1T/GXDSL—2025檔案智能化分類與精準(zhǔn)檢索技術(shù)應(yīng)用指南隨著數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略的深入推進(jìn)和各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速，檔案資源作為國(guó)家與社會(huì)的核心信息資產(chǎn)，其形態(tài)正從傳統(tǒng)實(shí)體向海量、多態(tài)、異構(gòu)的數(shù)字化檔案迅速演變。面對(duì)急劇增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模和日益復(fù)雜的利用需求，傳統(tǒng)依賴人工和經(jīng)驗(yàn)的管理與檢索方式已難以滿足高效、精準(zhǔn)、智能的檔案服務(wù)要求。人工智能、自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化提供了革命性工具。為推動(dòng)智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的規(guī)范化、深度化應(yīng)用，提升檔案分類的科學(xué)性、檢索的精準(zhǔn)性和服務(wù)的智能化水平，有效挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，特制定本指南。本指南聚焦檔案智能化分類與精準(zhǔn)檢索的技術(shù)應(yīng)用，對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)、關(guān)鍵算法、數(shù)據(jù)處理、應(yīng)用實(shí)現(xiàn)及安全要求提出指導(dǎo)性規(guī)范，旨在為各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)及相關(guān)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展智能化建設(shè)提供科學(xué)、可行的技術(shù)路徑與實(shí)踐依據(jù)。本指南由廣西產(chǎn)學(xué)研科學(xué)研究院聯(lián)合檔案管理機(jī)構(gòu)、高校及科技企業(yè)共同研制。2范圍本指南規(guī)定了檔案智能化分類與精準(zhǔn)檢索技術(shù)應(yīng)用的系統(tǒng)架構(gòu)、數(shù)據(jù)處理要求、關(guān)鍵技術(shù)方法、應(yīng)用實(shí)現(xiàn)模式、性能指標(biāo)及安全管理要求。本指南適用于各級(jí)國(guó)家綜合檔案館、專業(yè)檔案館、部門檔案館以及企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)，在文書(shū)檔案、科技檔案、專業(yè)檔案等各類檔案數(shù)字化管理場(chǎng)景中，應(yīng)用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案智能分類、著錄、標(biāo)引與精準(zhǔn)檢索的系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、部署與評(píng)估。其他信息管理機(jī)構(gòu)對(duì)結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化文檔進(jìn)行智能處理時(shí)可參照?qǐng)?zhí)行。3規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本指南的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本指南。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本規(guī)范。GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范2T/GXDSL—2025DA/T18-2022檔案著錄規(guī)則DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T46-2009檔案數(shù)字化工作規(guī)范DA/T58-2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)GB/T39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T22239-2019信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求GB/T35273-2020信息安全技術(shù)個(gè)人信息安全規(guī)范《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）《國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放利用辦法》（國(guó)家檔案局令第19號(hào)）4術(shù)語(yǔ)和定義4.1檔案智能化分類：指利用自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、深度學(xué)習(xí)等人工智能技術(shù)，自動(dòng)或半自動(dòng)地識(shí)別、分析和判斷檔案內(nèi)容、形式及上下文特征，并依據(jù)預(yù)定義的分類體系（如檔案分類方案、主題詞表、職能分類等）將其歸入相應(yīng)類目的過(guò)程。