PAGE公務(wù)員文件規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公務(wù)員文件管理，確保文件處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率，保證文件質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體公務(wù)員在文件起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)和政策要求，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件處理應(yīng)及時、迅速，確保工作的時效性，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件信息安全，防止文件泄露。4.精簡實用原則：文件應(yīng)精簡扼要，突出重點，注重實效，避免冗長繁瑣。二、文件起草（一）職責(zé)分工1.根據(jù)工作需要，明確各部門在文件起草方面的職責(zé)。一般來說，涉及全局性工作、綜合性政策等文件由辦公室牽頭起草；涉及業(yè)務(wù)部門具體工作的文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。2.起草人員應(yīng)熟悉相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和綜合分析能力。（二）起草要求1.深入調(diào)研：起草前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，了解實際情況，掌握第一手資料，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。2.主題明確：文件應(yīng)圍繞一個中心主題展開，避免內(nèi)容分散、條理不清。3.結(jié)構(gòu)合理：一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等部分。結(jié)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，層次應(yīng)分明。4.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點符號和計量單位，語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免使用生僻字、模糊不清的語言和口語化表述。（三）起草流程1.明確任務(wù)：接到文件起草任務(wù)后，起草人員應(yīng)與相關(guān)部門或人員溝通，了解文件的背景、目的、要求等。2.擬定提綱：根據(jù)文件主題和要求，擬定文件提綱，確定文件的結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容。3.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行初稿撰寫，注重內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，同時注意語言的規(guī)范性和邏輯性。4.征求意見：初稿完成后，應(yīng)征求相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)和專家的意見，對意見進(jìn)行認(rèn)真梳理和分析，合理吸收采納，對文件進(jìn)行修改完善。三、文件審核（一）審核職責(zé)1.初審：由起草部門負(fù)責(zé)人對初稿進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)要求、是否與本單位實際情況相符、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確規(guī)范等。2.復(fù)審：辦公室對經(jīng)過初審的文件進(jìn)行復(fù)審，主要審核文件格式是否規(guī)范、發(fā)文程序是否合規(guī)、是否需要會簽等。3.終審：由單位領(lǐng)導(dǎo)對文件進(jìn)行終審，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性、涉及范圍等因素，對文件進(jìn)行全面審核，做出最終審批決定。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否存在違法違規(guī)條款。2.合理性審核：文件提出的措施和要求是否合理可行，是否符合本單位實際情況和工作需要。3.規(guī)范性審核：文件格式是否符合規(guī)定，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確規(guī)范，標(biāo)點符號、計量單位等是否正確使用。4.協(xié)調(diào)性審核：文件是否與其他相關(guān)文件相協(xié)調(diào)，是否存在矛盾或沖突之處。（三）審核流程1.初審：起草部門負(fù)責(zé)人在收到初稿后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成初審，并提出初審意見。2.復(fù)審：辦公室收到初審后的文件后，對初審意見進(jìn)行審核，并提出復(fù)審意見。復(fù)審意見應(yīng)明確文件是否需要修改、修改的內(nèi)容及理由等。3.終審：單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)復(fù)審意見，對文件進(jìn)行終審。如領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)文，應(yīng)簽署審批意見；如領(lǐng)導(dǎo)不同意發(fā)文，應(yīng)說明理由，由起草部門重新修改完善。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.編號登記：對審核通過的文件進(jìn)行編號登記，建立文件印發(fā)臺賬，記錄文件的編號、名稱、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等信息。2.排版校對：按照規(guī)定的格式要求對文件進(jìn)行排版，確保格式規(guī)范、美觀。排版完成后，進(jìn)行認(rèn)真校對，避免出現(xiàn)錯別字、排版錯誤等問題。3.蓋章裝訂：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，在文件上加蓋單位印章。對文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（二）印發(fā)范圍1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件的印發(fā)范圍。印發(fā)范圍一般包括主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等。2.主送機(jī)關(guān)應(yīng)是文件的主要受理機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)是與文件內(nèi)容相關(guān)的其他機(jī)關(guān)或部門。（三）印發(fā)方式1.紙質(zhì)印發(fā)：對于需要紙質(zhì)文件的，應(yīng)按照印發(fā)范圍進(jìn)行打印、蓋章、裝訂，然后分發(fā)到各主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。2.電子印發(fā)：對于一些不需要紙質(zhì)文件的通知、通報等，可以通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子印發(fā)。電子印發(fā)的文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，同時應(yīng)做好電子文件的備份和管理工作。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.本單位形成的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等，均應(yīng)歸檔。2.歸檔文件應(yīng)具有保存價值，能夠反映本單位的工作歷史和業(yè)務(wù)活動情況。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件條理清晰、便于查找。2.編號編目：對歸檔文件進(jìn)行編號編目，建立歸檔文件目錄，記錄文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.裝訂編頁：對歸檔文件進(jìn)行裝訂，去除文件上的金屬物等，確保文件整齊、牢固。同時，對文件進(jìn)行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查閱。（三）歸檔流程1.收集文件：各部門在文件辦理完畢后，應(yīng)及時將文件收集整理，移交辦公室。2.整理分類：辦公室對收集到的文件進(jìn)行整理分類，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號、編目等工作。3.裝訂編頁：對整理好的文件進(jìn)行裝訂編頁，確保文件符合歸檔要求。4.裝盒上架：將裝訂編頁后的文件裝入檔案盒，按照檔案管理要求上架存放，便于查閱和保管。六、文件保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、歷史價值等因素，確定文件的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件應(yīng)是具有重要?dú)v史價值、對本單位工作具有重大影響的文件；長期保管的文件應(yīng)是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件；短期保管的文件應(yīng)是在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件。（三）保管措施1.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)工作，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.電子檔案管理：對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，確保電子檔案的安全。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案的完整性和可用性。七、文件查閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱本單位歸檔的文件。2.外單位人員因工作需要查閱本單位文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱時間、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）查閱流程1.申請查閱：查閱人員向檔案管理人員提出查閱申請，填寫查閱登記表。2.審批登記：檔案管理人員對查閱申請進(jìn)行審核，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行登記。3.提供查閱：檔案管理人員按照查閱登記表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的文件，并在旁監(jiān)督查閱。4.歸還文件：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將文件歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的文件進(jìn)行檢查，確保文件完好無損。八、文件借閱（一）借閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以借閱本單位歸檔的文件。2.外單位人員因工作需要借閱本單位文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱要求1.借閱人員應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)按照借閱期限及時歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得將借閱的文件轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）借閱流程1.申請借閱：借閱人員向檔案管理人員提出借閱申請，填寫借閱登記表。2.審批登記：檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行登記。3.提供借閱：檔案