PAGE醫(yī)院會務制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強醫(yī)院會務管理，規(guī)范會議組織、召開、記錄及后續(xù)跟進等流程，提高會議效率和質(zhì)量，確保醫(yī)院各項工作決策的有效傳達與執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)部各類會議，包括但不限于院務會、科室例會、學術研討會、業(yè)務培訓會、工作協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.精簡高效原則嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義，確保會議能夠切實解決問題、推動工作。2.規(guī)范有序原則明確會議組織、參與各方的職責和流程，確保會議按照規(guī)定的程序和要求進行，保證會議的規(guī)范化和標準化。3.務實創(chuàng)新原則會議內(nèi)容應緊密圍繞醫(yī)院實際工作，注重務實性，同時鼓勵在會議形式、溝通方式等方面進行創(chuàng)新，以提高會議效果。二、會議分類與組織（一）院務會1.會議性質(zhì)與目的院務會是醫(yī)院最高管理層研究決策醫(yī)院重大事項、部署重要工作的會議。旨在傳達上級指示精神，審議醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、重大項目安排、財務預決算等重要事項，協(xié)調(diào)各部門工作，確保醫(yī)院整體工作的順利推進。2.參會人員醫(yī)院領導班子成員、各職能部門負責人。根據(jù)會議議題需要，可邀請相關科室負責人或?qū)＜伊邢?.會議組織會議由院長或院長委托的副院長主持。會議議題由院長辦公室收集整理，經(jīng)院長審定后確定。議題應明確、具體，具有針對性和決策價值。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會要求等。會議秘書由院長辦公室指定專人擔任，負責會議記錄、資料整理、會議紀要撰寫等工作。（二）科室例會1.會議性質(zhì)與目的科室例會是各科室定期召開的工作會議，旨在總結(jié)本科室階段性工作，分析存在的問題，部署下一階段工作任務，加強科室內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高科室工作效率和質(zhì)量。各科室主任或護士長主持。本科室全體工作人員。會議由科室主任或護士長根據(jù)科室工作安排確定會議時間，原則上每周[X]召開一次，特殊情況可臨時調(diào)整。會議通知由科室內(nèi)部傳達，可采用科室微信群、科室公告欄等方式發(fā)布。會議記錄可由科室指定專人負責，也可由參會人員輪流記錄，記錄內(nèi)容應簡潔明了，重點記錄工作進展、問題及解決措施、下一步工作計劃等。（三）學術研討會1.會議性質(zhì)與目的學術研討會是醫(yī)院為促進學術交流、推動學科發(fā)展而舉辦的會議。旨在邀請國內(nèi)外知名專家學者分享學術前沿成果，組織醫(yī)院內(nèi)部專業(yè)人員進行學術交流與討論，提高醫(yī)院整體學術水平和業(yè)務能力。2.參會人員醫(yī)院相關學科專業(yè)人員、邀請的外部專家學者、研究生等。根據(jù)會議規(guī)模和議題，確定參會范圍。3.會議組織會議由醫(yī)院學術委員會或相關學科帶頭人發(fā)起并組織。會議籌備組負責會議的整體策劃、專家邀請、會議資料準備、場地安排、會議宣傳等工作。會議通知應提前[X]周發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程安排、專家簡介及參會要求等。會議期間應安排專人負責會議記錄，記錄專家發(fā)言要點、學術觀點及討論情況等，會后整理形成學術研討會紀要。（四）業(yè)務培訓會1.會議性質(zhì)與目的業(yè)務培訓會是醫(yī)院為提升員工業(yè)務技能和綜合素質(zhì)而開展的培訓活動。通過邀請專家授課、內(nèi)部經(jīng)驗分享、案例分析等方式，使員工掌握新知識、新技能，提高工作能力和服務水平。2.參會人員根據(jù)培訓內(nèi)容確定相關科室或崗位的工作人員。3.會議組織會議由醫(yī)院人力資源部門或相關業(yè)務科室負責組織。培訓前應進行充分的需求調(diào)研，根據(jù)員工實際需求制定培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、方式、時間安排等。培訓師資可邀請醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務骨干、外部專家或培訓機構(gòu)專業(yè)人員擔任。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括培訓主題、時間、地點、培訓內(nèi)容簡介、培訓師資介紹及參會要求等。