2026年劇本殺運營公司合同歸檔與保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范劇本殺運營公司（以下簡稱“公司”）合同歸檔與保管工作，建立“全程可控、追溯可查、安全保密”的合同管理體系，確保合同檔案的完整性、合法性、安全性，保障公司合法權(quán)益，防范合同管理過程中的法律風險與經(jīng)營風險，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合劇本殺行業(yè)運營特性（含劇本授權(quán)、場地租賃、客戶服務(wù)、道具采購等專屬合同類型），制定本制度。第二條本制度所稱合同歸檔與保管，是指公司各類合同從生效終止后（或履行過程中階段性資料形成后）的收集、整理、審核、編號、歸檔，到合同檔案的日常保管、借閱使用、到期銷毀等全流程管理工作；所稱合同檔案包括合同原件、附件、補充協(xié)議、審批文件、談判紀要、履約憑證、爭議處理材料及與合同相關(guān)的其他法律文書和資料（紙質(zhì)版與電子版均含）。第三條本制度適用于公司所有部門、各門店及全體員工，覆蓋公司運營過程中簽訂的各類合同（含協(xié)議、意向書、備忘錄等具有法律約束力的文件），包括但不限于：劇本授權(quán)/采購合同、場地租賃合同（門店租賃、活動場地租賃等）、客戶服務(wù)協(xié)議（團體客戶包場協(xié)議、長期合作協(xié)議等）、勞動合同及勞務(wù)協(xié)議、道具/服裝/耗材采購合同、裝修改造合同、廣告宣傳合同、保險合同、金融借款合同等。第四條合同歸檔與保管工作遵循“合法合規(guī)、全程追溯、安全保密、分類管理、便捷高效”的核心原則，堅持“誰承辦、誰負責提交歸檔資料，誰保管、誰負責安全保密”的工作導向，確保合同檔案全生命周期管理規(guī)范有序。第五條核心目標：建立健全合同歸檔與保管體系，明確各環(huán)節(jié)責任分工與操作標準；實現(xiàn)合同歸檔及時率100%、檔案完整率100%、借閱使用規(guī)范率100%；確保合同檔案安全存儲，杜絕丟失、損毀、泄露等情況；保障合同檔案可快速檢索與追溯，為公司經(jīng)營決策、法律糾紛處置、合規(guī)檢查提供有效支撐。第六條公司明確合同歸檔與保管的歸口管理部門為行政部（或檔案管理部，無專門檔案管理部的由行政部牽頭），負責統(tǒng)籌合同歸檔與保管的日常管理工作。各部門及門店具體職責如下：（一）行政部（檔案管理部）：作為合同歸檔與保管的核心部門，負責制定合同歸檔分類標準、編號規(guī)則、保管規(guī)范；審核歸檔資料的完整性與合規(guī)性；負責合同檔案的接收、分類、編號、整理、裝訂、入庫保管；管理合同檔案借閱、復制、歸還等事宜；組織合同檔案的定期檢查、盤點與到期銷毀工作；負責電子合同檔案的存儲、備份與安全管理；（二）法務(wù)部：負責審核合同歸檔資料的法律合規(guī)性；對合同檔案管理過程中的法律風險提供指導；參與重大合同檔案的鑒定與銷毀審核；（三）各合同承辦部門（如運營部、市場部、采購部、人力資源部、各門店等）：作為合同歸檔資料的提交責任部門，負責收集本部門承辦合同的全套資料（原件及相關(guān)附件）；按要求整理后及時提交行政部歸檔；配合行政部完善歸檔資料；負責本部門員工合同借閱的申請與管理；（四）財務(wù)部：負責提供與合同相關(guān)的付款憑證、發(fā)票等財務(wù)資料，配合完成合同歸檔；借閱財務(wù)相關(guān)合同檔案時，按本制度規(guī)定執(zhí)行；（五）全體員工：嚴格遵守本制度關(guān)于合同檔案借閱、使用、保密的規(guī)定，不得擅自留存、復制、傳播合同檔案，發(fā)現(xiàn)合同檔案丟失、損毀等情況及時上報。第二章合同歸檔核心規(guī)范第一節(jié)歸檔范圍與標準第七條歸檔范圍：所有經(jīng)公司審批簽訂的合同及相關(guān)法律文件均需納入歸檔范圍，具體包括：（一）合同正文及附件：包括合同原件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、備忘錄等；（二）合同審批文件：包括合同審批表、業(yè)務(wù)申請單、法務(wù)審核意見、管理層審批意見等；（三）談判與簽訂相關(guān)資料：包括談判紀要、報價單、比價單、對方資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書等）、雙方溝通確認的重要郵件/函件等；（四）履約相關(guān)資料：包括履約進度說明、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、收據(jù)、質(zhì)量異議處理文件等；（五）爭議處理相關(guān)資料：包括協(xié)商記錄、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、判決書、執(zhí)行文書等；（六）其他相關(guān)資料：包括合同終止/完結(jié)證明、相關(guān)部門意見反饋等。