PAGE視頻談判室工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范視頻談判室的使用，確保談判工作的順利開(kāi)展，提高談判效率，保障談判信息安全，特制定本工作制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及使用視頻談判室進(jìn)行商務(wù)談判、合作洽談、糾紛調(diào)解等活動(dòng)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：視頻談判室的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保談判活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)談判過(guò)程中的各類信息，防止信息泄露，維護(hù)公司利益和商業(yè)機(jī)密。3.高效性原則：優(yōu)化視頻談判室的資源配置，提高談判效率，確保談判工作能夠及時(shí)、順利完成。4.規(guī)范性原則：明確視頻談判室的使用流程、操作規(guī)范和管理要求，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二、視頻談判室管理職責(zé)（一）行政管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)視頻談判室的整體規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.制定視頻談判室的管理制度和使用流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的使用需求，合理安排談判時(shí)間和場(chǎng)地。4.負(fù)責(zé)視頻談判室的安全管理，包括門(mén)禁管理、消防安全等。（二）技術(shù)支持部門(mén)職責(zé)1.保障視頻談判室的技術(shù)設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，包括視頻會(huì)議系統(tǒng)、音頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。2.負(fù)責(zé)對(duì)使用人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，確保其能夠熟練操作視頻談判室的各類設(shè)備。3.及時(shí)處理視頻談判過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)故障，確保談判不受影響。4.定期對(duì)視頻談判室的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)備性能良好。（三）使用部門(mén)及人員職責(zé)1.使用部門(mén)應(yīng)提前向行政管理部門(mén)提交視頻談判室使用申請(qǐng)，明確談判主題、時(shí)間、參與人員等信息。2.使用人員需嚴(yán)格遵守視頻談判室的管理制度和使用流程，愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。3.在談判過(guò)程中，使用人員應(yīng)確保談判信息安全，不得擅自傳播或泄露談判內(nèi)容。4.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)清理談判現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉設(shè)備電源，將鑰匙交還行政管理部門(mén)。三、視頻談判室使用流程（一）使用申請(qǐng)1.使用部門(mén)如需使用視頻談判室，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《視頻談判室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明談判主題、時(shí)間、參與人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。2.《視頻談判室使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門(mén)。（二）申請(qǐng)審批1.行政管理部門(mén)收到使用申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)信息的完整性、合理性以及與其他部門(mén)使用安排是否沖突等。2.如申請(qǐng)通過(guò)審核，行政管理部門(mén)將在申請(qǐng)表上加蓋同意使用章，并根據(jù)使用時(shí)間和場(chǎng)地情況進(jìn)行統(tǒng)一安排。如申請(qǐng)未通過(guò)審核，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)溝通，說(shuō)明原因。（三）場(chǎng)地準(zhǔn)備1.在談判前[X]小時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)視頻談判室進(jìn)行清潔和設(shè)備檢查，確保室內(nèi)環(huán)境整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)談判需求，調(diào)試視頻會(huì)議系統(tǒng)、音頻設(shè)備等，確保圖像清晰、聲音正常。（四）談判進(jìn)行1.使用人員應(yīng)提前到達(dá)視頻談判室，做好談判準(zhǔn)備工作。在談判過(guò)程中，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，文明談判。2.嚴(yán)格控制談判時(shí)間，如需延長(zhǎng)談判時(shí)間，使用人員應(yīng)提前向行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)使用。3.談判過(guò)程中，如遇技術(shù)故障等突發(fā)情況，使用人員應(yīng)及時(shí)通知技術(shù)支持部門(mén)進(jìn)行處理，并盡量采取應(yīng)急措施，確保談判不受嚴(yán)重影響。（五）使用結(jié)束1.談判結(jié)束后，請(qǐng)使用人員及時(shí)清理談判現(xiàn)場(chǎng)，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉設(shè)備電源，并檢查門(mén)窗是否關(guān)閉。2.使用人員應(yīng)在《視頻談判室使用登記表》上簽字確認(rèn)使用情況，包括使用時(shí)間、設(shè)備運(yùn)行狀況等。3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)視頻談判室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化管理工作。四、視頻談判室設(shè)備管理（一）設(shè)備清單視頻談判室內(nèi)配備的主要設(shè)備包括：視頻會(huì)議主機(jī)及攝像頭、麥克風(fēng)、音響系統(tǒng)、投影儀、電腦、桌椅、文件柜等。行政管理部門(mén)應(yīng)建立詳細(xì)的設(shè)備清單，并定期進(jìn)行更新。（二）設(shè)備維護(hù)1.技術(shù)支持部門(mén)應(yīng)制定視頻談判室設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔和保養(yǎng)。2.