PAGE進一步規(guī)范法制文書制度一、總則（一）目的為加強法制文書管理，確保法制文書制作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高法律事務(wù)處理效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及法律事務(wù)處理過程中所形成的各類法制文書，包括但不限于合同文本、法律意見書、律師函、訴訟文書等。（三）基本原則1.合法性原則：法制文書的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文書表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免模糊、歧義或錯誤的表達，確保法律事實和法律關(guān)系的準(zhǔn)確呈現(xiàn)。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、結(jié)構(gòu)和用語規(guī)范，保證法制文書的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.嚴(yán)肅性原則：法制文書是公司/組織法律意志的體現(xiàn)，應(yīng)嚴(yán)肅對待，不得隨意更改或濫用。二、法制文書的起草與審核（一）起草要求1.明確法律依據(jù)：起草人員應(yīng)深入研究相關(guān)法律法規(guī)、政策文件及類似案例，確保文書內(nèi)容有充分的法律依據(jù)支持。2.準(zhǔn)確表達意圖：清晰闡述法律事實、法律關(guān)系和處理意見，避免使用含混不清或容易引起歧義的詞匯和語句。3.注重邏輯結(jié)構(gòu)：文書應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，按照合理的順序組織內(nèi)容，便于閱讀和理解。4.語言規(guī)范簡潔：使用規(guī)范的法律術(shù)語和行業(yè)通用語言，避免使用生僻、晦澀或口語化的表述，同時力求簡潔明了，避免冗長繁瑣。（二）審核流程1.初審：起草完成后，由起草部門負責(zé)人進行初步審核，重點審查文書內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和邏輯合理性，確保符合起草要求。2.法律審核：初審?fù)ㄟ^后，提交公司/組織法律事務(wù)部門進行法律審核。法律事務(wù)部門應(yīng)從法律專業(yè)角度對文書進行全面審查，包括法律條款的適用、法律風(fēng)險評估、權(quán)利義務(wù)的平衡等，提出明確的審核意見。3.綜合審核：法律審核通過后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進行綜合審核，結(jié)合業(yè)務(wù)實際情況，對文書的可行性、操作性等進行審查，確保文書既符合法律要求，又能滿足業(yè)務(wù)需求。4.終審：綜合審核通過后，提交公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)進行終審。主要領(lǐng)導(dǎo)對文書的整體質(zhì)量、法律風(fēng)險、對公司/組織利益的影響等進行最終審定，作出批準(zhǔn)或修改的決定。（三）審核意見的處理1.修改完善：對于審核意見中提出的問題，起草人員應(yīng)認(rèn)真對待，按照要求進行修改完善，并及時將修改后的文書提交審核。2.溝通協(xié)商：如對審核意見存在異議，起草人員應(yīng)與審核部門進行溝通協(xié)商，充分闡述理由和依據(jù)，尋求共識。經(jīng)溝通協(xié)商仍無法達成一致的，應(yīng)提交上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。3.記錄存檔：審核過程中形成的審核意見、溝通記錄等應(yīng)進行詳細記錄，并妥善存檔，以備后續(xù)查閱和參考。三、法制文書的格式與編號（一）格式規(guī)范1.頁面設(shè)置：統(tǒng)一采用A4紙張，頁邊距上、下、左、右各為2.5厘米，頁眉2厘米，頁腳1.5厘米。2.字體字號：標(biāo)題一般采用二號宋體加粗，正文采用三號仿宋體，一級標(biāo)題采用四號黑體，二級標(biāo)題采用四號楷體加粗，三級標(biāo)題采用四號仿宋體加粗。3.排版布局：文書應(yīng)層次分明，段落間距適中，一般采用1.5倍行距。重要條款、關(guān)鍵內(nèi)容可適當(dāng)加粗、下劃線或采用不同字體顏色等方式進行突出顯示。4.編號規(guī)則：法制文書應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進行編號，以便于管理和查詢。編號一般由年份、部門代碼、文書類別代碼、流水號等組成，具體編號規(guī)則如下：年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20XX”。部門代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部部門設(shè)置情況，為每個部門設(shè)定唯一的代碼，一般用兩位大寫英文字母表示，如“FL”表示法律事務(wù)部。文書類別代碼：根據(jù)法制文書的類別，設(shè)定相應(yīng)的代碼，一般用兩位大寫英文字母表示，如“HT”表示合同文本，“LY”表示法律意見書等。流水號：按照文書生成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”。編號示例：“20XXFLHT0001”表示20XX年法律事務(wù)部生成的第0001號合同文本。（二）編號管理1.