2026年劇本殺運(yùn)營公司會議紀(jì)要撰寫與分發(fā)管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司各類會議紀(jì)要的撰寫、審核、分發(fā)、歸檔及管理工作，確保會議決策事項、待辦任務(wù)清晰可追溯，保障會議精神有效傳達(dá)、工作部署落地執(zhí)行，提高會議效率和管理水平，結(jié)合劇本殺運(yùn)營行業(yè)業(yè)務(wù)特點及公司實際經(jīng)營情況，特制定本制度。本制度旨在明確會議紀(jì)要全流程管理的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)和要求，實現(xiàn)會議紀(jì)要管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司行政管理規(guī)定、信息保密管理辦法等內(nèi)部文件制定。第三條適用范圍本制度適用于公司組織召開的各類會議，包括但不限于年度/季度/月度經(jīng)營分析會、門店運(yùn)營例會、劇本采購評審會、市場推廣協(xié)調(diào)會、員工培訓(xùn)會議、對外合作洽談會及臨時專題會議等。公司全體部門負(fù)責(zé)人、會議主持人、記錄人及相關(guān)參會人員，在參與會議紀(jì)要撰寫、審核、分發(fā)、執(zhí)行及歸檔工作時，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第四條核心原則（一）真實準(zhǔn)確原則。會議紀(jì)要需客觀、真實記錄會議內(nèi)容，完整反映會議議題、討論意見、決策事項及待辦任務(wù)，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏關(guān)鍵信息。（二）及時高效原則。會議結(jié)束后需在規(guī)定時限內(nèi)完成紀(jì)要撰寫、審核及分發(fā)工作，確保會議精神和決策事項快速傳達(dá)至相關(guān)執(zhí)行主體，保障工作及時推進(jìn)。（三）規(guī)范統(tǒng)一原則。會議紀(jì)要需遵循統(tǒng)一的撰寫格式、內(nèi)容要素和語言規(guī)范，確保表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、易于理解。（四）保密安全原則。嚴(yán)格區(qū)分會議類型（內(nèi)部會議/外部會議、公開會議/保密會議），對涉及公司商業(yè)秘密、核心經(jīng)營數(shù)據(jù)、未公開合作信息的紀(jì)要，需嚴(yán)格把控分發(fā)范圍，嚴(yán)防信息泄露。（五）閉環(huán)管理原則。明確會議紀(jì)要中待辦事項的責(zé)任主體、完成時限及驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立跟蹤督辦機(jī)制，確保各項任務(wù)落地見效并形成管理閉環(huán)。第二章管理職責(zé)分工第五條行政部歸口管理職責(zé)行政部作為會議紀(jì)要管理的歸口部門，主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃會議紀(jì)要管理工作，制定并修訂會議紀(jì)要撰寫模板、審核流程及歸檔標(biāo)準(zhǔn)，組織各部門學(xué)習(xí)本制度及相關(guān)規(guī)范；（二）負(fù)責(zé)公司級重要會議（如年度經(jīng)營分析會、核心決策會議等）的紀(jì)要撰寫、初稿審核工作，或指定專人擔(dān)任記錄人；（三）監(jiān)督檢查各部門會議紀(jì)要的撰寫質(zhì)量、審核流程執(zhí)行情況及分發(fā)、歸檔的及時性、規(guī)范性；（四）負(fù)責(zé)全公司會議紀(jì)要的集中歸檔管理，建立電子及紙質(zhì)歸檔臺賬，確保紀(jì)要資料完整、可追溯；（五）協(xié)助會議主持人開展待辦事項的跟蹤督辦工作，定期匯總?cè)蝿?wù)推進(jìn)情況并向管理層反饋；（六）受理各部門關(guān)于會議紀(jì)要撰寫、分發(fā)及管理工作的咨詢，及時解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。