第八條歸檔標準：（一）資料完整性：歸檔資料需齊全完整，不得遺漏合同正文、附件及相關(guān)審批、履約資料；合同原件必須歸檔，確因特殊情況無法提供原件的（如銀行留存等），需提供加蓋公章的復印件及情況說明，經(jīng)法務(wù)部審核、行政部備案后方可歸檔；（二）填寫規(guī)范性：合同文本需要素齊全、字跡清晰，無涂改痕跡（如有修改需加蓋雙方公章確認）；合同審批表、歸檔申請表等需填寫完整、簽字齊全；（三）合規(guī)性要求：歸檔合同需經(jīng)合法審批流程簽訂，對方資質(zhì)證明真實有效，合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)及公司管理制度；（四）電子歸檔補充標準：電子合同檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，格式為通用可讀取格式（如PDF、DOCX等），命名規(guī)范統(tǒng)一，存儲在公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)，確保可追溯、可檢索。第二節(jié)歸檔流程與時限第九條歸檔流程：（一）資料收集整理：合同承辦部門在合同簽訂生效后，或履約過程中階段性資料形成后，及時收集本制度第七條規(guī)定的全套歸檔資料，按“合同正文及附件—審批文件—談判簽訂資料—履約資料—爭議處理資料”的順序整理，確保資料有序、完整；（二）提交歸檔申請：承辦部門填寫《合同歸檔申請表》，注明合同名稱、合同編號、承辦部門、簽訂日期、歸檔資料清單等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，連同歸檔資料一并提交行政部；（三）歸檔審核：行政部收到歸檔申請后，在3個工作日內(nèi)對歸檔資料的完整性、規(guī)范性、合規(guī)性進行審核；審核通過的，予以接收；審核發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求的，一次性告知承辦部門補充完善，承辦部門需在5個工作日內(nèi)完成補充并重新提交；（四）分類編號：行政部按本制度規(guī)定的分類標準和編號規(guī)則，對審核通過的合同檔案進行分類、編制檔案編號，確保編號唯一、規(guī)范，便于檢索；（五）整理裝訂：行政部對歸檔資料進行整理、裝訂，紙質(zhì)檔案采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒/檔案袋存放，填寫檔案標簽（注明檔案編號、合同名稱、承辦部門、保管期限等信息）；電子檔案按分類存入指定電子檔案系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)對應紙質(zhì)檔案編號；（六）入庫登記：行政部將裝訂完成的紙質(zhì)檔案存入檔案庫房/檔案柜，更新《合同檔案管理臺賬》（記錄檔案編號、合同名稱、承辦部門、歸檔日期、保管期限、存放位置、電子檔案路徑等信息）；電子檔案完成存儲后，做好備份并記錄備份信息。第十條歸檔時限：（一）常規(guī)合同：承辦部門需在合同簽訂生效后3個工作日內(nèi)，提交全套歸檔資料至行政部；（二）履約階段資料：合同履約過程中形成的付款憑證、驗收報告等階段性資料，承辦部門需在資料形成后5個工作日內(nèi)提交行政部補充歸檔；（三）爭議處理及終止資料：合同爭議處理過程中形成的相關(guān)資料、合同終止/完結(jié)證明等，承辦部門需在資料形成或合同終止后5個工作日內(nèi)提交行政部補充歸檔；（四）特殊情況：因客觀原因無法按時提交歸檔資料的，承辦部門需提前向行政部提交延期申請，說明延期理由及預計提交時間，經(jīng)行政部負責人審批同意后可適當延期，但最長不得超過15個工作日。第三節(jié)分類與編號規(guī)則第十一條分類標準：按合同業(yè)務(wù)類型結(jié)合部門進行二級分類，具體分類如下：（一）一級分類（按業(yè)務(wù)類型）：1.劇本相關(guān)合同；2.場地相關(guān)合同；3.采購相關(guān)合同；4.服務(wù)相關(guān)合同（含客戶服務(wù)、廣告宣傳等）；5.勞動人事相關(guān)合同；6.