質(zhì)量管理體系內(nèi)審與外審自查清單工具模板一、適用場景與價(jià)值本工具適用于各類組織在質(zhì)量管理體系（如ISO9001等）內(nèi)部審核、外部審核（如客戶審核、第三方認(rèn)證審核）前的全面自查，也可作為日常體系維護(hù)的定期檢查工具。通過系統(tǒng)化梳理體系運(yùn)行中的合規(guī)性與有效性，可提前識(shí)別潛在不符合項(xiàng)，優(yōu)化審核迎檢準(zhǔn)備，保證體系持續(xù)滿足標(biāo)準(zhǔn)要求及組織目標(biāo)，提升管理透明度與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。二、系統(tǒng)化自查操作流程（一）自查準(zhǔn)備階段明確自查范圍與依據(jù)確定自查覆蓋的部門、過程（如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、采購、銷售、服務(wù)等）及體系標(biāo)準(zhǔn)（如ISO9001:2015、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）。收集相關(guān)文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、法律法規(guī)要求、客戶特殊要求、上次審核報(bào)告及整改記錄等。組建自查小組由管理者代表或質(zhì)量負(fù)責(zé)人牽頭，成員包括各相關(guān)部門接口人（如生產(chǎn)主管、采購專員、*質(zhì)量工程師等），保證具備專業(yè)能力且與被審核部門無直接責(zé)任關(guān)聯(lián)。明確分工：文件審核組、現(xiàn)場檢查組、記錄驗(yàn)證組，每組指定負(fù)責(zé)人（如*文件審核組長）。制定自查計(jì)劃內(nèi)容包括：自查目的、范圍、時(shí)間安排（如“2024年X月X日-X月X日”）、參與人員、檢查方法（文件查閱、現(xiàn)場觀察、員工訪談等）、輸出結(jié)果要求（自查報(bào)告、不符合項(xiàng)清單）。計(jì)劃需經(jīng)管理者代表審批后提前3個(gè)工作日通知相關(guān)部門。（二）自查實(shí)施階段文件體系合規(guī)性檢查質(zhì)量手冊(cè)與程序文件：核對(duì)是否覆蓋標(biāo)準(zhǔn)所有要求（如ISO9001:2015第4-10章），文件版本是否最新，審批流程是否規(guī)范（如*質(zhì)量經(jīng)理批準(zhǔn)）。作業(yè)指導(dǎo)書與表單：檢查關(guān)鍵過程是否有可操作的指導(dǎo)文件，記錄表單是否設(shè)計(jì)完整（如《生產(chǎn)過程巡檢記錄》《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄》），填寫是否規(guī)范（無漏填、涂改）。過程運(yùn)行有效性檢查核心過程審核：設(shè)計(jì)開發(fā)：檢查項(xiàng)目是否按《設(shè)計(jì)開發(fā)控制程序》開展評(píng)審（如*設(shè)計(jì)組長組織方案評(píng)審）、驗(yàn)證（如樣機(jī)測試報(bào)告）、確認(rèn)（如客戶試用反饋）。采購過程：審核供應(yīng)商選擇（如供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審記錄）、來料檢驗(yàn)（如IQC檢驗(yàn)報(bào)告）、不合格品處理（如《不合格品處置單》）是否符合要求。生產(chǎn)過程：核查工藝參數(shù)執(zhí)行情況（如《作業(yè)指導(dǎo)書》與實(shí)際生產(chǎn)記錄一致性）、設(shè)備點(diǎn)檢記錄（如*設(shè)備員每日點(diǎn)檢表）、人員資質(zhì)（如特殊崗位操作證）。支持過程審核：人力資源：檢查員工培訓(xùn)記錄（如新員工入職培訓(xùn)、內(nèi)審員培訓(xùn)效果評(píng)估）、崗位說明書是否明確職責(zé)權(quán)限。內(nèi)部審核：查閱上次內(nèi)審計(jì)劃、檢查表、不符合項(xiàng)報(bào)告及整改驗(yàn)證記錄，確認(rèn)是否閉環(huán)。記錄與證據(jù)驗(yàn)證隨機(jī)抽取3-6個(gè)月的過程記錄（如《內(nèi)部審核報(bào)告》《客戶投訴處理記錄》《管理評(píng)審輸出》），核對(duì)記錄的真實(shí)性（如簽字、日期）、完整性（如問題描述、處理結(jié)果）、可追溯性（如批次號(hào)、關(guān)聯(lián)文件）?，F(xiàn)場觀察員工操作是否符合文件規(guī)定，訪談員工對(duì)體系要求的理解（如“您知道本崗位的質(zhì)量目標(biāo)嗎？”“不合格品應(yīng)如何處理？”）。（三）問題整改與跟蹤階段不符合項(xiàng)分類與定級(jí)根據(jù)嚴(yán)重程度將不符合項(xiàng)分為：嚴(yán)重不符合：體系失效、系統(tǒng)性缺陷（如無關(guān)鍵過程控制程序、多次發(fā)生同類客戶投訴未整改）。一般不符合：偶發(fā)性、局部問題（如記錄填寫不規(guī)范、個(gè)別設(shè)備未按時(shí)點(diǎn)檢）。