第六條會議主持人職責(zé)（一）負(fù)責(zé)把控會議流程，明確會議議題、討論方向及核心目標(biāo)，引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，確保會議高效推進(jìn)；（二）會議結(jié)束前，梳理會議核心結(jié)論、決策事項及待辦任務(wù)，明確各任務(wù)的責(zé)任部門/人、完成時限及驗收標(biāo)準(zhǔn)，向參會人員確認(rèn)無誤；（三）負(fù)責(zé)審核會議紀(jì)要初稿，重點核查內(nèi)容的真實性、完整性，確保決策事項、待辦任務(wù)表述清晰、責(zé)任明確，審核通過后簽字確認(rèn)；（四）負(fù)責(zé)牽頭跟蹤督辦會議紀(jì)要中涉及本領(lǐng)域的待辦事項，協(xié)調(diào)解決任務(wù)推進(jìn)過程中出現(xiàn)的問題，確保任務(wù)按時完成。第七條會議記錄人職責(zé)（一）會議前做好準(zhǔn)備工作，提前獲取會議通知、議題材料、參會人員名單等相關(guān)資料，熟悉會議背景及核心目標(biāo)；（二）會議過程中認(rèn)真做好記錄，全面、準(zhǔn)確捕捉會議關(guān)鍵信息，包括但不限于參會人員發(fā)言要點、討論分歧、達(dá)成的共識、決策事項、待辦任務(wù)等，避免遺漏重要內(nèi)容；（三）嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式和要求，在會議結(jié)束后規(guī)定時限內(nèi)完成會議紀(jì)要初稿的撰寫工作，確保語言簡潔、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確；（四）及時將紀(jì)要初稿提交會議主持人審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，形成終稿后按規(guī)定流程提交分發(fā)及歸檔；（五）協(xié)助會議主持人跟蹤待辦事項的推進(jìn)情況，及時收集反饋信息，更新任務(wù)進(jìn)展。第八條各業(yè)務(wù)及職能部門職責(zé)公司各門店運(yùn)營部、市場推廣部、劇本采購部等業(yè)務(wù)及職能部門，主要履行以下職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門組織召開的各類會議（如門店運(yùn)營例會、部門專題會議等）的紀(jì)要撰寫、審核、分發(fā)及歸檔工作，指定專人擔(dān)任會議記錄人；（二）組織本部門人員學(xué)習(xí)本制度，確保相關(guān)人員掌握會議紀(jì)要撰寫規(guī)范及流程要求；（三）嚴(yán)格按照會議紀(jì)要要求，落實本部門承擔(dān)的待辦事項，按時完成任務(wù)并及時反饋推進(jìn)情況；（四）配合行政部開展會議紀(jì)要管理的監(jiān)督檢查及歸檔工作，及時提交本部門會議紀(jì)要資料；（五）對涉及本部門業(yè)務(wù)的公司級會議紀(jì)要內(nèi)容提出審核意見，確保相關(guān)表述準(zhǔn)確、符合實際工作需求。第九條參會人員職責(zé)（一）按時參會，積極參與會議討論，清晰表達(dá)個人觀點，確保發(fā)言內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔；（二）對會議紀(jì)要中涉及本人發(fā)言要點、承擔(dān)的待辦事項等內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如存在異議需在收到紀(jì)要后規(guī)定時限內(nèi)提出；（三）嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，不得擅自將涉及公司商業(yè)秘密的會議紀(jì)要內(nèi)容泄露給無關(guān)第三方。第三章會議紀(jì)要撰寫規(guī)范第十條撰寫基本要求（一）語言風(fēng)格。采用客觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅嬲Z，避免使用口語化、模糊化表述，杜絕主觀臆斷或帶有個人情緒的描述；表述需簡潔明了，邏輯清晰，層次分明。（二）內(nèi)容真實。