財務(wù)相關(guān)合同；7.其他合同；（二）二級分類（按承辦部門）：在一級分類基礎(chǔ)上，按合同承辦部門（如運營部、采購部、市場部、門店1、門店2等）進一步細分，確保分類清晰、責任明確。第十二條編號規(guī)則：采用“年份-一級分類代碼-二級分類代碼-序號”的12位編碼規(guī)則，具體說明如下：（一）年份：4位數(shù)字，如2026；（二）一級分類代碼：2位字母，如劇本相關(guān)合同（JB）、場地相關(guān)合同（CD）、采購相關(guān)合同（CG）、服務(wù)相關(guān)合同（FW）、勞動人事相關(guān)合同（RS）、財務(wù)相關(guān)合同（CW）、其他合同（QT）；（三）二級分類代碼：2位數(shù)字，按承辦部門排序編制，如運營部（01）、采購部（02）、市場部（03）、門店1（04）、門店2（05）等；（四）序號：4位數(shù)字，按合同歸檔先后順序編制，從0001開始依次遞增；示例：2026年運營部承辦的劇本授權(quán)合同，歸檔序號為第15份，編號為“2026-JB-01-0015”。第三章合同保管核心規(guī)范第一節(jié)保管環(huán)境與設(shè)施第十三條存儲場地要求：公司設(shè)立專門的檔案庫房或?qū)Ｓ脵n案柜存放紙質(zhì)合同檔案，存儲場地需符合以下要求：（一）安全防護：具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防高溫、防磁等防護措施，配備滅火器、除濕機、溫濕度計等設(shè)備；（二）環(huán)境控制：保持存儲環(huán)境整潔、干燥，溫濕度控制在合理范圍（溫度14-24℃，相對濕度45%-60%），定期檢查并記錄溫濕度情況；（三）分區(qū)存放：按合同分類及保管期限對檔案進行分區(qū)、分層存放，擺放整齊，檔案標簽清晰可見，便于查找與管理；（四）專人管理：檔案庫房/檔案柜由行政部指定專人負責管理，設(shè)置門禁或鎖具，非管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房，不得隨意接觸合同檔案。第十四條電子檔案保管要求：（一）存儲系統(tǒng)：電子合同檔案存儲在公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)或?qū)Ｓ梅?wù)器，具備權(quán)限管控、操作日志記錄、防篡改等功能；（二）安全備份：建立電子檔案定期備份機制，每周至少進行一次本地備份，每月至少進行一次異地備份，備份數(shù)據(jù)需妥善保管，定期檢查備份有效性；（三）權(quán)限管理：電子檔案管理系統(tǒng)按“最小權(quán)限”原則設(shè)置訪問權(quán)限，不同崗位員工按職責分配不同的查看、下載、編輯權(quán)限，權(quán)限變更需經(jīng)行政部負責人審批；（四）病毒防護：定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行病毒查殺，更新殺毒軟件，防止電子檔案被病毒感染、篡改或泄露。第二節(jié)保管期限與日常維護第十五條保管期限：根據(jù)合同類型、重要程度及相關(guān)法律法規(guī)要求，將合同檔案保管期限分為永久保管和定期保管兩類：（一）永久保管：1.涉及公司重大權(quán)益的合同（如長期場地租賃合同、重大劇本獨家授權(quán)合同、公司合并/分立/清算相關(guān)合同等）；2.勞動合同及勞務(wù)協(xié)議；3.涉及知識產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、不動產(chǎn)的合同；4.引發(fā)重大法律糾紛或訴訟仲裁的合同；5.其他法律法規(guī)要求永久保管的合同；（二）定期保管：1.普通業(yè)務(wù)合同（如短期道具采購合同、單次廣告宣傳合同、普通客戶服務(wù)協(xié)議等），保管期限為合同終止后5年；2.金額較小、風險較低的日常運營合同，保管期限為合同終止后3年；3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。