培訓過程中應做好考勤記錄，安排專人負責培訓資料收集、整理，培訓結(jié)束后可組織考試或撰寫培訓心得，以檢驗培訓效果。（五）工作協(xié)調(diào)會1.會議性質(zhì)與目的工作協(xié)調(diào)會是為解決醫(yī)院工作中涉及多個部門的交叉問題、協(xié)調(diào)部門間工作關系而召開的會議。旨在加強部門間溝通與協(xié)作，明確工作責任，共同推進工作任務的順利完成。2.參會人員涉及相關工作的部門負責人及工作人員。根據(jù)會議議題需要，可邀請分管領導參加。3.會議組織會議由院長辦公室或相關牽頭部門負責組織。會議議題由相關部門提出，經(jīng)院長辦公室匯總整理后，報分管領導審定。議題應聚焦工作中的難點、痛點問題，明確協(xié)調(diào)事項和目標。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會要求等。會議秘書負責會議記錄，記錄會議討論情況、達成的共識及下一步工作安排等，會后形成工作協(xié)調(diào)會紀要，明確責任部門和完成時限，跟蹤落實。三、會議準備（一）議題確定1.各部門應根據(jù)醫(yī)院工作重點、科室實際需求及業(yè)務發(fā)展需要，提前梳理工作中需要研究討論、決策部署的事項，形成會議議題。2.議題應具有明確的主題和核心內(nèi)容，避免過于寬泛或模糊。對于重大議題，應進行充分的前期調(diào)研和論證，提供相關背景資料和分析數(shù)據(jù)。3.議題提交應遵循層級管理原則，一般先由科室內(nèi)部討論后報分管領導審核，再由分管領導提交至院長辦公室匯總。院長辦公室對議題進行整理、篩選，報院長審定。（二）會議通知1.會議通知應準確、清晰地傳達會議基本信息，包括會議名稱、時間、地點、議題、參會人員范圍、會議要求等。2.通知方式可根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍選擇合適的渠道，如醫(yī)院內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、微信群、紙質(zhì)通知等。重要會議應提前[X]個工作日發(fā)送通知，確保參會人員有足夠的時間準備。3.對于涉及臨時調(diào)整會議時間、地點或議題等變更情況，應及時以最快方式通知到所有參會人員，并說明變更原因。（三）資料準備1.根據(jù)會議議題，準備相關的會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、政策文件、學術資料等。資料應內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰，能夠支持會議討論和決策。2.會議資料應提前發(fā)放給參會人員，以便其提前熟悉內(nèi)容，做好發(fā)言準備。對于重要會議資料，應要求參會人員提前進行閱讀和思考，并提交書面意見或建議。3.會議資料的格式應規(guī)范統(tǒng)一，便于整理和存檔。資料整理人員應確保資料的完整性和準確性，對資料進行編號、裝訂，以便查閱。（四）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。場地應具備良好的通風、采光條件，音響、投影等設備齊全，能夠滿足會議的視聽需求。2.提前檢查會議場地的設施設備是否正常運行，如桌椅擺放是否整齊、麥克風是否靈敏、投影儀是否清晰等。如有問題，應及時聯(lián)系相關部門進行維修和調(diào)試。3.根據(jù)會議需要，合理安排座位布局，確保參會人員能夠方便地進出和交流。對于大型會議，應設置簽到臺、指示牌等，引導參會人員有序入場。（五）人員安排1.明確會議主持人、記錄人、發(fā)言人等相關人員職責。主持人應具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力，能夠掌控會議節(jié)奏，引導會議討論方向。2.記錄人應認真負責，準確記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論情況及形成的決議等。記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄，記錄內(nèi)容應及時整理，形成會議紀要。3.發(fā)言人應提前準備好發(fā)言內(nèi)容，確保發(fā)言主題明確、觀點清晰、論據(jù)充分。在發(fā)言過程中，應注意語言表達和時間控制，避免冗長和無關內(nèi)容。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應按照會議通知要求，提前到達會議場地進行簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式。2.會議工作人員應在簽到時核對參會人員身份，確保參會人員符合會議要求。對于未按時簽到或無故缺席的人員，應及時記錄并向會議組織者報告。（二）會議開場1.會議主持人應準時宣布會議開始，介紹會議目的、議程安排及參會人員。2.