PAGE公司證照規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的申請、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，確保公司證照的安全與完整，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有證照的管理，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、許可證、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等各類證照及印章。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保證照管理工作合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確專人負責證照管理工作，確保責任落實到人。3.安全保密原則：采取有效措施確保證照的安全與保密，防止證照遺失、被盜用或泄露。4.高效便捷原則：在確保安全規(guī)范的前提下，優(yōu)化證照管理流程，提高工作效率，為公司業(yè)務開展提供便利。二、證照分類及管理職責（一）證照分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等，是公司合法經(jīng)營的憑證。2.稅務登記類：如稅務登記證、一般納稅人資格證書等，用于公司稅務申報及納稅管理。3.資質(zhì)證書類：涵蓋各類行業(yè)資質(zhì)證書，如建筑資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證等，體現(xiàn)公司在特定領(lǐng)域的經(jīng)營能力和資格。4.許可證類：例如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，是公司從事特定業(yè)務的許可憑證。5.印章類：包括合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等，用于公司對外簽訂合同、財務結(jié)算及發(fā)票開具等業(yè)務。（二）管理職責1.證照管理部門負責制定和完善公司證照管理制度，并組織實施。統(tǒng)一辦理公司各類證照的申請、變更、年檢、注銷等手續(xù)。建立證照管理臺賬，詳細記錄證照的基本信息、辦理情況、使用記錄等。定期對公司證照進行清查盤點，確保證照的安全與完整。負責證照的保管、借閱、歸還等日常管理工作。2.證照使用部門按照規(guī)定的流程申請使用證照，并確保證照使用的合法性、真實性和準確性。在證照使用過程中，嚴格遵守公司證照管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。使用完畢后，及時將證照歸還證照管理部門，并做好使用記錄。3.公司負責人對公司證照管理工作負總責，審批重要證照的申請、變更、注銷等事項。監(jiān)督證照管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行處理。4.財務部門負責配合證照管理部門做好稅務登記證等相關(guān)證照的年檢工作，并提供財務資料支持。對涉及財務事項的證照使用進行審核，確保財務操作的合規(guī)性。三、證照申請與辦理（一）申請流程1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請理由等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.將《證照申請表》提交至證照管理部門。3.證照管理部門對申請材料進行初審，審核通過后報公司負責人審批。4.公司負責人審批同意后，由證照管理部門負責辦理證照申請手續(xù)。（二）辦理要求1.證照管理部門應指定專人負責辦理證照申請手續(xù)，確保辦理過程的準確性和及時性。2.辦理證照時，應嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，準備齊全、真實、有效的申請材料。3.與相關(guān)政府部門或機構(gòu)保持密切溝通，及時了解辦理進度，確保證照按時取得。四、證照保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的證照保管室，配備保險柜、文件柜等必要的保管設(shè)備，確保證照存放安全。2.對于重要證照，如營業(yè)執(zhí)照正副本、資質(zhì)證書原件等，應采用保險柜存放，并設(shè)置專人負責保管鑰匙。3.對于一般證照，可存放在文件柜中，并按照類別、年份等進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.證照管理部門應建立證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管地點等信息。2.定期對證照進行清查盤點，核對保管臺賬與實際證照情況是否一致，確保賬實相符。3.嚴禁將證照隨意放置或借給無關(guān)人員，確需借用的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.如發(fā)現(xiàn)證照遺失、被盜用或損壞等情況應立即報告公司負責人，并采取相應的補救措施，如掛失、補辦等。五、證照使用（一）使用范圍1.公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等主要用于公司對外開展業(yè)務、簽訂合同、參加招投標等活動。2.稅務登記證用于公司稅務申報、繳納稅款、購買發(fā)票等稅務相關(guān)業(yè)務。3.印章類按照各自的用途，用于公司相應的業(yè)務活動，如合同專用章用于簽訂合同，財務專用章用于財務結(jié)算，發(fā)票專用章用于開具發(fā)票等。（二）使用流程1.內(nèi)部使用各部門因工作需要使用證照時，填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限，并經(jīng)部門負責人簽字確認。