會(huì)議服務(wù)與后勤保障制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)通用管理準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司相關(guān)管理要求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)際需求，為加強(qiáng)會(huì)議服務(wù)與后勤保障工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，有效防控管理風(fēng)險(xiǎn)，提升服務(wù)效能，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織籌備、會(huì)中服務(wù)保障及會(huì)后后勤支持等場景，包括但不限于董事會(huì)、專題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、年會(huì)及其他臨時(shí)性會(huì)議的后勤保障工作。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“會(huì)議專項(xiàng)管理”指公司對(duì)會(huì)議服務(wù)與后勤保障工作的全流程規(guī)劃、組織、實(shí)施、監(jiān)督與改進(jìn)，涵蓋資源調(diào)配、風(fēng)險(xiǎn)防控、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、合規(guī)審查等環(huán)節(jié)。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指在會(huì)議服務(wù)與后勤保障過程中可能引發(fā)的管理漏洞、安全事件、合規(guī)問題或資源浪費(fèi)等潛在不利影響。（三）“合規(guī)管理”指企業(yè)在會(huì)議服務(wù)與后勤保障活動(dòng)中嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、內(nèi)部規(guī)章及行業(yè)規(guī)范，確保行為合法、程序正當(dāng)、責(zé)任明確。第四條會(huì)議專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)議服務(wù)與后勤保障環(huán)節(jié)納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門及崗位的職責(zé)分工，實(shí)現(xiàn)全程可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為工作重點(diǎn)，提前識(shí)別、評(píng)估并采取有效措施規(guī)避潛在問題。（四）持續(xù)改進(jìn)：通過動(dòng)態(tài)評(píng)估、反饋優(yōu)化，不斷完善會(huì)議服務(wù)與后勤保障管理體系。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議服務(wù)與后勤保障專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策資源調(diào)配、預(yù)算審批及重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體工作的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及制度執(zhí)行。第六條設(shè)立會(huì)議服務(wù)與后勤保障專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司會(huì)議服務(wù)與后勤保障工作，審批重大事項(xiàng)，監(jiān)督制度執(zhí)行，并定期召開會(huì)議分析管理現(xiàn)狀、解決重點(diǎn)問題。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（如行政部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議服務(wù)與后勤保障制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及跨部門協(xié)調(diào)。牽頭部門需制定年度管理計(jì)劃、編制預(yù)算、組織服務(wù)供應(yīng)商評(píng)估、監(jiān)督服務(wù)合同履行，并定期匯總分析管理成效。（二）專責(zé)部門（如法務(wù)部、內(nèi)審部）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置及糾紛調(diào)解。專責(zé)部門需對(duì)會(huì)議服務(wù)合同、供應(yīng)商資質(zhì)、數(shù)據(jù)安全措施等進(jìn)行合規(guī)性審查，提供專業(yè)咨詢，并協(xié)助處置重大風(fēng)險(xiǎn)事件。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議服務(wù)與后勤保障要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控。業(yè)務(wù)部門需明確內(nèi)部需求、提出服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行預(yù)算控制、配合現(xiàn)場保障，并及時(shí)上報(bào)異常情況。第八條基層執(zhí)行崗（如會(huì)務(wù)專員、后勤人員）需嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，履行崗位合規(guī)承諾，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)，并對(duì)所提供服務(wù)的質(zhì)量、安全及合規(guī)性負(fù)責(zé)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議組織管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，重大會(huì)議需提交領(lǐng)導(dǎo)小組備案；會(huì)議議程、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等需提前明確，并按程序公示。禁止擅自變更會(huì)議內(nèi)容或擴(kuò)大參會(huì)范圍。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)召開非必要會(huì)議、虛報(bào)參會(huì)人數(shù)套取資源、將會(huì)議費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁至無關(guān)部門等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需加強(qiáng)會(huì)議信息保密管理，防止敏感內(nèi)容泄露；對(duì)大型會(huì)議需制定應(yīng)急預(yù)案，防范擁擠踩踏、電力中斷等安全風(fēng)險(xiǎn)。第十條供應(yīng)商管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商選擇需通過公開招標(biāo)或競爭性談判，實(shí)施“三查三比對(duì)”（資質(zhì)審查、服務(wù)報(bào)價(jià)比對(duì)、過往案例比對(duì)）；簽訂服務(wù)合同時(shí)需明確服務(wù)范圍、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及退出機(jī)制。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁與利益相關(guān)方建立私下合作關(guān)系、規(guī)避招標(biāo)程序、允許供應(yīng)商向特定人員輸送不當(dāng)利益。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)及信譽(yù)，防范低價(jià)低質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)涉及保密服務(wù)的供應(yīng)商需簽訂保密協(xié)議，并定期復(fù)核履約情況。第十一條預(yù)算管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議費(fèi)用預(yù)算需納入年度財(cái)務(wù)計(jì)劃，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批；實(shí)際支出不得超出預(yù)算范圍，超出部分需另行報(bào)批；費(fèi)用報(bào)銷需提供合規(guī)票據(jù)及審批記錄。