等；所稱付款，是指公司依據(jù)采購合同約定、驗收結(jié)果及合規(guī)憑證，向供應商支付采購款項的全流程行為。第三條本制度適用于公司所有部門、各門店及全體員工，覆蓋采購計劃編制、采購申請、供應商管理、采購實施、合同簽訂、物資驗收、付款申請、審核支付、賬務處理等采購付款全流程相關(guān)活動。第四條采購付款管理遵循“公開公平、合規(guī)高效、權(quán)責分離、全程追溯”的核心原則，堅持“誰申請、誰負責，誰審核、誰把關(guān)，誰驗收、誰擔責”的工作導向，確保采購付款全環(huán)節(jié)規(guī)范可控。第五條核心目標：建立健全采購付款管理體系，明確各部門及人員的職責邊界；規(guī)范采購流程，保障采購物資/服務質(zhì)量符合需求，采購成本合理可控；確保付款審核嚴格、支付安全，防范資金風險；實現(xiàn)采購付款全流程可追溯，提升管理效率；防范采購付款過程中的合規(guī)風險與舞弊風險。第二章組織架構(gòu)與職責分工第六條公司建立“統(tǒng)一領(lǐng)導、分工協(xié)作、分級管控”的采購付款管理組織體系，明確采購付款工作的牽頭部門、協(xié)作部門及各門店的職責，確保各項工作有序推進。第七條各主體具體職責如下：（一）采購部（或行政采購組）：作為采購付款工作的牽頭部門，負責統(tǒng)籌公司采購管理工作；編制年度/季度采購計劃；建立并維護供應商管理體系（準入、評估、淘汰）；組織采購實施（詢價、比價、招標等）；牽頭簽訂采購合同；跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；配合開展物資驗收；收集整理采購相關(guān)資料，提交財務部用于付款審核；（二）財務部：負責采購付款的審核與支付管理；審核采購合同的合規(guī)性與付款條款；審核付款申請的完整性、合規(guī)性（含憑證真實性、驗收有效性）；辦理付款手續(xù)，確保資金支付安全；登記采購相關(guān)賬務，定期與采購部、供應商核對往來款項；保管付款相關(guān)憑證與資料；（三）劇本部（或內(nèi)容組）：負責劇本類采購的需求提報、采購標準制定；參與劇本供應商的篩選與評估；負責劇本采購的專業(yè)審核（版權(quán)合規(guī)、內(nèi)容質(zhì)量）；組織劇本采購的驗收工作；提供劇本采購相關(guān)的技術(shù)支持與資料；（四）運營部：統(tǒng)籌各門店采購需求，匯總提報門店運營物資（服裝、道具、耗材等）采購計劃；參與門店相關(guān)采購物資的供應商篩選；組織或配合門店采購物資的驗收；監(jiān)督門店采購物資的使用與管理；（五）工程部（或后勤保障部）：負責裝修裝飾、設(shè)備設(shè)施（音響、燈光等）采購的需求提報、技術(shù)標準制定；參與相關(guān)供應商的篩選與評估；負責此類采購物資的驗收（技術(shù)參數(shù)、安裝調(diào)試）；提供相關(guān)采購的技術(shù)支持；（六）營銷部：負責營銷推廣服務、營銷物料采購的需求提報；參與相關(guān)供應商的篩選與評估；組織此類采購服務/物料的驗收；提供營銷采購相關(guān)資料；（七）法務部：負責審核采購合同的合法性、合規(guī)性，防范合同風險；參與重大采購項目的法務支持；協(xié)助處理采購過程中的合同糾紛；（八）各門店：負責本門店日常運營物資的需求提報；配合采購部開展門店相關(guān)采購的供應商篩選；負責門店采購物資的接收與初步驗收；按要求反饋采購物資的使用情況；（九）全體員工：嚴格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范提報采購需求；配合采購付款相關(guān)的審核、驗收工作；發(fā)現(xiàn)采購付款過程中的違規(guī)行為及時上報；（十）管理層：按權(quán)限審批采購計劃、采購申請、大額付款及重大采購合同；監(jiān)督采購付款管理制度的執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)解決采購付款過程中的重大問題。第三章采購管理規(guī)范第一節(jié)采購計劃與申請第八條采購計劃編制：各部門及門店需根據(jù)經(jīng)營需求，編制年度、季度采購計劃，明確采購物資/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間、用途等信息；采購部匯總各部門采購計劃，結(jié)合公司整體經(jīng)營目標與資金狀況，編制公司年度/季度總采購計劃，報公司管理層審批后實施；臨時采購需求（緊急需求）需單獨提報申請，按審批流程審批后納入臨時采購計劃。