企業(yè)文檔管理制度化手冊為規(guī)范企業(yè)文檔的創(chuàng)建、審批、存儲、使用及歸檔管理，保障文檔的完整性、安全性與可追溯性，提升運營效率，降低合規(guī)風險，特制定本手冊。本手冊依據(jù)《_________檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司管理要求編制，適用于企業(yè)內(nèi)部各類文檔的全生命周期管理。一、制度適用范圍與核心場景本手冊適用于企業(yè)各部門、全體員工在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類文檔管理活動，涵蓋但不限于以下場景：日常運營管理：如部門制度、會議紀要、工作計劃、請示報告等；項目管理：如項目立項書、可行性研究報告、進度計劃、驗收報告等；人力資源管理：如崗位職責說明書、招聘流程、培訓記錄、績效考核等；財務管理：如預算方案、費用報銷單、財務分析報告等（不含涉密財務數(shù)據(jù)）；合規(guī)與審計：如合規(guī)自查報告、審計整改記錄、法律合同等；知識沉淀：如技術(shù)手冊、產(chǎn)品說明書、客戶案例等。二、部門職責分工2.1行政管理部門統(tǒng)籌公司文檔管理制度建設，制定文檔分類與編號規(guī)則，監(jiān)督各部門執(zhí)行文檔管理流程；負責公司級文檔（如制度、年報）的歸檔存儲與管理；組織文檔管理培訓與考核。2.2業(yè)務部門負責本部門文檔的創(chuàng)建、初審、日常維護及臨時存儲；保證文檔內(nèi)容真實、準確，符合業(yè)務規(guī)范；配合行政部完成文檔歸檔與借閱配合。2.3IT部門提供電子文檔管理系統(tǒng)的技術(shù)支持，保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定；設置文檔訪問權(quán)限，防范數(shù)據(jù)泄露與丟失；定期備份電子文檔，保證數(shù)據(jù)安全。2.4法務部門（如設）審核合同、合規(guī)類文檔的合法性與合規(guī)性，提出修改意見；監(jiān)督涉密文檔的保密管理流程。三、文檔分類與編號規(guī)則3.1文檔分類按性質(zhì)與用途將文檔分為以下一級類別，并可根據(jù)部門需求設置二級類別：一級類別二級類別說明管理制度行政、財務、人力資源、業(yè)務流程公司層面及各部門管理制度項目文檔立項、執(zhí)行、驗收、總結(jié)各類項目全周期文檔會議紀要高層、部門、項目、專題各類會議記錄與決議合同協(xié)議采購、銷售、服務、勞動合同對外及內(nèi)部各類合同文本檔案資料人事、財務、產(chǎn)品、客戶需長期保存的檔案類文檔3.2文檔編號規(guī)則采用“一級類別代碼-部門代碼-年份-流水號”格式：一級類別代碼：如“GL”（管理）、“XM”（項目）、“HY”（會議）、“HT”（合同）、“DA”（檔案）；部門代碼：如“XZ”（行政）、“CW”（財務）、“RL”（人力）、“JS”（技術(shù)）；年份：文檔創(chuàng)建年份（如2024）；流水號：3位阿拉伯數(shù)字（001-999），按部門內(nèi)創(chuàng)建順序編排。示例：GL-XZ-2024-001表示“行政部2024年創(chuàng)建的第1份管理類文檔”。四、文檔全生命周期管理操作步驟4.1文檔創(chuàng)建內(nèi)容規(guī)范：文檔需明確標題、創(chuàng)建部門、創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、密級（公開/內(nèi)部/秘密/機密，默認為“內(nèi)部”），內(nèi)容需邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確，符合業(yè)務需求。格式要求：電子文檔統(tǒng)一采用Word（.docx）或PDF格式，標題為二號黑體，為小四宋體，行距1.5倍；紙質(zhì)文檔使用公司標準模板，字跡清晰、無涂改。工具使用：電子文檔通過公司OA系統(tǒng)或指定云盤創(chuàng)建，支持多人協(xié)同編輯時需明確主編輯人。4.2文檔審批審批流程：普通文檔（如部門工作計劃）：創(chuàng)建人填寫《文檔審批表》→部門負責人初審→行政部審核→分管領(lǐng)導終審；重要文檔（如制度、合同）：創(chuàng)建人填寫《文檔審批表》→部門負責人初審→相關(guān)職能部門（如法務、財務）會簽→分管領(lǐng)導審核→總經(jīng)理*終審。審批時限：普通文檔2個工作日內(nèi)完成，重要文檔5個工作日內(nèi)完成；緊急文檔需標注“加急”，審批時限縮短50%。審批反饋：審批人需在《文檔審批表》中明確意見（同意/修改后同意/不同意），并說明修改理由；創(chuàng)建人根據(jù)意見修訂后重新提交審批。