4.2檔案精準(zhǔn)檢索：指基于對(duì)用戶檢索意圖的深度理解，運(yùn)用語(yǔ)義分析、知識(shí)圖譜、相關(guān)性排序等智能技術(shù)，從海量檔案資源中快速、準(zhǔn)確地查找并返回與用戶需求高度相關(guān)檔案信息的過(guò)程。4.3檔案數(shù)據(jù)預(yù)處理：指在應(yīng)用智能技術(shù)前，對(duì)數(shù)字化檔案原文、圖像、音視頻等數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、文字識(shí)別、噪聲去除、文本清洗、分詞等操作，以形成適合機(jī)器處理的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)形式的過(guò)程。4.4訓(xùn)練數(shù)據(jù)集：指用于訓(xùn)練和優(yōu)化智能分類或檢索模型的、已由人工進(jìn)行正確分類或標(biāo)注的檔案數(shù)據(jù)集合。4.5檔案知識(shí)圖譜：指以結(jié)構(gòu)化形式描述檔案實(shí)體（如人物、機(jī)構(gòu)、事件、地點(diǎn)、時(shí)間等）及其之間語(yǔ)義關(guān)系的知識(shí)庫(kù)，是實(shí)現(xiàn)語(yǔ)義關(guān)聯(lián)和智能推理檢索的核心組件。4.6置信度：指智能分類模型對(duì)檔案歸類結(jié)果的確信程度，通常以概率值表示。T/GXDSL—202535總則檔案智能化分類與精準(zhǔn)檢索技術(shù)應(yīng)用應(yīng)遵循“輔助人工、提升效能、確保準(zhǔn)確、保障安全”的基本原則。智能技術(shù)是輔助檔案專業(yè)人員提升工作效率和質(zhì)量的有力工具，而非完全替代人工判斷，尤其在涉及復(fù)雜價(jià)值鑒定、敏感信息識(shí)別等領(lǐng)域需保留人工審核環(huán)節(jié)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施應(yīng)以提升檔案管理效能和利用服務(wù)水平為根本目標(biāo)，確保技術(shù)方案與業(yè)務(wù)需求深度融合。必須高度重視智能處理結(jié)果的準(zhǔn)確性，建立有效的質(zhì)量控制和糾錯(cuò)機(jī)制。全過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全及個(gè)人信息保護(hù)等相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性、可用性和保密性。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持開(kāi)放、兼容、可擴(kuò)展的技術(shù)路線，支持與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)平滑對(duì)接。6系統(tǒng)總體架構(gòu)與技術(shù)要求檔案智能化應(yīng)用系統(tǒng)宜采用分層解耦的微服務(wù)架構(gòu)，主要包括數(shù)據(jù)資源層、智能引擎層、應(yīng)用服務(wù)層和用戶交互層。數(shù)據(jù)資源層負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和管理結(jié)構(gòu)化目錄數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化全文數(shù)據(jù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)以及知識(shí)圖譜等，應(yīng)支持海量數(shù)據(jù)的高效存儲(chǔ)與訪問(wèn)，推薦采用分布式文件系統(tǒng)和關(guān)系型與非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)混合架構(gòu)。智能引擎層是系統(tǒng)的核心，封裝了分類模型、檢索算法、自然語(yǔ)言處理工具、OCR識(shí)別服務(wù)等各類智能算法模塊，應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化API接口方式提供服務(wù)。應(yīng)用服務(wù)層封裝具體的檔案業(yè)務(wù)邏輯，如智能分類任務(wù)調(diào)度、檢索請(qǐng)求處理、用戶權(quán)限管理、日志審計(jì)等。用戶交互層為檔案管理員和利用者提供Web端、移動(dòng)端等多渠道交互界面。系統(tǒng)應(yīng)具備高可用性和可擴(kuò)展性，關(guān)鍵服務(wù)集群化部署，單點(diǎn)故障不應(yīng)導(dǎo)致核心服務(wù)中斷，系統(tǒng)整體可用性不低于99.5%。平均無(wú)故障時(shí)間（MTBF）應(yīng)大于10000小時(shí)。系統(tǒng)響應(yīng)性能需滿足：簡(jiǎn)單檢索請(qǐng)求平均響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)2秒，復(fù)雜語(yǔ)義檢索或跨庫(kù)聯(lián)合檢索平均響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)5秒。