第九條采購申請?zhí)釄螅翰少徯栌尚枨蟛块T/門店填寫《采購申請表》，注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、用途、期望交付時間、質(zhì)量標準等信息，附相關(guān)需求依據(jù)（如門店運營需求說明、劇本采購方案、項目立項審批單等）；《采購申請表》需經(jīng)部門負責人/門店負責人審核簽字后，按審批層級提交審批。第十條采購審批流程：根據(jù)采購金額及采購類型，實行分級審批制度：（一）小額采購（單次采購金額低于規(guī)定限額）：需求部門/門店負責人審核→采購部審核→財務部審核→分管副總經(jīng)理審批；（二）中額采購（單次采購金額在規(guī)定限額至大額限額之間）：需求部門/門店負責人審核→采購部審核→財務部審核→分管副總經(jīng)理復核→總經(jīng)理審批；（三）大額采購（單次采購金額超過大額限額）：需求部門/門店負責人審核→采購部審核→財務部審核→分管副總經(jīng)理復核→總經(jīng)理審核→總經(jīng)理辦公會審議通過；（四）特殊采購（如劇本版權(quán)采購、重大裝修項目采購、獨家合作采購等）：無論金額大小，均需經(jīng)需求部門專業(yè)審核、法務部合規(guī)審核后，按中額或大額采購審批流程報批。第二節(jié)供應商管理第十一條供應商準入：公司建立供應商準入評估機制，采購部牽頭組織需求部門、法務部等相關(guān)部門對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括但不限于：資質(zhì)合規(guī)性（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、版權(quán)證明等）、產(chǎn)品/服務質(zhì)量、價格競爭力、履約能力、售后服務、信用狀況等；評估合格的供應商納入公司《合格供應商名錄》，方可開展合作；劇本類、獨家合作類供應商需額外進行版權(quán)合規(guī)性、合作穩(wěn)定性評估。第十二條供應商日常管理：采購部建立供應商管理臺賬，詳細記錄供應商基本信息、合作歷史、采購項目、履約情況、質(zhì)量反饋等信息；定期（每半年/每年）組織相關(guān)部門對合格供應商進行復評，復評不合格的供應商從《合格供應商名錄》中剔除，終止合作；鼓勵優(yōu)質(zhì)供應商長期合作，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。第十三條供應商淘汰：存在以下情形之一的供應商，立即予以淘汰，且不再合作：1.提供虛假資質(zhì)或產(chǎn)品/服務信息，騙取合作的；2.產(chǎn)品/服務質(zhì)量嚴重不符合約定，造成公司損失的；3.惡意抬高價格、串通報價的；4.存在商業(yè)賄賂等舞弊行為的；5.履約能力嚴重不足，多次無法按時交付的；6.違反法律法規(guī)或合同約定，引發(fā)重大糾紛的。第三節(jié)采購實施與合同簽訂第十四條采購實施方式：根據(jù)采購金額、采購類型選擇合適的采購方式：1.詢價采購：小額采購項目，采購部至少向3家合格供應商詢價，對比價格、質(zhì)量、交付周期等，選擇最優(yōu)供應商；2.比價采購：中額采購項目，采購部至少向3-5家合格供應商發(fā)出比價邀請，組織相關(guān)部門對報價方案進行綜合評審，確定合作供應商；3.招標采購：大額采購項目或特殊重大采購項目，需組織公開招標或邀請招標，成立招標評審小組，按招標流程確定中標供應商；4.獨家談判采購：僅適用于特殊類型采購（如獨家版權(quán)劇本、特殊技術(shù)設(shè)備），需經(jīng)管理層審批同意后，與唯一或少數(shù)幾家供應商進行談判確定合作條件。第十五條采購合同簽訂：所有采購項目均需簽訂書面采購合同（小額零星采購除外，需留存采購憑證）；采購合同由采購部牽頭擬定，明確采購標的、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、付款方式、付款期限、交付時間、驗收標準、違約責任、爭議解決方式等核心條款；合同擬定后需經(jīng)需求部門、法務部、財務部審核，審核通過后按審批層級報管理層審批；審批通過的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代理人與供應商簽訂，加蓋公司合同專用章；合同簽訂后，采購部及時將合同副本提交財務部備案，作為付款審核依據(jù)。