嚴(yán)格依據(jù)會議記錄撰寫，準(zhǔn)確反映參會人員的發(fā)言要點和會議決策結(jié)果，不得隨意增減內(nèi)容或改變原意；對討論過程中存在的分歧意見，需客觀記錄并說明最終達(dá)成的共識或未達(dá)成共識的原因。（三）重點突出。聚焦會議核心議題和決策事項，詳細(xì)記錄待辦任務(wù)的具體內(nèi)容、責(zé)任主體、完成時限及驗收標(biāo)準(zhǔn)，對無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)可適當(dāng)簡化。第十一條必備內(nèi)容要素所有會議紀(jì)要均需包含以下核心要素，確保信息完整：（一）會議基本信息。包括會議名稱、會議時間（精確到年月日時分）、會議地點（線下地址或線上會議鏈接/平臺）、主持人、記錄人、參會人員（姓名+部門+崗位）、缺席人員（姓名+部門+缺席原因）；（二）會議議題。明確會議需討論和解決的核心問題，按重要性或討論順序依次列出；（三）會議主要內(nèi)容。分點記錄各議題的討論情況、參會人員發(fā)言要點、達(dá)成的共識等；對未達(dá)成共識的議題，需注明分歧點及后續(xù)處理建議；（四）會議決策事項。清晰列出會議最終確定的各項決策，明確決策的適用范圍、執(zhí)行要求及相關(guān)說明；（五）待辦事項清單。詳細(xì)記錄會議確定的各項任務(wù)，明確任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任部門/責(zé)任人、完成時限、驗收標(biāo)準(zhǔn)及所需資源支持；（六）其他說明。包括會議材料附件清單、下次會議安排（如需要）、其他需要補(bǔ)充說明的事項；（七）簽署信息。包括會議主持人簽字、記錄人簽字及審核日期。第十二條不同類型會議紀(jì)要撰寫側(cè)重（一）經(jīng)營決策類會議（如年度/季度經(jīng)營分析會、核心決策會議）。重點記錄經(jīng)營數(shù)據(jù)復(fù)盤情況、存在的問題及原因分析、戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)整、重大項目審批、資源調(diào)配決策等核心內(nèi)容，待辦事項需明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、推進(jìn)節(jié)點及考核要求；（二）門店運(yùn)營類會議（如門店運(yùn)營例會、服務(wù)質(zhì)量提升會議）。重點記錄門店運(yùn)營數(shù)據(jù)（客流量、營業(yè)額、客戶滿意度等）、日常運(yùn)營問題（劇本庫存、員工服務(wù)、場地維護(hù)等）、解決方案及執(zhí)行要求，待辦事項需結(jié)合門店實際明確具體執(zhí)行措施和完成時限；（三）劇本采購類會議（如劇本評審會、采購洽談會）。重點記錄劇本篩選標(biāo)準(zhǔn)、候選劇本評估意見、采購方案（數(shù)量、金額、供應(yīng)商）、合作條款協(xié)商結(jié)果等，待辦事項需明確采購對接人、談判進(jìn)度及合同簽訂時限；（四）市場推廣類會議（如營銷活動策劃會、推廣效果復(fù)盤會）。重點記錄推廣方案細(xì)節(jié)、預(yù)算分配、執(zhí)行分工、效果評估指標(biāo)、問題整改措施等，待辦事項需明確各推廣環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和時間節(jié)點；（五）對外合作類會議（如合作方洽談會、項目對接會）。重點記錄合作雙方的核心訴求、合作模式協(xié)商、權(quán)利義務(wù)約定、下一步對接安排等，待辦事項需明確對接人和溝通時限，同時注意保護(hù)公司商業(yè)秘密；（六）臨時專題會議。根據(jù)會議核心議題確定撰寫側(cè)重，確保針對性解決特定問題，待辦事項明確、具體、可執(zhí)行。第十三條撰寫時限要求（一）常規(guī)會議（如門店運(yùn)營例會、部門專題會議）。會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿撰寫；（二）重要會議（如季度經(jīng)營分析會、劇本采購評審會）。會議結(jié)束后48小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿撰寫；（三）緊急會議（如突發(fā)問題處置會議）。