主持人簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，對執(zhí)行效果較好的部門或個人進行表揚，對存在的問題進行分析和總結(jié)。（三）會議討論1.按照會議議程，依次進行議題討論。發(fā)言人應圍繞議題進行發(fā)言，闡述觀點、提出建議和解決方案。發(fā)言應簡潔明了，突出重點，避免長篇大論。2.參會人員應認真傾聽發(fā)言人發(fā)言，積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見和看法。討論過程中應尊重他人觀點，避免出現(xiàn)爭吵或人身攻擊等不當行為。3.主持人應引導會議討論方向，把握討論節(jié)奏，對討論過程中出現(xiàn)的分歧和爭議進行協(xié)調(diào)和引導，確保討論能夠圍繞議題核心，達成共識。（四）會議記錄1.會議記錄人應認真記錄會議討論內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論過程、形成的決議等。記錄應客觀、準確、完整，不得遺漏重要信息。2.記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄，記錄過程中應注意字跡清晰、語言規(guī)范。對于重要決議和關鍵數(shù)據(jù)，應進行重點標注。3.會議記錄應在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要初稿。會議紀要應條理清晰、邏輯連貫，準確反映會議討論結(jié)果和決策事項。（五）會議總結(jié)1.會議討論結(jié)束后，主持人應對會議進行總結(jié)，概括會議討論的主要內(nèi)容和成果，明確下一步工作任務和責任分工。2.主持人對會議紀律和參會人員的表現(xiàn)進行簡要評價，對積極參與討論、提出建設性意見的人員進行表揚，對違反會議紀律的行為提出批評。3.主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離場。五、會議紀要與決議執(zhí)行（一）會議紀要撰寫1.會議紀要由會議記錄人負責撰寫初稿，經(jīng)主持人審核后，報會議組織者審定。2.會議紀要應包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議討論內(nèi)容及決議事項、下一步工作安排及責任分工等內(nèi)容。3.會議紀要應語言簡潔、表述準確，避免使用模糊或歧義性語言。對于決議事項，應明確責任部門、完成時間節(jié)點和具體要求。4.會議紀要應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成撰寫，并以正式文件形式發(fā)送至參會人員及相關部門。（二）決議執(zhí)行跟蹤1.各部門應按照會議紀要明確的責任分工和工作要求，認真落實決議事項。部門負責人作為決議執(zhí)行的第一責任人，應加強對決議執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查。2.決議執(zhí)行過程中，如遇問題或困難，應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案。對于需要調(diào)整決議內(nèi)容或延長完成時間的情況，應按照規(guī)定程序進行申請和審批。3.醫(yī)院辦公室負責對決議執(zhí)行情況進行跟蹤和督促檢查，定期收集各部門決議執(zhí)行進展情況，形成決議執(zhí)行情況報告，報醫(yī)院領導審閱。4.對于決議執(zhí)行不力的部門或個人，醫(yī)院將視情節(jié)輕重進行通報批評，并責令限期整改。整改仍不到位的，將按照醫(yī)院相關規(guī)定進行問責。六、會議檔案管理（一）檔案收集1.會議結(jié)束后，會議組織者應及時收集與會議相關的各類資料，包括會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要、決議執(zhí)行情況報告等。2.會議資料收集應確保完整性，不得遺漏重要文件和資料。對于電子資料，應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案整理1.對收集到的會議檔案進行分類整理，按照會議類型、時間順序等進行編號和歸檔。2.檔案整理應遵循便于查閱和保管的原則，對文件資料進行分類裝訂、編目索引，建立清晰的檔案目錄。（三）檔案保管1.設立專門的會議檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案的安全存放。2.會議檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管，重要會議檔案應長期保存。檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱利用1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱會議檔案的