第四節(jié)采購驗收第十六條驗收責任：采購物資/服務交付后，由需求部門牽頭，聯(lián)合采購部、相關(guān)技術(shù)部門（如劇本部、工程部）及使用部門（如門店）開展驗收工作；驗收人員需對物資/服務的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、交付資料等進行全面核查，確保符合合同約定及采購需求。第十七條驗收流程：1.供應商交付物資/服務后，向采購部提交驗收申請及相關(guān)交付資料（如產(chǎn)品合格證、檢驗報告、版權(quán)證明、安裝調(diào)試報告等）；2.采購部通知需求部門及相關(guān)部門開展驗收；3.驗收人員按驗收標準逐項核查，形成《采購驗收單》，明確驗收結(jié)論（合格/不合格），驗收人員簽字確認；4.驗收合格的，《采購驗收單》提交采購部，作為付款申請的依據(jù)；5.驗收不合格的，由采購部牽頭與供應商溝通處理（退貨、換貨、整改、索賠等），并跟蹤處理結(jié)果，直至問題解決。第十八條特殊采購驗收：1.劇本類采購：需由劇本部牽頭，核查版權(quán)證明的真實性、完整性，審核劇本內(nèi)容質(zhì)量、邏輯合理性等，驗收合格后出具《劇本驗收單》；2.設(shè)備設(shè)施采購：需由工程部牽頭，開展技術(shù)參數(shù)核查、安裝調(diào)試測試，確保設(shè)備正常運行后出具《設(shè)備驗收單》；3.服務類采購：需由需求部門核查服務完成情況、服務質(zhì)量，對比服務協(xié)議約定的驗收標準，驗收合格后出具《服務驗收單》。第四章付款管理規(guī)范第一節(jié)付款申請第十九條付款申請條件：供應商按合同約定完成交付，且驗收合格后，采購部方可組織提交付款申請；付款申請需具備以下條件：1.采購合同已簽訂并生效；2.采購物資/服務已驗收合格，取得《采購驗收單》；3.供應商已提供合法、合規(guī)、完整的結(jié)算憑證（如增值稅發(fā)票等），發(fā)票信息與合同、驗收單一致；4.按合同約定需提供的其他資料（如交付清單、安裝調(diào)試報告等）已齊全。第二十條付款申請?zhí)釄螅翰少彶扛鶕?jù)采購合同約定、驗收結(jié)果及結(jié)算憑證，填寫《付款申請表》，注明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款期限、申請付款依據(jù)（合同條款、驗收單編號、發(fā)票號碼等），并附上采購合同副本、《采購驗收單》、結(jié)算發(fā)票、交付清單等相關(guān)資料；《付款申請表》經(jīng)采購部負責人審核簽字后，提交財務部審核。第二節(jié)付款審核第二十一條財務部審核：財務部收到《付款申請表》及相關(guān)資料后，開展全面審核工作，審核內(nèi)容包括：1.付款申請資料的完整性（合同、驗收單、發(fā)票等是否齊全）；2.資料的一致性（發(fā)票金額、驗收數(shù)量、合同條款是否一致）；3.發(fā)票的真實性、合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅率、開票內(nèi)容是否符合規(guī)定）；4.付款金額的準確性（是否符合合同約定的價格、數(shù)量計算標準）；5.付款期限的合規(guī)性（是否符合合同約定的付款時間）；6.供應商賬戶信息的準確性（開戶行、賬號、戶名是否與合同一致）；審核無誤后，財務部負責人簽字確認，按付款審批層級提交審批；審核發(fā)現(xiàn)問題的，退回采購部補充完善，不符合付款條件的，堅決不予提交審批。第二十二條付款審批流程：付款審批遵循“分級審批、逐級把關(guān)”原則，與采購審批層級對應：（一）小額付款：財務部審核→分管副總經(jīng)理審批；（二）中額付款：財務部審核→分管副總經(jīng)理復核→總經(jīng)理審批；（三）大額付款：財務部審核→分管副總經(jīng)理復核→總經(jīng)理審核→總經(jīng)理辦公會審議通過；（四）特殊采購付款（如劇本版權(quán)大額付款、裝修項目進度款）：需額外提供階段性驗收證明或進度確認單，按中額或大額付款審批流程報批。