第十六條日常維護規(guī)范：（一）定期檢查：行政部每月對紙質(zhì)合同檔案進行一次常規(guī)檢查，檢查內(nèi)容包括檔案完整性、存儲環(huán)境、檔案標簽完整性等，發(fā)現(xiàn)檔案破損、霉變、蟲蛀等情況及時處理（如修復、熏蒸等）；每季度對電子檔案進行一次檢查，核查備份有效性、系統(tǒng)安全性、權(quán)限設(shè)置合理性等；（二）臺賬更新：行政部實時更新《合同檔案管理臺賬》，準確記錄檔案歸檔、借閱、歸還、補充、銷毀等信息，確保臺賬與實際檔案情況一致；（三）檔案遷移：因存儲場地調(diào)整、檔案柜維護等原因需要遷移合同檔案的，行政部需提前制定遷移方案，明確遷移流程、責任人員及安全措施，遷移過程中做好檔案清點、保護工作，遷移完成后及時更新檔案存放位置信息；（四）特殊維護：對于破損嚴重、難以長期保存的紙質(zhì)合同檔案，行政部需及時進行掃描、復印，將電子掃描件歸檔備份，同時對原件進行修復或特殊保管。第四章合同檔案借閱與使用規(guī)范第十七條借閱條件：公司員工因工作需要可申請借閱合同檔案，外部單位（如司法機關(guān)、監(jiān)管部門、律師事務(wù)所等）需借閱合同檔案的，需提供有效證明文件（如執(zhí)法證件、律師函、單位介紹信等），經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，在行政部專人陪同下查閱，不得擅自復制或帶走。第十八條借閱流程：（一）申請：借閱人填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、檔案編號、借閱用途、借閱期限、是否需要復制等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字確認；（二）審批：1.普通合同檔案借閱：經(jīng)承辦部門負責人及行政部負責人審批同意；2.重要合同檔案（如永久保管的合同、重大業(yè)務(wù)合同）借閱：需額外經(jīng)法務(wù)部負責人及分管副總經(jīng)理審批同意；3.外部單位借閱：按本制度第十七條規(guī)定，經(jīng)總經(jīng)理審批同意；（三）借閱：審批通過后，行政部檔案管理人員核對借閱人身份，調(diào)取相應合同檔案，與借閱人共同核對檔案完整性，明確借閱要求，辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認；（四）歸還：借閱人需在借閱期限屆滿前歸還合同檔案，歸還時行政部檔案管理人員核對檔案完整性，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)；確因工作需要延長借閱期限的，借閱人需在期限屆滿前3個工作日內(nèi)提交延期申請，經(jīng)原審批人同意后可延長，延長期限不得超過原借閱期限的一半，且累計借閱期限最長不得超過30個工作日。第十九條借閱使用規(guī)范：（一）借閱人需妥善保管借閱的合同檔案，不得涂改、勾畫、批注、損毀、丟失，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域（經(jīng)審批同意的除外）；（二）借閱檔案僅可用于申請注明的工作用途，不得用于其他目的；如需復制、摘抄檔案內(nèi)容，需在《合同檔案借閱申請表》中注明，經(jīng)審批同意后，由行政部檔案管理人員負責復制，復制件需加蓋“檔案復制專用章”，借閱人需對復制件的使用和保密負責；（三）借閱人在使用過程中發(fā)現(xiàn)合同檔案存在缺失、破損等問題，需及時向行政部反饋，不得自行處理；（四）電子合同檔案借閱需通過指定系統(tǒng)申請，經(jīng)審批同意后獲得相應訪問權(quán)限，不得擅自下載、傳播或打印，使用完畢后及時退出系統(tǒng)。第五章合同檔案銷毀規(guī)范第二十條銷毀條件：僅當合同檔案達到規(guī)定的保管期限，且經(jīng)鑒定確認無繼續(xù)保存價值、不涉及未了結(jié)的法律糾紛或經(jīng)營風險時，方可按規(guī)定流程銷毀；未達到保管期限的合同檔案，嚴禁擅自銷毀。第二十一條銷毀流程：（一）鑒定：行政部每年度對已達到保管期限的合同檔案進行梳理，形成《到期合同檔案銷毀清單》，提交法務(wù)部、相關(guān)合同承辦部門進行鑒定，確認是否符合銷毀條件；對涉及未了結(jié)事項的檔案，需延長保管期限，直至事項完結(jié)；（二）審批：《到期合同檔案銷毀清單》經(jīng)各相關(guān)部門鑒定確認后，由行政部負責人、法務(wù)部負責人、分管副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理審批同意；涉及重大合同檔案銷毀的，需經(jīng)公司董事會審批；（三）公示：審批通過后，行政部將《到期合同檔案銷毀清單》在公司內(nèi)部公示3個工作日，公示期間無異議的，方可開展銷毀工作；（四）銷毀：行政部組織專人負責銷毀工作，邀請審計部或紀檢人員全程監(jiān)督；紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，電子檔案采用徹底刪除、格式化存儲設(shè)備等方式銷毀，確保檔案信息無法恢復；（五）記錄：銷毀工作完成后，銷毀人員、監(jiān)督人員共同在《到期合同檔案銷毀清單》上簽字確認，行政部將銷毀清單及相關(guān)審批文件歸檔留存，更新《合同檔案管理臺賬》。