PAGE規(guī)范會議費開支報銷制度一、總則（一）目的為加強公司會議費管理，規(guī)范會議費開支報銷行為，提高資金使用效益，確保會議活動的順利開展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織召開的各類會議，包括但不限于工作會議、業(yè)務研討會、培訓會議等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：會議費開支報銷必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保各項費用支出合法合規(guī)。2.真實性原則：報銷的會議費應真實發(fā)生，提供的票據(jù)、資料等應真實有效，不得虛報、冒領。3.合理性原則：會議費開支應根據(jù)會議實際需要合理安排，杜絕鋪張浪費，提高資金使用效益。4.預算控制原則：會議費應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算執(zhí)行，確保費用支出不超預算。二、會議費開支范圍及標準（一）開支范圍1.會議場地租賃費用：包括會議室、培訓場地等的租賃費用。2.會議設備租賃費用：如投影儀、音響設備、電腦等的租賃費用。3.會議資料印刷費用：如會議文件、資料、講義等的印刷費用。4.參會人員交通費用：參會人員因參加會議發(fā)生的市內(nèi)交通、長途交通等費用。5.參會人員住宿費用：參會人員因參加會議需要住宿的，按照規(guī)定標準報銷的住宿費用。6.餐飲費用：會議期間的工作餐、茶歇等費用。7.其他費用：與會議相關的其他必要費用，如會議禮品、專家講課費等。（二）開支標準1.會議場地租賃費用：根據(jù)會議規(guī)模和實際需要，按照市場價格合理確定租賃費用標準。2.會議設備租賃費用：根據(jù)設備類型和租賃時長，參照市場價格制定租賃費用標準。3.會議資料印刷費用：根據(jù)印刷數(shù)量、紙張規(guī)格、印刷工藝等因素，合理確定印刷費用標準。4.參會人員交通費用：市內(nèi)交通費用按照實際發(fā)生金額報銷；長途交通費用按照公司差旅費管理規(guī)定執(zhí)行。5.參會人員住宿費用：根據(jù)會議地點和參會人員級別，按照公司差旅費管理規(guī)定的住宿標準報銷。6.餐飲費用：工作餐、茶歇等費用標準應合理控制，不得超標準安排。7.其他費用：會議禮品、專家講課費等應根據(jù)實際情況合理確定費用標準，并按照相關規(guī)定執(zhí)行。三、會議費報銷流程（一）會議申請1.各部門組織召開會議前，應填寫《會議申請表》，詳細說明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、費用預算等信息。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。（二）會議籌備1.會議申請獲批后，由會議組織部門負責會議的籌備工作，按照預算合理安排各項費用支出。2.會議組織部門應與相關供應商簽訂合同或協(xié)議，明確服務內(nèi)容、費用標準、支付方式等條款，并嚴格按照合同執(zhí)行。（三）費用報銷1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議費報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、會議通知、參會人員簽到表等。2.費用報銷憑證應真實、完整、合法，符合公司財務報銷制度的要求。3.會議組織部門填寫《會議費報銷單》，并附上相關報銷憑證，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務部門審核。4.財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回。5.財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。6.公司分管領導審批通過后，財務部門按照公司財務報銷流程進行報銷支付。四、會議費報銷審核要點（一）報銷憑證審核1.發(fā)票應真實有效，發(fā)票內(nèi)容應與會議內(nèi)容相符，發(fā)票開具日期應在會議期間內(nèi)。2.收據(jù)應加蓋收款單位公章，收據(jù)內(nèi)容應清晰、準確。3.合同協(xié)議應明確服務內(nèi)容、費用標準、支付方式等條款，合同協(xié)議簽訂日期應在會議籌備前。4.會議通知應明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等信息，會議通知發(fā)出日期應在會議召開前。5.參會人員簽到表應真實、完整，簽到表上的參會人員姓名、部門、職務等信息應與會議通知一致。（二）費用標準審核1.會議費開支應符合本制度規(guī)定的開支范圍和標準，不得超標準報銷。2.審核會議場地租賃費用、會議設備租賃費用、會議資料印刷費用等是否合理，是否與市場價格相符。3.審核參會人員交通費用、住宿費用是否按照公司差旅費管理規(guī)定執(zhí)行，是否超標準報銷。4.審核餐飲費用是否合理控制，是否存在超標準安排工作餐、茶歇等情況。5.審核其他費用是否符合實際情況，是否按照相關規(guī)定執(zhí)行。（三）審批流程審核1.審核《會議申請表》是否經(jīng)部門負責人審核簽字、公司分管領導審批。2.審核《會議費報銷單》是否經(jīng)部門負責人審核簽字、財務部門審核、公司分管領導審批。3.審核審批流程是否符合公司規(guī)定，審批意見是否明確。五、會議費監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對會議費開支情況進行檢查，核實報銷憑證的真實性、合法性、完整性，檢查費用標準是否符合規(guī)定，審批流程是否合規(guī)。2.公司審計部門應不定期對會議費開支情況進行審計，重點檢查會議費的使用效益、是否存在違規(guī)違紀行為等。（二）外部監(jiān)督1.公司應接受財政、審計、稅務等部門的監(jiān)督檢查，如實提供會議費開支情況及相關資料。2.對于財政、審計、稅務等部門提出的問題，公司應及時整改，確保會議費開支合法合規(guī)。六、違規(guī)處理（一）對違規(guī)報銷會議費的處理1.對于虛報、冒領會議費的行為，一經(jīng)查實，追回違規(guī)報銷的費用，并按照公司規(guī)定給予相關責任人相應的紀律處分。2.對于超標準報銷會議費的行為，責令相關責任人退還超標準報銷的費用，并對相關責任人進行批評教育。（二）對違規(guī)組織會議的處理1.對于未經(jīng)批準擅自組織會議的行為，責令會議組織部門立即停止會議，并對