PAGE律師規(guī)范案件歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師事務(wù)所案件檔案管理，規(guī)范檔案整理、歸檔工作流程，確保案件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高律師事務(wù)所的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本律師事務(wù)所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體律師及輔助人員在承辦各類案件過程中形成的檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則案件檔案由律師事務(wù)所統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案材料應(yīng)如實(shí)反映案件辦理的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案材料。3.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)分類、編號，便于查詢和利用，提高工作效率，為律師業(yè)務(wù)開展、案件復(fù)查、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供有力支持。二、案件檔案的收集（一）收集范圍1.案件受理階段案件受理登記表、委托代理合同、授權(quán)委托書、收費(fèi)憑證等。當(dāng)事人身份證明材料，包括身份證、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等復(fù)印件。案件來源相關(guān)材料，如當(dāng)事人介紹、法院立案通知書、仲裁機(jī)構(gòu)受理通知書等。2.案件辦理階段與案件相關(guān)的法律文書，如起訴狀、答辯狀、代理詞、證據(jù)清單、質(zhì)證意見、法律意見書等。調(diào)查取證材料，包括證人證言、書證、物證、視聽資料、鑒定意見等的收集、整理及相關(guān)手續(xù)。與對方當(dāng)事人、第三人、證人、鑒定機(jī)構(gòu)、法院、仲裁機(jī)構(gòu)等的往來函件、會議記錄、談話筆錄等。案件討論記錄、內(nèi)部審批文件等。3.案件結(jié)案階段判決書、裁定書、調(diào)解書、仲裁裁決書等裁判文書。結(jié)案報(bào)告、案件總結(jié)等。其他與案件結(jié)案相關(guān)的材料，如退費(fèi)憑證、結(jié)案證明等。（二）收集要求1.承辦律師應(yīng)在案件辦理過程中及時收集各類檔案材料，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件、證據(jù)等應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞。如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并由提供人簽字確認(rèn)。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行整理或補(bǔ)充。（三）收集時間1.在案件受理后[X]個工作日內(nèi)，承辦律師應(yīng)將案件受理階段的檔案材料收集齊全并移交檔案管理人員。2.在案件辦理過程中，承辦律師應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)展情況，及時將辦理階段形成的檔案材料移交檔案管理人員，原則上每[X]周移交一次。3.案件結(jié)案后[X]個工作日內(nèi)，承辦律師應(yīng)將結(jié)案階段的檔案材料全部移交檔案管理人員。三、案件檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照一案一卷、一卷多冊的原則進(jìn)行整理，確保同一案件的檔案材料集中存放。（二）整理方法1.分類根據(jù)案件性質(zhì)，分為民事案件、刑事案件、行政案件、非訴訟案件等類別。在每個案件類別下，再按照案件辦理階段進(jìn)行細(xì)分，如受理、一審、二審、再審、執(zhí)行等階段。2.編號為每個案件編制唯一的檔案編號，編號格式為：律所簡稱+年份+序號，例如：[律所簡稱]2023001。對于同一案件的多冊檔案，在編號后加冊號區(qū)分，如[律所簡稱]20230011、[律所簡稱]20230012等。3.裝訂去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照檔案材料的順序排列，采用左側(cè)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊，不掉頁、不壓字。對于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。序號按照文件在卷內(nèi)的排列順序編寫；文號填寫文件的發(fā)文字號；責(zé)任者填寫文件的署名；題名填寫文件的標(biāo)題，無標(biāo)題的應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題；日期填寫文件的形成日期；頁號填寫文件所在的頁碼；備注填寫需要說明的事項(xiàng)。卷內(nèi)備考表放在卷末，內(nèi)容包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等。本卷情況說明應(yīng)填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，立卷人、檢查人應(yīng)簽字，立卷日期填寫立卷完成的日期。四、案件檔案的歸檔（一）歸檔流程1.承辦律師整理好案件檔案后，填寫《案件檔案歸檔申請表》，詳細(xì)說明案件基本情況、檔案數(shù)量、整理情況等，并提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員收到《案件檔案歸檔申請表》后，對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，整理是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知承辦律師進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過后，檔案管理人員將案件檔案按照編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，包括案件編號、當(dāng)事人信息、案由、辦理階段、歸檔日期等，確保檔案信息可查詢、可追溯。（二）歸檔期限案件檔案應(yīng)在結(jié)案后[X]個月內(nèi)完成歸檔工作。對于重大、復(fù)雜案件或有特殊要求的案件，經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長歸檔期限，但最長不得超過[X]個月。（三）歸檔要求1.歸檔的案件檔案應(yīng)與《案件檔案歸檔申請表》及檔案管理系統(tǒng)中的信息一致，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的案件檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、編號、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、案件檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為短期、長期和永久三種。短期保管期限為[X]年，適用于一般的民事、經(jīng)濟(jì)、行政案件等。長期保管期限為[X]年，適用于重大、復(fù)雜案件，涉及當(dāng)事人重大權(quán)益的案件，以及具有典型意義的案件等。永久保管期限適用于具有歷史查考價(jià)值的案件，如涉及國家機(jī)密、重要?dú)v史事件、知名人士案件等。2.具體案件的保管期限由律所根據(jù)案件性質(zhì)、重要程度等因素確定，并在檔案管理系統(tǒng)中明確標(biāo)注。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要確保電子檔案的安全性，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。六、案件檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本律師事務(wù)所律師因工作需要查閱案件檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請，填寫《案件檔案查閱申請表》，說明查閱目的、案件編號等信息。2.其他單位或個人因工作需要查閱本所案件檔案的，須經(jīng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并出具正式介紹信，檔案管理人員憑批準(zhǔn)文件和介紹信辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人提交《案件檔案查閱申請表》后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，在檔案管理系統(tǒng)中登記查閱信息，并安排查閱場所。2.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案查閱專用章。（三）借閱權(quán)限1.本律師事務(wù)所律師因工作需要借閱案件檔案的，須填寫《案件檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員審批。2.其他單位或個人原則上不得借閱本所案件檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《案件檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還日期、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（四）借閱程序1.借閱申請經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容辦理借閱手續(xù)，填寫《案件檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、案件編號、借閱日期、歸還日期等信息，并將檔案交給借閱人。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時催還檔案，如發(fā)現(xiàn)借閱人未按時歸還檔案，應(yīng)及時通知借閱人，并采取相應(yīng)措施，確保檔案安全收回。七、案件檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及當(dāng)事人隱私、商業(yè)秘密、國家機(jī)密等內(nèi)容的檔案信息予以保密。2.限制檔案管理人員以外的人員接觸檔案信息，確因工作需要接觸的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）銷毀程序1.對于保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的案件檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《案件檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上需銷毀檔案的清單。2.《案件檔案銷毀申請表》經(jīng)律所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人