系統(tǒng)應(yīng)支持至少100個(gè)并發(fā)用戶的在線智能檢索請(qǐng)求。7檔案數(shù)據(jù)預(yù)處理與特征提取要求高質(zhì)量的數(shù)據(jù)預(yù)處理是智能應(yīng)用成功的基礎(chǔ)。對(duì)于圖像類檔案，應(yīng)首先采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（OCR）將其轉(zhuǎn)換為文本。中文OCR的字符識(shí)別準(zhǔn)確率對(duì)于印刷體應(yīng)不低于99.5%，對(duì)于清晰度較高的手寫(xiě)體應(yīng)不低于85%。OCR后需進(jìn)行文本清洗，包括糾正識(shí)別錯(cuò)誤字符、去除無(wú)關(guān)符號(hào)、分段分句等。對(duì)于已數(shù)T/GXDSL—20254字化的文本檔案，需進(jìn)行格式標(biāo)準(zhǔn)化處理，統(tǒng)一編碼為UTF-8。預(yù)處理后的文本需進(jìn)行分詞和詞性標(biāo)注，推薦使用專業(yè)領(lǐng)域詞典以提高分詞準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上，需進(jìn)行深入的特征提取，為智能模型提供輸入。特征應(yīng)包括但不限于：文本內(nèi)容特征，通過(guò)詞袋模型、TF-IDF、詞向量（如Word2Vec、BERT等預(yù)訓(xùn)練模型生成的向量）表示；元數(shù)據(jù)特征，如文件標(biāo)題、責(zé)任者、形成日期、文種等結(jié)構(gòu)化字段；版面與格式特征，如公文版頭、發(fā)文字號(hào)位置、印章區(qū)域等視覺(jué)信息；上下文特征，如該檔案在案卷或全宗中的位置、前后檔案的關(guān)聯(lián)信息等。多媒體檔案（如照片、錄音、錄像）應(yīng)提取其元數(shù)據(jù)、文字解說(shuō)信息，并可利用圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)提取關(guān)鍵視覺(jué)或聽(tīng)覺(jué)特征標(biāo)簽。8智能化分類技術(shù)應(yīng)用指南智能分類主要包括自動(dòng)歸類、智能標(biāo)引和主題提取。自動(dòng)歸類是指根據(jù)檔案內(nèi)容及特征，自動(dòng)將其歸入預(yù)先設(shè)定的分類體系（如《中國(guó)檔案分類法》或機(jī)構(gòu)自定義分類方案）的相應(yīng)類目。推薦采用監(jiān)督學(xué)習(xí)方法，如支持向量機(jī)、深度學(xué)習(xí)文本分類模型（如TextCNN、BERT等）。首先需構(gòu)建高質(zhì)量的標(biāo)注訓(xùn)練集，訓(xùn)練集應(yīng)覆蓋所有目標(biāo)類目，每個(gè)類目的樣本量原則上不少于500份，且樣本分布應(yīng)盡可能均衡。模型訓(xùn)練完成后，應(yīng)在獨(dú)立的測(cè)試集上進(jìn)行評(píng)估，宏觀平均準(zhǔn)確率（Macro-F1）應(yīng)不低于0.90，對(duì)于核心或高頻類目，準(zhǔn)確率應(yīng)力爭(zhēng)達(dá)到0.95以上。系統(tǒng)應(yīng)輸出分類結(jié)果及置信度，對(duì)于置信度低于設(shè)定閾值（如0.75）的檔案，應(yīng)自動(dòng)標(biāo)記為“存疑”，交由檔案人員審核確認(rèn)。智能標(biāo)引是指自動(dòng)從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵主題詞或關(guān)鍵詞，并映射到規(guī)范的檔案主題詞表（如《中國(guó)檔案主題詞表》）。可結(jié)合基于規(guī)則的方法（如詞頻統(tǒng)計(jì)、位置權(quán)重）和基于神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)序列標(biāo)注的方法（如BiLSTM-CRF）進(jìn)行實(shí)體識(shí)別和關(guān)鍵詞抽取。主題提取旨在自動(dòng)概括檔案的核心內(nèi)容，生成簡(jiǎn)明的摘要。系統(tǒng)應(yīng)支持多級(jí)分類和復(fù)合分類，并能記錄分類的依據(jù)（如觸發(fā)分類的關(guān)鍵特征），確保過(guò)程可追溯、可解釋。9精準(zhǔn)檢索技術(shù)應(yīng)用指南精準(zhǔn)檢索旨在超越傳統(tǒng)的基于關(guān)鍵詞的字面匹配，實(shí)現(xiàn)基于語(yǔ)義的深度檢索。系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索模式：關(guān)鍵詞檢索，作為基礎(chǔ)功能，應(yīng)支持布爾邏輯、短語(yǔ)檢索、模糊匹配等；語(yǔ)義檢索，核心是理解查詢語(yǔ)句的真實(shí)意圖，通過(guò)查詢擴(kuò)展、語(yǔ)義向量相似度計(jì)算（如通過(guò)Sentence-BERT計(jì)算查詢與檔案的語(yǔ)義相似度）返回相關(guān)結(jié)果；關(guān)聯(lián)檢索，基于構(gòu)建的檔案知識(shí)圖譜，發(fā)現(xiàn)并推薦與檢索目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的人物、事件、地點(diǎn)等其他檔案實(shí)體；跨媒體檢索，支持“以圖查檔”、“以音查檔”等。