將《證照使用申請表》提交至證照管理部門。證照管理部門審核通過后，按照申請表上的要求提供證照，并做好使用登記。使用完畢后，使用部門應及時將證照歸還證照管理部門，并在使用登記表上簽字確認。2.外部使用需要將證照提供給外部單位或個人使用時，如用于投標、合作洽談等，由證照使用部門填寫《證照外部使用申請表》，詳細說明使用單位、使用用途、使用期限等信息，并附上相關(guān)合作文件或協(xié)議?！蹲C照外部使用申請表》經(jīng)部門負責人、公司負責人審批同意后，報證照管理部門備案。證照管理部門按照審批意見提供證照，并要求使用方出具借據(jù)，注明證照名稱、借期、歸還日期等信息。使用方使用完畢后，應按時將證照歸還證照管理部門，并由證照管理部門負責收回借據(jù)。（三）使用要求1.證照使用必須嚴格按照規(guī)定的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非法目的。2.使用證照時，應確保證照的完整性和真實性，不得擅自涂改、偽造、變造證照。3.對于重要證照的使用，如涉及重大合同簽訂、對外投資等，應進行專項登記，并跟蹤使用情況。4.如因業(yè)務需要長期借用證照的，應經(jīng)公司負責人批準，并簽訂借用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務。六、證照年檢與變更（一）年檢1.證照管理部門應提前了解各類證照的年檢時間和要求，制定年檢計劃，并通知相關(guān)部門準備年檢材料。2.各部門按照年檢要求，整理好相關(guān)材料，提交至證照管理部門。3.證照管理部門對年檢材料進行審核，確保材料齊全、真實、有效。審核通過后，負責辦理年檢手續(xù)。4.如年檢過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要補充材料的，應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保年檢工作順利完成。5.年檢完成后，證照管理部門應將年檢結(jié)果記錄在證照管理臺賬中，并妥善保管年檢資料。（二）變更1.當公司的名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等登記事項發(fā)生變更時，證照管理部門應及時了解變更要求，并組織相關(guān)部門準備變更材料。2.變更材料包括公司股東會決議、章程修正案、營業(yè)執(zhí)照副本原件等，按照規(guī)定的格式和要求填寫。3.將變更材料提交至原發(fā)證機關(guān)辦理變更手續(xù)。4.證照管理部門負責跟蹤變更辦理進度，及時領(lǐng)取變更后的證照，并更新證照管理臺賬。5.變更完成后，應將變更后的證照復印件分發(fā)給相關(guān)部門，并確保各部門及時了解公司登記事項的變更情況。七、證照注銷（一）注銷情形1.公司因解散、破產(chǎn)、被吊銷營業(yè)執(zhí)照等原因終止經(jīng)營的，應及時辦理證照注銷手續(xù)。2.公司不再從事特定業(yè)務，相關(guān)許可證到期不再續(xù)期的，應辦理許可證注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.由證照使用部門或相關(guān)業(yè)務部門提出證照注銷申請，填寫《證照注銷申請表》，說明注銷原因及相關(guān)情況。2.《證照注銷申請表》經(jīng)部門負責人、公司負責人審批同意后，報證照管理部門。3.證照管理部門負責收集整理與注銷證照相關(guān)的材料，如營業(yè)執(zhí)照正副本、稅務登記證、資質(zhì)證書等，并按照規(guī)定的程序向原發(fā)證機關(guān)申請注銷。4.在辦理注銷手續(xù)過程中，如涉及稅務清算、債務清償?shù)仁马棧瑧凑障嚓P(guān)法律法規(guī)的要求進行處理。5.注銷手續(xù)完成后，證照管理部門應將注銷情況記錄在證照管理臺賬中，并妥善保管注銷相關(guān)資料。八、證照信息化管理（一）建立證照電子檔案1.證照管理部門應將公司所有證照的原件及相關(guān)申請、變更、年檢、注銷等資料進行掃描，建立電子檔案。2.電子檔案應按照類別、年份等進行分類存儲，便于查詢和管理。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用信息化系統(tǒng)進行證照管理1.引入或開發(fā)證照管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)證照申請、審批、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程的信息化管理。2.通過信息化系統(tǒng)，各部門可以在線提交證照申請，證照管理部門可以實時跟蹤辦理進度，提高工作效率和透明度。3.利用信息化系統(tǒng)對證照使用情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對公司證照管理工作進行審計監(jiān)督，檢查證照管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.證照管理部門應定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善證照管理工作。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供公司證照管理情況及相關(guān)資料。2.對于政府部門提出的整改意見，應及時落實整改措施，確保公司證照管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。十、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用、轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照的。2.因保管不善導致證照遺失、被盜用或損壞的。3.未按照規(guī)定辦理證照申請、年檢、變更、注銷等手續(xù)的。4.在證照管理工作中存在其他違規(guī)行為，給公司造成