4.3文檔存儲電子文檔存儲：存儲至公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)（如OA、釘釘知識庫、企業(yè)云盤），禁止存儲于個人電腦、私人郵箱或非加密U盤；存儲路徑按“一級類別/部門/年份/文檔名稱”層級設置，如“管理/行政部/2024/部門考勤制度.docx”；系統(tǒng)自動記錄創(chuàng)建人、修改時間、訪問日志，保證可追溯。紙質(zhì)文檔存儲：審批通過后，打印紙質(zhì)版（需與電子版一致），由行政部統(tǒng)一編號、裝訂，存放于部門專用文件柜；文件柜需標注“內(nèi)部文件”“秘密文件”等標識，鑰匙由部門負責人*或指定專人保管。4.4文檔查閱與使用權(quán)限管理：公開文檔：全體員工可登錄系統(tǒng)查閱；內(nèi)部文檔：僅本部門及相關(guān)部門有權(quán)限查閱；秘密/機密文檔：需經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導審批，填寫《文檔查閱申請表》后方可查閱。查閱要求：電子文檔不得擅自、復制，確需復制需經(jīng)部門負責人*批準；紙質(zhì)文檔查閱需在指定區(qū)域（如行政部閱覽室），不得帶出辦公區(qū)域，查閱后歸還并記錄。4.5文檔修訂與作廢修訂條件：文檔內(nèi)容與實際業(yè)務不符、政策法規(guī)變化或需優(yōu)化時，可啟動修訂流程。修訂流程：修訂人填寫《文檔修訂申請表》，說明修訂原因→按原審批流程重新審批→審批通過后更新電子文檔（保留歷史版本）及紙質(zhì)文檔（標注“修訂版”及修訂日期）。作廢處理：失效文檔需標注“作廢”字樣，電子文檔移至“作廢文檔”文件夾（保留3年），紙質(zhì)文檔由行政部統(tǒng)一回收、銷毀，并記錄《文檔銷毀登記表》。4.6文檔歸檔與銷毀歸檔范圍：已完成的文檔（如項目驗收報告、年度總結(jié)）、具有長期保存價值的文檔（如制度、合同）。歸檔時限：年度終了后1個月內(nèi)，各部門將需歸檔文檔移交至行政部，填寫《文檔歸檔登記表》。歸檔管理：行政部按“年度-類別-部門”整理歸檔，電子文檔刻錄成光盤備份，紙質(zhì)文檔存入檔案室，檔案室需防火、防潮、防蟲，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%。銷毀流程：超過保存期限的文檔（如普通文檔保存5年、重要文檔保存10年），由行政部編制《文檔銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導*審批后，由2人以上共同銷毀（紙質(zhì)文檔碎紙?zhí)幚?，電子文檔徹底刪除），并記錄銷毀過程。五、管理關(guān)鍵注意事項保密管理：秘密及機密文檔需單獨存儲，查閱權(quán)限嚴格控制，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸；涉密文檔的打印、復印需登記，廢頁立即銷毀。版本控制：電子文檔需保留最新版本及3個歷史版本，歷史版本標注“V1.0”“V2.0”等，避免使用混淆；紙質(zhì)文檔需在封面標注版本號及生效日期。定期審查：行政部每半年組織一次文檔管理自查，檢查內(nèi)容包括文檔完整性、存儲規(guī)范性、審批流程合規(guī)性，對問題部門下達整改通知，限期整改。培訓與考核：新員工入職時需接受文檔管理培訓，考核合格后方可上崗；文檔管理執(zhí)行情況納入部門年度績效考核，對違規(guī)行為（如擅自復制涉密文檔、未按規(guī)定歸檔）視情節(jié)輕重給予通報批評或紀律處分。應急處理：若發(fā)生文檔丟失、損壞（如系統(tǒng)故障、火災），需立即報告行政部及IT部門，IT部門需在24小時內(nèi)恢復電子文檔備份，行政部協(xié)調(diào)補紙質(zhì)文檔，并分析原因、完善防范措施。六、附則本手冊由行政部負責解釋與修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理*審批后生效。本手冊自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本手冊不一致的，以本手冊為準。附件：模板表格附件1：《文檔審批表》文檔編號文檔名稱創(chuàng)建部門創(chuàng)建人創(chuàng)建日期密級□公開□內(nèi)部□秘密□機密擬生效日期文檔主要內(nèi)容部門負責人意見簽字：__________日期：____行政部審核意見簽字：__________日期：____分管領(lǐng)導意見簽字：__________日期：____總經(jīng)理意見簽字：__________日期：____附件2：《文檔分類與編號規(guī)則表》一級類別二級類別類別代碼示例編號管理制度行政GL-XZGL-XZ-2024-001項目文檔立項XM-LXXM-LX-2024-056會議紀要高層HY-GCHY-GC-2024-012合同協(xié)議采購HT-CGHT-CG-2024-089附件3：《文檔借閱申請表》文檔編號文檔名稱借閱部門借閱人借閱日期借閱用途歸還日期部門負責人審批簽字：__________日期：____文檔管理員登記簽字：__________日期：____歸還