PAGE事業(yè)單位文檔規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位全體工作人員及涉及本單位文檔處理的相關(guān)外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)各類(lèi)文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，避免分散、混亂。3.全程管控原則：從文檔的形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)到銷(xiāo)毀，進(jìn)行全過(guò)程的有效控制。4.安全保密原則：保障文檔信息的安全，防止泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及機(jī)密的文檔嚴(yán)格保密。二、文檔分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.行政公文類(lèi)：包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、本單位向上級(jí)的請(qǐng)示報(bào)告、內(nèi)部行政事務(wù)的通知、通報(bào)、決定等。2.業(yè)務(wù)文檔類(lèi)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)文檔、人事業(yè)務(wù)文檔、項(xiàng)目業(yè)務(wù)文檔等。3.會(huì)議文檔類(lèi)：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.合同協(xié)議類(lèi)：?jiǎn)挝粚?duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議。5.技術(shù)資料類(lèi)：科研報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙等。6.檔案資料類(lèi)：歷史檔案、重要資料的歸檔保存。（二）編號(hào)為便于文檔的識(shí)別、查詢(xún)和管理，對(duì)每類(lèi)文檔進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)的形式。例如，2023XZ001，表示2023年行政公文類(lèi)第1號(hào)文件。2.類(lèi)別代碼根據(jù)上述分類(lèi)設(shè)定，如XZ代表行政公文類(lèi)，YW代表業(yè)務(wù)文檔類(lèi)等。三、文檔形成與收集（一）起草1.文檔起草應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范。2.涉及重要事項(xiàng)、政策制定等文檔，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研、論證，確保其科學(xué)性和可行性。3.起草人應(yīng)注明文檔的標(biāo)題、主題、起草日期、起草部門(mén)及起草人姓名。（二）審核1.初稿完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與相關(guān)政策法規(guī)的一致性。2.涉及多部門(mén)協(xié)作的文檔，需組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，共同把關(guān)。3.審核通過(guò)后，審核人應(yīng)簽署審核意見(jiàn)及姓名、日期。（三）簽發(fā)1.根據(jù)文檔的性質(zhì)和審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.重要文檔需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般文檔可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文檔，簽署明確的意見(jiàn)、姓名及日期。（四）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集工作，確保各類(lèi)文檔及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。3.收集過(guò)程中要注意核對(duì)文檔的完整性，如有缺失應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)齊。四、文檔流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.文檔在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的辦公系統(tǒng)或指定的流轉(zhuǎn)渠道進(jìn)行，確保流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。2.明確文檔流轉(zhuǎn)的流程和責(zé)任部門(mén)，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)處理流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的文檔，并反饋處理結(jié)果。3.對(duì)于緊急文檔，應(yīng)優(yōu)先處理，確保不影響工作的正常開(kāi)展。（二）外部傳遞1.涉及對(duì)外發(fā)送文檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審核，確保不泄露單位機(jī)密信息。2.重要文檔應(yīng)通過(guò)掛號(hào)信、特快專(zhuān)遞等方式發(fā)送，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。3.與合作單位進(jìn)行文檔傳遞時(shí)，應(yīng)簽訂相關(guān)的保密協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。五、文檔存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.建立電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)各類(lèi)文檔進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保電子文檔的安全性和可訪(fǎng)問(wèn)性。2.同時(shí)，對(duì)于重要的紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列。（二）保管要求1.電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的環(huán)境中，避免文檔受損。3.建立文檔保管期限制度，根據(jù)文檔性質(zhì)和重要程度確定不同的保管期限，到期后按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）查閱與借閱1.內(nèi)部人員查閱文檔應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出文檔。2.因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文檔，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.涉及機(jī)密的文檔，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)保密部門(mén)審批后方可進(jìn)行。六,文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、單位商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息的文檔屬于保密范疇。2.具體包括但不限于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事檔案、技術(shù)秘密、未公開(kāi)的政策文件等。（二）保密措施1.對(duì)保密文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級(jí)。2.限制保密文檔的接觸人員，僅允許經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)。3.在文檔存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中，采取加密等安全技術(shù)手段，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、文檔整理與歸檔（一）整理1.每年定期對(duì)各類(lèi)文檔進(jìn)行整理，按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行重新梳理。2.檢查文檔的完整性，對(duì)破損、缺失的文檔進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.清理無(wú)效或過(guò)期的文檔，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）歸檔1.整理后的文檔應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保歸檔文檔的質(zhì)量。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，便于查詢(xún)和檢索。3.將歸檔文檔移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中保管，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。八、文檔銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)留存價(jià)值的文檔。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)的無(wú)效文檔、重復(fù)文檔等。（二）銷(xiāo)毀程序1.由文檔管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，注明文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，參與銷(xiāo)毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及機(jī)密的文檔，應(yīng)采用安