PAGE加密文件管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司加密文件的管理，確保公司信息資產(chǎn)的安全與保密，防止文件信息的非法獲取、篡改或泄露，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及加密文件的創(chuàng)建、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員和部門。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保加密文件管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：采取有效措施，確保加密文件在各個環(huán)節(jié)的保密性，防止信息泄露。3.完整性原則：保障加密文件的完整性，防止文件被非法篡改。4.可控性原則：對加密文件的整個生命周期進行有效控制，確保文件的安全使用和妥善處理。二、加密文件的分類與分級（一）分類1.商業(yè)機密文件：包含公司的業(yè)務戰(zhàn)略、市場計劃、客戶信息、合作伙伴資料等，此類文件一旦泄露可能對公司的商業(yè)利益造成重大損害。2.技術(shù)機密文件：涉及公司的技術(shù)研發(fā)成果、技術(shù)方案、算法、代碼等，是公司核心競爭力的重要體現(xiàn)，需要嚴格保密。3.財務機密文件：涵蓋公司的財務報表、預算計劃、資金流動信息等，關(guān)系到公司的財務安全和穩(wěn)定。4.其他機密文件：根據(jù)公司實際情況確定的其他需要加密保護的文件，如內(nèi)部規(guī)章制度、人事檔案等。（二）分級根據(jù)文件的敏感程度和重要性，將加密文件分為三個級別：1.絕密級：最為敏感和重要的文件，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失，如公司核心技術(shù)的關(guān)鍵算法、重大商業(yè)決策文件等。2.機密級：重要性較高的文件，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大負面影響，如主要客戶的詳細信息、重要業(yè)務合同等。3.秘密級：具有一定敏感性的文件，泄露可能給公司帶來一定風險，如一般的市場調(diào)研報告、內(nèi)部工作流程文檔等。三、加密文件的創(chuàng)建與存儲（一）創(chuàng)建1.文件創(chuàng)建人員應根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，準確判斷文件是否需要加密以及加密的級別。2.對于需要加密的文件，創(chuàng)建人員應使用公司指定的加密軟件或工具進行加密操作，并確保加密過程的準確性和完整性。3.在加密文件時，應按照規(guī)定填寫文件的密級、名稱、創(chuàng)建時間、有效期等相關(guān)信息，以便后續(xù)管理。（二）存儲1.加密文件應存儲在公司指定的加密存儲設備或存儲區(qū)域內(nèi)，如加密硬盤、加密服務器空間等。2.存儲設備應進行物理保護，設置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸。3.定期對存儲的加密文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的異地位置，以防止因本地災難導致數(shù)據(jù)丟失。4.建立存儲設備的使用記錄和維護日志，記錄設備的使用情況、維護時間、維護內(nèi)容等信息。四、加密文件的傳輸（一）內(nèi)部傳輸1.在公司內(nèi)部網(wǎng)絡傳輸加密文件時，應使用公司指定的安全傳輸渠道，如加密郵件系統(tǒng)、內(nèi)部加密共享平臺等。2.傳輸過程中，文件應保持加密狀態(tài)，接收方應在確認文件來源合法且自身具備相應權(quán)限后，方可進行解密操作。3.對于跨部門或跨區(qū)域的加密文件傳輸，應提前通知相關(guān)人員，并確保傳輸過程的安全性和可追溯性。（二）外部傳輸1.若需向公司外部傳輸加密文件，必須經(jīng)過嚴格審批流程，明確傳輸?shù)哪康?、接收方的身份和?quán)限等信息。2.應采用安全可靠的加密傳輸方式，如加密USB存儲設備、加密云盤共享鏈接等，并確保接收方具備相應的解密能力和安全環(huán)境。3.在傳輸前，應對接收方的安全狀況進行評估，必要時提供安全指導和培訓，確保文件傳輸后的安全性。五、加密文件的使用（一）權(quán)限管理1.根據(jù)文件的密級和工作需要，為不同人員分配相應的加密文件訪問權(quán)限。權(quán)限分為只讀、可編輯、可共享等不同級別。2.定期對人員的權(quán)限進行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責相符，避免權(quán)限濫用。3.對于涉及多個部門或項目的加密文件，應建立共享權(quán)限機制，明確共享范圍和共享期限，確保文件的合理使用。（二）使用規(guī)范1.使用加密文件的人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.在使用加密文件過程中，如需對文件進行編輯或處理，應在安全的工作環(huán)境下進行，并確保操作過程的合規(guī)性。3.使用完畢后，應及時關(guān)閉加密文件，防止文件在未授權(quán)情況下被打開。六、加密文件的共享（一）共享審批1.當需要共享加密文件時，必須填寫共享審批表，詳細說明共享的目的、接收方信息、共享期限等內(nèi)容。2.共享審批表應提交給文件的上級主管或相關(guān)部門負責人進行審批，審批通過后方可進行共享操作。3.對于涉及重要機密的文件共享，應經(jīng)過更高級別的審批流程，確保共享行為的必要性和安全性。（二）共享方式與安全措施1.根據(jù)共享需求和接收方的情況，選擇合適的共享方式，如加密郵件附件、加密共享文件夾鏈接等。2.在共享加密文件時，應告知接收方文件的密級和使用要求，并提醒其遵守公司的保密規(guī)定。3.對共享文件的訪問權(quán)限進行嚴格設置，確保接收方只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用文件，避免文件被非法傳播。七、加密文件的銷毀（一）銷毀時機1.加密文件在達到有效期、已不再需要或已失去保密價值時，應及時進行銷毀。2.對于涉及公司重大決策、項目結(jié)束后的相關(guān)加密文件，應在項目驗收或決策執(zhí)行完畢后，按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀方式1.采用安全可靠的銷毀方式，如物理粉碎、數(shù)據(jù)擦除等，確保文件內(nèi)容無法恢復。2.對于存儲在電子設備上的加密文件，應使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。3.在銷毀加密文件時，應填寫銷毀記錄，詳細記錄銷毀的文件名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的保密管理部門或崗位，負責對加密文件管理規(guī)范制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門的加密文件管理工作進行抽查，檢查文件的加密、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）違規(guī)處理1.對于違反加密文件管理規(guī)范制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違規(guī)行為導致公司信息泄露或造成經(jīng)濟損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。3.對及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為，避免公司信息安全事故發(fā)生的人員，給予適當?shù)莫剟詈捅碚?。九、培訓與教育（一）培訓計劃1.制定加密文件管理培訓計劃，定期組織公司員工參加培訓，提高員工對加密文件管理重要性的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括加密文件的分類分級、加密軟件的使用、文件傳輸與共享的安全措施、保密意識等方面。（二）教育宣傳1.通過內(nèi)部宣傳渠道，如公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等，加強對加密文件管理規(guī)范制度的宣傳教育，營造良好