對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修記錄應(yīng)包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修人員、維修內(nèi)容等信息。3.如設(shè)備需要更換零部件，技術(shù)支持部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和采購(gòu)，確保更換的零部件質(zhì)量可靠。（三）設(shè)備更新1.根據(jù)視頻談判室的使用需求和技術(shù)發(fā)展情況，行政管理部門(mén)應(yīng)適時(shí)提出設(shè)備更新計(jì)劃。2.設(shè)備更新計(jì)劃應(yīng)包括更新設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.在設(shè)備更新過(guò)程中，應(yīng)做好新設(shè)備的安裝調(diào)試和舊設(shè)備的報(bào)廢處理工作，確保視頻談判室設(shè)備始終保持良好的運(yùn)行狀態(tài)。五、視頻談判室安全管理（一）門(mén)禁管理1.視頻談判室應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。使用人員應(yīng)妥善保管門(mén)禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人。2.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)門(mén)禁系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)門(mén)禁卡丟失或損壞，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告并申請(qǐng)補(bǔ)辦。（二）消防安全1.視頻談判室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.使用人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施的使用方法和逃生通道位置，嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙和使用明火。3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期組織消防安全檢查，及時(shí)消除火災(zāi)隱患。同時(shí)，應(yīng)定期組織使用人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高其消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（三）信息安全1.嚴(yán)格遵守信息安全相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)視頻談判室信息安全管理。在談判過(guò)程中，涉及的各類信息應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和傳輸。2.對(duì)視頻談判過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)等，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止信息丟失或泄露。3.使用人員不得擅自將談判設(shè)備帶出視頻談判室，如因工作需要確需帶出，應(yīng)提前向行政管理部門(mén)申請(qǐng)，并做好相關(guān)登記和防護(hù)措施。六、視頻談判室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.使用人員在談判結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理談判現(xiàn)場(chǎng)，將垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。2.行政管理部門(mén)應(yīng)安排專人定期對(duì)視頻談判室進(jìn)行全面清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、設(shè)備除塵等，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。（二）定期消毒1.根據(jù)實(shí)際情況，行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)視頻談判室進(jìn)行消毒處理，特別是在流感高發(fā)季節(jié)等特殊時(shí)期，應(yīng)增加消毒頻次。2.消毒工作應(yīng)按照相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行，確保消毒效果。消毒記錄應(yīng)詳細(xì)記錄消毒時(shí)間、消毒人員、消毒方法、消毒范圍等信息。七、視頻談判室培訓(xùn)管理（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.技術(shù)支持部門(mén)應(yīng)制定視頻談判室設(shè)備操作培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)使用人員的實(shí)際需求和設(shè)備更新情況進(jìn)行調(diào)整。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括視頻會(huì)議系統(tǒng)的操作使用、音頻設(shè)備的調(diào)試、網(wǎng)絡(luò)連接方法、常見(jiàn)故障排除等。（二）培訓(xùn)方式1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)際操作等多種形式，確保使用人員能夠熟練掌握視頻談判室設(shè)備的操作技能。2.對(duì)于新入職的使用人員，應(yīng)在其首次使用視頻談判室前進(jìn)行專門(mén)的培訓(xùn)，使其熟悉使用流程和注意事項(xiàng)。（三）培訓(xùn)考核1.技術(shù)支持部門(mén)應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后對(duì)使用人員進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作等形式。2.考核合格的使用人員方可獲得視頻談判室設(shè)備操作資格證書(shū)，未通過(guò)考核的使用人員應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格。八、視頻談判室違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)申請(qǐng)擅自使用視頻談判室。2.未按照規(guī)定的使用流程操作視頻談判室設(shè)備。3.在視頻談判室內(nèi)吸煙、使用明火或進(jìn)行其他違規(guī)行為。4.擅自傳播或泄露視頻談判過(guò)程中的信息。5.損壞視頻談判室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備。6.未按照要求清理談判現(xiàn)場(chǎng)或關(guān)閉設(shè)備電源。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的使用人員，行政管理部門(mén)將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行