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁虛列會(huì)議項(xiàng)目套取資金、擅自提高標(biāo)準(zhǔn)超標(biāo)支出、將會(huì)議費(fèi)用計(jì)入其他科目等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需加強(qiáng)大額支出管控，防止預(yù)算突破；對(duì)招待費(fèi)、住宿費(fèi)等敏感項(xiàng)目實(shí)行集中支付，減少人為干預(yù)風(fēng)險(xiǎn)。第十二條場地與設(shè)施管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議場地需提前預(yù)定并落實(shí)安保措施；對(duì)租賃的電子設(shè)備、桌椅等需提前檢查，確保正常運(yùn)行；結(jié)束后及時(shí)清點(diǎn)并恢復(fù)原狀。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)許可占用公共資源、損壞租賃設(shè)施未賠償、因管理疏漏導(dǎo)致設(shè)備故障等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需加強(qiáng)對(duì)場地消防設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)、電力系統(tǒng)的日常維護(hù)，防止安全事故；對(duì)特殊會(huì)議需提前測試音響、投影等設(shè)備，確保技術(shù)支持到位。第十三條食品與招待管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：餐飲服務(wù)需符合食品安全法規(guī)，供應(yīng)商需提供健康證及檢測報(bào)告；招待活動(dòng)需嚴(yán)格限制人數(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，禁止鋪張浪費(fèi)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁在招待中接受禮品禮金、超標(biāo)準(zhǔn)安排宴請(qǐng)、以會(huì)議名義進(jìn)行非公務(wù)消費(fèi)等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的食品安全監(jiān)管，防止食物中毒事件；對(duì)招待費(fèi)實(shí)行專項(xiàng)臺(tái)賬管理，確?？勺匪荨５谑臈l信息安全管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議資料需按密級(jí)管理，涉密會(huì)議需落實(shí)物理隔離及電子監(jiān)控；電子設(shè)備需安裝安全防護(hù)軟件，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密資料隨意放置、違規(guī)使用非涉密設(shè)備處理敏感信息、未經(jīng)授權(quán)復(fù)制會(huì)議記錄等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需定期對(duì)參會(huì)人員及工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，建立數(shù)據(jù)銷毀制度；對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行加密處理，防止黑客攻擊。第十五條后勤保障服務(wù)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：交通保障需提前規(guī)劃路線，避免擁堵；住宿安排需提前預(yù)定并核對(duì)身份信息；應(yīng)急服務(wù)需配備必要的藥品及設(shè)備。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁在交通保障中違規(guī)駕駛、向服務(wù)人員索要回扣、因疏忽導(dǎo)致物資丟失等行為。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：需加強(qiáng)對(duì)服務(wù)人員的資質(zhì)審核，防止人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)；對(duì)重要會(huì)議需配備隨行保障人員，確保服務(wù)及時(shí)響應(yīng)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)國家法律法規(guī)變化、行業(yè)新要求及企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整，每年對(duì)專項(xiàng)管理制度進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)修訂完善，并發(fā)布更新通知。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：定期開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，分級(jí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)發(fā)布預(yù)警通知，并要求相關(guān)單位制定整改措施。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將專項(xiàng)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則；對(duì)重大事項(xiàng)實(shí)行多部門聯(lián)合審查，確保決策合法合規(guī)。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭協(xié)調(diào)，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報(bào)要求；建立風(fēng)險(xiǎn)事件臺(tái)賬，定期分析處置效果。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：界定違規(guī)情形、處罰標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)動(dòng)績效考核、紀(jì)律處分；對(duì)情節(jié)嚴(yán)重者追究管理責(zé)任，并公開通報(bào)處理結(jié)果。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每季度對(duì)專項(xiàng)管理體系有效性開展評(píng)估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等方式收集反饋，優(yōu)化流程漏洞，并形成評(píng)估報(bào)告。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：明確各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專項(xiàng)管理的推進(jìn)責(zé)任，要求分管領(lǐng)導(dǎo)每月聽取工作匯報(bào)，主要負(fù)責(zé)人每季度召開專題會(huì)議研究解決重點(diǎn)問題。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，與績效、評(píng)優(yōu)掛鉤；對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)發(fā)生問題的部門實(shí)行“一票否決”。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展專項(xiàng)培訓(xùn)，如管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)；通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道發(fā)布合規(guī)手冊(cè)，營造全員合規(guī)氛圍。第二十五條信息化支撐：通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控；開發(fā)會(huì)議服務(wù)管理平臺(tái)，集中管理需求申請(qǐng)、供應(yīng)商庫、費(fèi)用報(bào)銷等數(shù)據(jù)，提高管理效率。第二十六條文化建設(shè)：發(fā)布專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，明確行為規(guī)范；組織簽訂合規(guī)承諾書，要求全員簽署并留存?zhèn)洳椋婚_展合規(guī)知識(shí)競賽、案例分享等活動(dòng)，強(qiáng)化意識(shí)。第二十七條報(bào)告制度：明確風(fēng)險(xiǎn)事件、