會議結(jié)束后12小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿撰寫，確保緊急任務(wù)快速傳達(dá)執(zhí)行。第四章會議紀(jì)要審核與分發(fā)流程第十四條審核流程（一）初稿審核。記錄人完成紀(jì)要初稿后，首先提交會議主持人審核；會議主持人需在收到初稿后12小時內(nèi)完成審核，重點核查內(nèi)容真實性、完整性、待辦事項明確性，對不符合要求的初稿提出修改意見，退回記錄人完善；（二）二次審核。涉及多部門協(xié)作的會議或公司級重要會議，紀(jì)要初稿經(jīng)主持人審核通過后，需提交相關(guān)協(xié)作部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)涉及本部門的待辦事項及表述準(zhǔn)確無誤；相關(guān)部門負(fù)責(zé)人需在收到紀(jì)要后12小時內(nèi)完成審核并反饋意見；（三）終稿確認(rèn)。記錄人根據(jù)各審核環(huán)節(jié)的意見修改完善后，形成紀(jì)要終稿，再次提交會議主持人簽字確認(rèn)；公司級重要會議紀(jì)要終稿還需提交行政部備案審核，確保符合公司整體管理規(guī)范。第十五條分發(fā)范圍確定會議紀(jì)要的分發(fā)范圍根據(jù)會議類型和內(nèi)容保密級別確定，遵循“必要且最小”原則：（一）內(nèi)部公開會議（如全員培訓(xùn)會議、公司月度例會）。分發(fā)范圍為全體參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門人員；（二）內(nèi)部保密會議（如年度經(jīng)營分析會、核心決策會議）。分發(fā)范圍為公司管理層、參會人員及待辦事項責(zé)任部門/人，嚴(yán)禁向無關(guān)人員分發(fā)；（三）對外合作會議。分發(fā)范圍為參會人員、對接部門負(fù)責(zé)人及待辦事項責(zé)任人，涉及商業(yè)秘密的內(nèi)容需進(jìn)行脫敏處理后再分發(fā)；（四）臨時專題會議。分發(fā)范圍為參會人員及待辦事項相關(guān)執(zhí)行人員。第十六條分發(fā)方式與時限（一）分發(fā)方式。根據(jù)會議性質(zhì)和分發(fā)范圍選擇合適的分發(fā)方式：內(nèi)部會議紀(jì)要優(yōu)先通過企業(yè)微信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定郵箱分發(fā)；紙質(zhì)版紀(jì)要僅用于重要會議歸檔或特殊需求場景，由行政部統(tǒng)一打印分發(fā)并做好簽收記錄；對外合作會議紀(jì)要通過正式商務(wù)郵箱或合作對接渠道分發(fā)；（二）分發(fā)時限。紀(jì)要終稿確認(rèn)后，記錄人需在24小時內(nèi)完成分發(fā)工作；緊急會議紀(jì)要需在終稿確認(rèn)后6小時內(nèi)完成分發(fā)，確保任務(wù)快速落地。第十七條分發(fā)反饋要求（一）重要會議紀(jì)要分發(fā)后，記錄人需督促相關(guān)接收人在收到紀(jì)要后12小時內(nèi)確認(rèn)接收；對未及時接收的人員，需再次提醒并確認(rèn)；（二）接收人如對紀(jì)要內(nèi)容有異議，需在確認(rèn)接收后12小時內(nèi)通過正式渠道向會議主持人或記錄人提出，逾期未提出異議視為認(rèn)可紀(jì)要內(nèi)容；（三）記錄人需對分發(fā)反饋情況進(jìn)行記錄，形成分發(fā)反饋臺賬，歸檔至?xí)h紀(jì)要相關(guān)資料中。第五章會議紀(jì)要歸檔與保密管理第十八條歸檔管理要求（一）歸檔責(zé)任。行政部負(fù)責(zé)全公司會議紀(jì)要的集中歸檔管理；各部門組織召開的會議，需在紀(jì)要分發(fā)完成后3個工作日內(nèi)將終稿及相關(guān)資料（會議通知、議題材料、分發(fā)反饋臺賬等）提交行政部歸檔；（二）歸檔形式。采用電子歸檔與紙質(zhì)歸檔相結(jié)合的方式：電子歸檔需將紀(jì)要終稿及相關(guān)資料整理后存儲至公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)，按會議類型、年份進(jìn)行分類歸檔，確保檢索便捷；紙質(zhì)歸檔需將打印的紀(jì)要終稿（經(jīng)主持人、記錄人簽字確認(rèn)）及相關(guān)資料裝訂成冊，存放于行政部保密文件柜，按檔案管理要求標(biāo)注清晰；（三）歸檔時限。