第三節(jié)付款支付第二十三條支付操作：財務部收到審批通過的《付款申請表》后，由付款操作人員按審批意見及審核通過的信息辦理付款手續(xù)；付款方式優(yōu)先采用銀行對公轉(zhuǎn)賬，嚴格按合同約定的供應商賬戶信息支付，嚴禁向私人賬戶支付采購款項（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批同意，并留存相關(guān)說明資料）；第三方支付平臺僅適用于小額零星采購付款，且需綁定公司指定賬戶；付款完成后，操作人員及時獲取付款憑證（銀行回單、支付截圖等），登記付款臺賬，并將付款信息反饋采購部及需求部門。第二十四條付款時限：財務部需在付款審批通過后3個工作日內(nèi)完成付款操作（特殊情況如銀行系統(tǒng)問題、供應商賬戶異常等除外）；對于分期付款項目，財務部需按合同約定的付款節(jié)點及審批流程，及時辦理付款，確保不逾期違約。第二十五條尾款支付：涉及尾款支付的采購項目，需在供應商完成全部合同義務、驗收合格且無質(zhì)量問題，按合同約定滿足尾款支付條件后，方可提交尾款付款申請；申請尾款支付時，需額外提供供應商出具的履約完成確認書（如有），按付款審批流程報批后支付。第四節(jié)賬務處理與對賬第二十六條賬務處理：財務部付款完成后，及時根據(jù)采購合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等資料進行賬務處理，準確登記相關(guān)會計科目，確保賬實相符、賬證相符；定期將采購付款賬務與采購部采購臺賬進行核對，確保數(shù)據(jù)一致。第二十七條往來對賬：財務部每季度與供應商開展往來款項對賬工作，核對采購金額、付款金額、未付金額等，形成《往來對賬確認單》，經(jīng)雙方簽字蓋章確認后留存；對核對發(fā)現(xiàn)的差異，及時查明原因，協(xié)調(diào)解決，確保往來款項清晰、準確。第五章監(jiān)督檢查與責任追究第一節(jié)監(jiān)督檢查機制第二十八條公司建立采購付款管理監(jiān)督檢查機制，由財務部牽頭，聯(lián)合審計部門（如無專門審計部門則由行政部、法務部配合），每季度開展一次采購付款專項檢查，每年開展一次全面檢查；檢查范圍覆蓋采購付款全流程，重點檢查內(nèi)容包括：采購計劃編制的合理性、采購申請審批的合規(guī)性、供應商管理的規(guī)范性、采購合同的合法性、驗收流程的完整性、付款審核的嚴格性、付款支付的安全性、賬務處理的準確性等。第二十九條檢查方式：采用資料核查、現(xiàn)場抽查、數(shù)據(jù)核對、人員問詢等多種方式開展檢查；檢查過程中需留存檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時梳理匯總，形成《采購付款監(jiān)督檢查報告》，明確整改責任人、整改要求及整改時限，報送公司管理層，并跟蹤督促整改落實。第三十條舉報機制：公司鼓勵員工對采購付款過程中的違規(guī)行為（如虛假采購、虛報價格、商業(yè)賄賂、違規(guī)付款、泄露供應商信息等）進行舉報，舉報渠道（如舉報郵箱、舉報電話）向全體員工公示；財務部聯(lián)合法務部對舉報信息進行調(diào)查核實，對舉報屬實的，給予舉報人500-2000元現(xiàn)金獎勵；對舉報信息嚴格保密，保護舉報人合法權(quán)益，嚴禁打擊報復舉報人。第二節(jié)責任追究第三十一條對違反本制度規(guī)定，未履行或未正確履行采購付款管理職責，導致公司采購成本增加、資金損失、合同違約、合規(guī)風險或品牌損害的部門及個人，公司將根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重給予相應處理：（一）輕微違規(guī)：有下列情形之一的，對相關(guān)責任人給予批評教育、書面警告：1.采購申請資料不完整，經(jīng)提醒后及時補充的；2.驗收流程不規(guī)范，但未影響采購質(zhì)量的；3.付款申請資料存在輕微瑕疵，未造成資金風險的；4.未按規(guī)定登記采購或付款臺賬，經(jīng)提醒后及時整改的；（二）較重違規(guī)：有下列情形之一的，對相關(guān)責任人給予績效扣減（5-15分/次）、經(jīng)濟處罰（200-1000元/次）；情節(jié)嚴重的，給予崗位調(diào)整：1.未按審批流程開展采購，導致采購行為違規(guī)的；2.供應商準入評估流于形式，引入不合格供應商，造成輕微損失的；3.驗收工作失職，導致不合格物資入庫使用的；4.審核把關(guān)不嚴，導致付款金額錯誤或付款資料不合規(guī)的；5.未按合同約定付款，導致公司承擔違約責