檢索系統(tǒng)應(yīng)構(gòu)建T/GXDSL—20255高效的索引機(jī)制，對(duì)文本內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、特征向量、知識(shí)圖譜關(guān)系等分別建立倒排索引或向量索引，以實(shí)現(xiàn)毫秒級(jí)響應(yīng)。相關(guān)性排序算法至關(guān)重要，應(yīng)采用融合多種特征的排序?qū)W習(xí)模型，綜合考慮文本相關(guān)性、語(yǔ)義相似度、檔案價(jià)值權(quán)重、利用熱度、時(shí)間新鮮度等因素進(jìn)行綜合打分與排序。檢索結(jié)果應(yīng)提供清晰的排序列表，并可按照相關(guān)度、時(shí)間、分類等多種方式靈活篩選和排序。系統(tǒng)應(yīng)提供檢索詞建議、相關(guān)搜索推薦、檢索結(jié)果聚類分析等輔助功能，提升用戶體驗(yàn)。檢索命中結(jié)果的查準(zhǔn)率（Precision@10）在標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試集上應(yīng)不低于0.85，查全率（Recall）在可控范圍內(nèi)應(yīng)持續(xù)優(yōu)化。10應(yīng)用實(shí)現(xiàn)與部署要求智能分類功能可應(yīng)用于檔案接收環(huán)節(jié)的自動(dòng)預(yù)歸類、數(shù)字化加工后的批量自動(dòng)著錄標(biāo)引、存量檔案數(shù)據(jù)的智能整理與深度編目等場(chǎng)景。精準(zhǔn)檢索功能應(yīng)無(wú)縫集成到檔案利用服務(wù)平臺(tái)，面向內(nèi)部管理人員和社會(huì)公眾提供高效服務(wù)。系統(tǒng)部署可采用本地化部署、私有云部署或與可信公有云服務(wù)結(jié)合的混合部署模式。涉及國(guó)家秘密、工作秘密和個(gè)人敏感信息的檔案，其智能處理與檢索系統(tǒng)必須實(shí)行完全的物理隔離或邏輯強(qiáng)隔離的本地化部署，并符合分級(jí)保護(hù)或等級(jí)保護(hù)相關(guān)要求。系統(tǒng)應(yīng)提供完善的管理后臺(tái)，允許檔案管理員對(duì)分類體系、詞表、檢索模型參數(shù)、權(quán)限規(guī)則進(jìn)行配置和管理。系統(tǒng)需具備模型更新和迭代能力，能夠定期利用新的標(biāo)注數(shù)據(jù)對(duì)模型進(jìn)行增量訓(xùn)練或重新訓(xùn)練，以保持和提升其性能。應(yīng)建立人機(jī)協(xié)同機(jī)制，設(shè)置便捷的人工干預(yù)和反饋入口，將人工對(duì)智能處理結(jié)果的糾正信息作為新的訓(xùn)練數(shù)據(jù)，持續(xù)優(yōu)化模型。11安全、隱私與倫理要求安全是智能技術(shù)應(yīng)用的生命線。系統(tǒng)必須滿足GB/T22239-2019中相應(yīng)安全等級(jí)的要求。在數(shù)據(jù)安全方面，訓(xùn)練數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和使用需獲得合法授權(quán)，嚴(yán)禁使用未授權(quán)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行模型訓(xùn)練。處理包含個(gè)人信息、商業(yè)秘密的檔案時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)脫敏、去標(biāo)識(shí)化等技術(shù)措施，符合GB/T35273-2020的要求。在算法安全方面，應(yīng)關(guān)注算法的可解釋性與公平性，避免因訓(xùn)練數(shù)據(jù)偏差導(dǎo)致對(duì)特定群體、特定主題檔案的分類歧視或檢索偏見(jiàn)。應(yīng)建立算法審計(jì)機(jī)制，定期評(píng)估算法決策的合理性與公平性。系統(tǒng)所有操作均應(yīng)記錄詳盡的日志，包括模型調(diào)用、分類檢索行為、數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄等，日志保存時(shí)間不少于6個(gè)月，以滿足審計(jì)和追溯要求。應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)模型失效、檢索結(jié)果異常、系統(tǒng)被攻擊等安全事件。T/GXDSL—2025612實(shí)施、評(píng)估與運(yùn)維實(shí)施前應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求分析、數(shù)據(jù)現(xiàn)狀評(píng)估和技術(shù)可行性論證。制定分階段實(shí)施方案，可先選取部分類別或部分全宗的檔案開(kāi)展試點(diǎn)，驗(yàn)證效果后再逐步推廣。系統(tǒng)正式上線前，必須進(jìn)行嚴(yán)格的第三方測(cè)試與評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)至少包括：分類準(zhǔn)確率、檢索查準(zhǔn)率與查全率、系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間、并發(fā)處理能力、資源占用率等。應(yīng)建立持續(xù)的運(yùn)維保障體系，包括日常監(jiān)控、性