編號分配：法制文書編號由公司/組織法律事務(wù)部門統(tǒng)一負責(zé)分配，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.編號登記：法律事務(wù)部門應(yīng)建立法制文書編號登記臺賬，詳細記錄文書編號、文書名稱、起草部門、起草時間、審核情況、發(fā)放對象等信息，便于查詢和統(tǒng)計分析。3.編號變更：如法制文書需要進行修改、補充或重新制作，應(yīng)在原編號基礎(chǔ)上進行標(biāo)注，如“20XXFLHT0001（修訂版）”，并在編號登記臺賬中進行相應(yīng)記錄。四、法制文書的簽署與蓋章（一）簽署要求1.簽署主體：法制文書應(yīng)由法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的人員簽署。簽署人應(yīng)在文書指定位置親筆簽名，并注明簽署日期。2.簽署順序：對于多人簽署的法制文書，應(yīng)按照規(guī)定的順序依次簽署，確保簽署的完整性和有效性。3.簽署方式：一般采用紙質(zhì)簽署方式，如因特殊情況需要采用電子簽署方式的，應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)及電子簽名法的規(guī)定，并確保電子簽名的真實性、完整性和可追溯性。（二）蓋章規(guī)定1.蓋章主體：法制文書應(yīng)加蓋公司/組織公章或合同專用章等有效印章。印章的加蓋應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織印章管理制度的規(guī)定執(zhí)行。2.蓋章位置：印章應(yīng)加蓋在文書落款處或指定的蓋章位置，確保印章清晰、完整，與簽署人簽名相互對應(yīng)。3.蓋章審核：蓋章前，應(yīng)再次對法制文書的內(nèi)容、簽署情況等進行審核，確保文書符合要求后方可蓋章。蓋章后，應(yīng)對蓋章情況進行登記備案，記錄蓋章日期、蓋章人等信息。五、法制文書的送達與存檔（一）送達方式1.直接送達：能夠直接送交受送達人的，應(yīng)采取直接送達方式。直接送達時，應(yīng)由受送達人在送達回證上簽收，并注明簽收日期。2.郵寄送達：無法直接送達的，可以采取郵寄送達方式。郵寄送達時，應(yīng)選擇具有良好信譽的郵政企業(yè)，并保留郵寄憑證，以證明送達時間和送達情況。3.留置送達：受送達人拒絕簽收的，可以采取留置送達方式。留置送達時，應(yīng)邀請有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回證上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把訴訟文書留在受送達人的住所；也可以把訴訟文書留在受送達人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達過程，即視為送達。4.公告送達：受送達人下落不明，或者用其他方式無法送達的，可以采取公告送達方式。公告送達時，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、報紙等媒體上發(fā)布公告，并保留公告記錄，公告期為六十日。自公告發(fā)出之日起，經(jīng)過六十日，即視為送達。（二）送達記錄1.送達回證：法制文書送達時，應(yīng)制作送達回證，詳細記錄送達時間、送達方式、受送達人姓名或名稱、送達地址、簽收情況等信息。送達回證應(yīng)由送達人、受送達人或其授權(quán)簽收人簽字確認(rèn)，并加蓋公司/組織印章或受送達人單位印章。2.送達登記臺賬：法律事務(wù)部門應(yīng)建立法制文書送達登記臺賬，對送達情況進行詳細記錄，包括文書編號、送達時間、送達方式、受送達人信息、送達回證編號等，以便于查詢和跟蹤。（三）存檔管理1.存檔范圍：法制文書制作過程中形成的各類文件、資料，包括起草稿、審核意見、修改記錄、簽署頁、送達回證等，均應(yīng)作為檔案進行存檔。2.存檔方式：法制文書檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類、裝訂、編目，妥善保管；電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案的完整性、可讀性和可追溯性。3.存檔期限：法制文書檔案的存檔期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要的法制文書檔案應(yīng)長期保存，其他文書檔案可根據(jù)實際情況確定保存期限，但不得少于[具體年限]年。4.檔案查閱：因工作需要查閱法制文書檔案的，應(yīng)按照公司/組織檔案查閱管理制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。六、法制文書的保密與使用（一）保密規(guī)定1.保密范圍：法制文書涉及的公司/組織商業(yè)秘密、法律事務(wù)信息等均屬于保密范圍，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得向第三方披露。2.保密措施：法律事務(wù)部門及相關(guān)工作人員應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密崗位、簽訂保密協(xié)議、加強文件管理等，確保法制文書的保密性。3.保密期限：法制文書的保密期限應(yīng)根據(jù)其涉及的商業(yè)秘密或法律事務(wù)的性質(zhì)和重要程度確定，一般不得少于[具體年限]年。（二）使用限制1.內(nèi)部使用：法制文書僅供公司/組織內(nèi)部使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對外提供或引用。2.特定用途：如需將法制文書用于特定用途，如對外宣