常規(guī)會議紀(jì)要需在分發(fā)完成后3個工作日內(nèi)完成歸檔；重要會議、緊急會議紀(jì)要需在分發(fā)完成后1個工作日內(nèi)完成歸檔；（四）歸檔期限。內(nèi)部常規(guī)會議紀(jì)要歸檔保存期限不少于3年；公司級重要會議、經(jīng)營決策會議、對外合作會議等涉及核心利益的紀(jì)要歸檔保存期限不少于10年；涉及公司重大戰(zhàn)略、法律糾紛等關(guān)鍵事項的紀(jì)要需永久歸檔。第十九條保密管理要求（一）分級管理。根據(jù)會議內(nèi)容保密級別，將會議紀(jì)要分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別：絕密級（如公司核心戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、核心商業(yè)秘密）、機(jī)密級（如年度經(jīng)營數(shù)據(jù)、重要合作協(xié)議細(xì)節(jié)）、秘密級（如日常運(yùn)營例會、普通培訓(xùn)會議）；不同級別紀(jì)要需在首頁明確標(biāo)注，執(zhí)行不同的保密管理措施；（二）訪問權(quán)限。電子歸檔紀(jì)要需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看對應(yīng)級別紀(jì)要；紙質(zhì)版紀(jì)要借閱需履行借閱審批手續(xù)，明確借閱期限和用途，借閱人需簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、摘抄或帶出公司；（三）信息保護(hù)。所有接觸會議紀(jì)要的人員均需嚴(yán)格遵守公司信息保密規(guī)定，不得擅自將紀(jì)要內(nèi)容泄露給無關(guān)第三方；嚴(yán)禁通過非公司指定的渠道傳輸、存儲保密級別較高的會議紀(jì)要；（四）過期處理。超過歸檔期限的會議紀(jì)要，需由行政部提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層審批同意后，按檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀；銷毀過程需有專人監(jiān)督，確保信息徹底銷毀，不泄露，同時做好銷毀記錄。第六章待辦事項跟蹤督辦與考核第二十條跟蹤督辦機(jī)制（一）責(zé)任分工。會議主持人是待辦事項跟蹤督辦的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)相關(guān)任務(wù)落地；各責(zé)任部門/人需主動推進(jìn)承擔(dān)的待辦事項，及時向會議主持人反饋進(jìn)展情況；行政部負(fù)責(zé)協(xié)助跟蹤公司級重要會議待辦事項，定期匯總進(jìn)展情況；（二）跟蹤方式。采用定期核查與動態(tài)反饋相結(jié)合的方式：常規(guī)待辦事項由會議主持人每周核查一次進(jìn)展情況；重要待辦事項需建立專項跟蹤臺賬，由行政部協(xié)助每日跟進(jìn)；任務(wù)推進(jìn)過程中出現(xiàn)問題的，需及時組織相關(guān)人員協(xié)調(diào)解決；（三）進(jìn)展反饋。責(zé)任部門/人需在待辦事項完成后24小時內(nèi)，向會議主持人提交完成情況說明及相關(guān)佐證材料；未按時完成的，需提前12小時說明原因并申請延期，經(jīng)會議主持人審批同意后調(diào)整完成時限，同時明確延期后的推進(jìn)措施。第二十一條考核獎懲規(guī)定（一）獎勵情形。對嚴(yán)格遵守本制度，會議紀(jì)要撰寫及時、準(zhǔn)確、規(guī)范，待辦事項跟蹤督辦到位、任務(wù)完成質(zhì)量高的部門及個人，公司在年度績效考核中給予加分獎勵，或評選為“會議管理先進(jìn)部門/個人”并給予物質(zhì)獎勵；（二）處罰情形。對違反本制度規(guī)定的部門及個人，按以下情形進(jìn)行處理：1.會議紀(jì)要撰寫不及時、內(nèi)容不完整、表述不準(zhǔn)確，導(dǎo)致工作推進(jìn)受阻的，給予記錄人及