PAGE移動(dòng)檔案柜管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司移動(dòng)檔案柜的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用移動(dòng)檔案柜的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在存儲(chǔ)和移動(dòng)過程中的安全，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范有序原則：對移動(dòng)檔案柜的使用、維護(hù)等進(jìn)行規(guī)范，保證檔案管理工作有序開展。3.高效利用原則：便于檔案的查找、調(diào)閱，提高檔案利用效率。二、移動(dòng)檔案柜的配置與管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司檔案存儲(chǔ)需求，合理配置移動(dòng)檔案柜的數(shù)量、規(guī)格和型號(hào)。2.移動(dòng)檔案柜應(yīng)具備良好的密封性、防火性、防盜性等。（二）采購與驗(yàn)收1.由檔案管理部門提出移動(dòng)檔案柜的采購申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購。2.采購到貨后，由檔案管理部門、使用部門等共同進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。（三）標(biāo)識(shí)與編號(hào)1.在移動(dòng)檔案柜顯著位置粘貼標(biāo)識(shí)，注明存放檔案的類別、年份等信息。2.為每個(gè)移動(dòng)檔案柜進(jìn)行編號(hào)，建立檔案柜與檔案存放信息的對應(yīng)關(guān)系。（四）存放環(huán)境1.移動(dòng)檔案柜應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的專用檔案庫房。2.庫房溫度應(yīng)保持在適宜范圍（一般為14℃24℃），相對濕度保持在45%60%。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案分類存放1.按照檔案的類別、性質(zhì)、年份等進(jìn)行分類，分別存放在不同的移動(dòng)檔案柜或同一檔案柜的不同區(qū)域。2.遵循便于查找和管理的原則，對檔案進(jìn)行有序排列。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)整齊排列在移動(dòng)檔案柜內(nèi)，不得隨意堆放。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)保持平整，避免折疊、破損；對于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好備份。（三）檔案存儲(chǔ)記錄1.建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案在移動(dòng)檔案柜中的存放位置、數(shù)量、類別等信息。2.定期對檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行核對，確保臺(tái)賬與實(shí)際存放情況一致。四、移動(dòng)檔案柜使用管理（一）使用申請1.各部門因工作需要使用移動(dòng)檔案柜時(shí)，應(yīng)填寫使用申請表，注明使用時(shí)間、檔案柜編號(hào)、使用目的等。2.使用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。（二）使用權(quán)限1.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為申請人分配相應(yīng)的移動(dòng)檔案柜使用權(quán)限。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用移動(dòng)檔案柜。（三）使用流程1.申請人憑有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取移動(dòng)檔案柜鑰匙。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用移動(dòng)檔案柜，使用完畢后及時(shí)歸還鑰匙，并將檔案整理歸位。3.使用過程中應(yīng)輕開輕關(guān)移動(dòng)檔案柜，避免損壞。（四）多人使用規(guī)定1.若多人同時(shí)使用一個(gè)移動(dòng)檔案柜，應(yīng)明確使用順序和各自負(fù)責(zé)的檔案區(qū)域。2.使用完畢后，共同對檔案柜進(jìn)行整理和檢查。五、移動(dòng)檔案柜維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對移動(dòng)檔案柜進(jìn)行清潔，保持外觀整潔。2.檢查移動(dòng)檔案柜的鎖具、滑輪等部件，確保其正常使用。（二）故障維修1.發(fā)現(xiàn)移動(dòng)檔案柜出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門。2.檔案管理部門安排專業(yè)人員進(jìn)行維修，記錄維修情況和維修結(jié)果。（三）定期檢查1.每年定期對移動(dòng)檔案柜進(jìn)行全面檢查，包括結(jié)構(gòu)完整性、密封性等。2.根據(jù)檢查結(jié)果，對存在問題的移動(dòng)檔案柜及時(shí)進(jìn)行維修或更換。六、檔案安全管理（一）防盜措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保安全。2.移動(dòng)檔案柜鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）防火措施1.檔案庫房應(yīng)配備滅火設(shè)備，并定期檢查其有效性。2.嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（三）防潮防蟲措施1.采取防潮措施，如放置干燥劑等，防止檔案受潮。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取防治措施。（四）數(shù)據(jù)安全措施1.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止信息泄露。七、檔案查閱與借閱管理（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案管理部門查閱。2.查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等。2.借閱申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。4.借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并留存銷毀記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對移動(dòng)檔案柜的使用、維護(hù)等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案管理工作考核制