第六章保障措施第二十二條人員保障：行政部配備專職或兼職檔案管理人員，負責合同歸檔與保管的日常工作；檔案管理人員需具備良好的責任心與保密意識，熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)范，定期參加檔案管理專業(yè)培訓，提升業(yè)務(wù)能力。第二十三條制度保障：行政部牽頭建立健全合同檔案管理配套表單體系，包括《合同歸檔申請表》《合同檔案管理臺賬》《合同檔案借閱申請表》《到期合同檔案銷毀清單》等，規(guī)范各環(huán)節(jié)操作；定期對本制度執(zhí)行情況進行評估，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展及法律法規(guī)更新，及時修訂完善本制度。第二十四條資源保障：公司為合同歸檔與保管工作提供必要的資源支持，包括檔案庫房/檔案柜、防火防潮設(shè)備、電子檔案管理系統(tǒng)、備份存儲設(shè)備、檔案裝訂材料等，確保工作正常開展；將合同檔案管理相關(guān)費用納入公司年度預算，保障資金投入。第二十五條培訓保障：人力資源部聯(lián)合行政部、法務(wù)部，每半年組織一次合同歸檔與保管專項培訓，內(nèi)容涵蓋本制度規(guī)定、歸檔標準、借閱流程、保密要求、檔案管理風險防范等，提升全員對合同檔案管理工作的重視程度與執(zhí)行能力。第二十六條保密保障：建立合同檔案保密管理制度，明確保密責任，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私、核心業(yè)務(wù)信息的合同檔案，加強權(quán)限管控與使用監(jiān)督；嚴禁任何部門或個人擅自泄露合同檔案內(nèi)容，違反保密規(guī)定的，按本制度第七章責任追究相關(guān)規(guī)定處理。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第二十七條監(jiān)督檢查機制：公司建立合同歸檔與保管工作監(jiān)督檢查機制，由行政部牽頭，聯(lián)合審計部、法務(wù)部，每季度開展一次專項檢查，每年開展一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括：歸檔資料的完整性與及時性、檔案保管的規(guī)范性與安全性、借閱使用的合規(guī)性、臺賬記錄的準確性、銷毀流程的合規(guī)性等。第二十八條問題處理：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部需及時向相關(guān)部門及責任人反饋，明確整改要求與整改時限；對整改不力或拒不整改的，按本制度責任追究相關(guān)規(guī)定處理；檢查完成后形成《合同檔案管理監(jiān)督檢查報告》，報送公司管理層，并跟蹤督促整改落實。第二十九條舉報機制：公司鼓勵員工對合同歸檔與保管過程中的違規(guī)行為（如擅自留存、復制、泄露合同檔案，未按要求歸檔、保管、銷毀合同檔案，借閱后拒不歸還或損毀、丟失合同檔案等）進行舉報，舉報渠道（如舉報郵箱、舉報電話）向全體員工公示。行政部聯(lián)合審計部對舉報信息進行調(diào)查核實，對舉報屬實的，給予舉報人500-2000元現(xiàn)金獎勵；對舉報信息嚴格保密，保護舉報人合法權(quán)益。第三十條責任追究：公司建立合同歸檔與保管工作責任追究機制，對嚴格遵守本制度、工作成效顯著的部門及個人，給予表彰獎勵（如績效加分、物質(zhì)獎勵、評優(yōu)優(yōu)先等）；對違反本制度規(guī)定，未履行或未正確履行合同歸檔與保管職責，造成合同檔案丟失、損毀、泄露或其他不良后果的部門及個人，根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重給予相應處理：（一）輕微違規(guī)：有下列情形之一的，對相關(guān)責任人給予批評教育、書面警告：1.歸檔資料提交延遲，經(jīng)提醒后及時補充的；2.借閱合同檔案后未按時歸還，但未造成不良后果的；3.臺賬記錄不規(guī)范、不完整，經(jīng)督促后及時整改的；4.違反保密規(guī)定，情節(jié)輕微未