填寫《不符合項(xiàng)記錄表》，明確問題描述、違反條款、責(zé)任部門/人（如生產(chǎn)部/）。制定整改措施責(zé)任部門需在2個(gè)工作日內(nèi)提交《糾正與預(yù)防措施報(bào)告》，內(nèi)容包括：原因分析（如“培訓(xùn)不足”“文件未及時(shí)更新”）、整改措施（如“組織專項(xiàng)培訓(xùn)”“修訂文件版本號(hào)”）、完成時(shí)限（如“2024年X月X日前”）。自查小組審核整改措施的可行性，必要時(shí)提出修改意見。整改效果驗(yàn)證整改到期后，責(zé)任部門提交整改證據(jù)（如培訓(xùn)記錄、修訂后的文件、現(xiàn)場照片），自查小組進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)證，確認(rèn)問題是否徹底解決。對(duì)驗(yàn)證未通過的項(xiàng)目，要求重新制定措施并跟蹤，直至關(guān)閉。（四）結(jié)果輸出與改進(jìn)階段編制自查報(bào)告內(nèi)容包括：自查概況（范圍、時(shí)間、人員）、體系運(yùn)行總體評(píng)價(jià)、不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)（數(shù)量、類型分布）、整改完成情況、體系優(yōu)勢與改進(jìn)建議。報(bào)告需經(jīng)自查小組負(fù)責(zé)人（如*管理者代表）審核，最高管理者審批后存檔。管理評(píng)審輸入將自查報(bào)告、不符合項(xiàng)清單、整改結(jié)果作為管理評(píng)審的重要輸入，提交管理層討論體系改進(jìn)方向（如優(yōu)化流程、更新目標(biāo)）。清單動(dòng)態(tài)更新根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)變更、組織架構(gòu)調(diào)整、審核經(jīng)驗(yàn)等，每半年對(duì)自查清單內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審和更新，保證適用性。三、實(shí)用自查工具模板表1：文件體系自查表文件名稱文件編號(hào)版本號(hào)適用范圍審核內(nèi)容符合情況（√/×）問題描述責(zé)任部門/人質(zhì)量手冊(cè)QM-001A/0全公司是否覆蓋ISO9001:2015全部要求√——*質(zhì)量部生產(chǎn)過程控制程序QP-003B/1生產(chǎn)車間是否明確關(guān)鍵工藝參數(shù)控制要求×未規(guī)定“熱處理溫度偏差范圍”*生產(chǎn)部設(shè)備點(diǎn)檢記錄表QR-012C/0生產(chǎn)部、設(shè)備部是否包含設(shè)備精度檢查項(xiàng)√——*設(shè)備部表2：過程運(yùn)行自查表過程名稱審核條款審核內(nèi)容符合情況（√/×）證據(jù)記錄（如記錄編號(hào)、照片）問題描述責(zé)任部門/人設(shè)計(jì)開發(fā)8.3.1設(shè)計(jì)輸入是否包含客戶要求√《設(shè)計(jì)輸入評(píng)審記錄》（DR-005）——*研發(fā)部采購過程8.4.1供應(yīng)商是否定期績效評(píng)估×無2024年上半年供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告未開展年度供應(yīng)商復(fù)評(píng)*采購部客戶服務(wù)8.2.1投訴處理是否在48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)√《客戶投訴處理記錄》（CR-018）——*客服部表3：不符合項(xiàng)記錄表不符合項(xiàng)編號(hào)發(fā)生部門/過程不符合描述不符合條款嚴(yán)重程度（嚴(yán)重/一般）責(zé)任部門/人整改措施完成時(shí)限驗(yàn)證結(jié)果（通過/未通過）驗(yàn)證人NC-2024-001生產(chǎn)部/生產(chǎn)過程3號(hào)機(jī)某批次產(chǎn)品《首件檢驗(yàn)記錄》（QR-025）未檢驗(yàn)員簽字，日期填寫不全I(xiàn)SO9001:20158.5.1一般生產(chǎn)部/立即補(bǔ)簽記錄，加強(qiáng)填寫規(guī)范培訓(xùn)2024–通過*質(zhì)量員NC-2024-002研發(fā)部/設(shè)計(jì)開發(fā)2個(gè)新產(chǎn)品項(xiàng)目未按《設(shè)計(jì)開發(fā)控制程序》（QP-002）開展設(shè)計(jì)輸出評(píng)審ISO9001:20158.3.4嚴(yán)重研發(fā)部/趙六組織專項(xiàng)評(píng)審，修訂程序明確評(píng)審節(jié)點(diǎn)2024–待驗(yàn)證*管理者代表表4：整改跟蹤表整改項(xiàng)編號(hào)問題描述責(zé)任部門/人整改措施計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間驗(yàn)證人驗(yàn)證結(jié)果關(guān)閉狀態(tài)（已關(guān)閉/跟蹤中）NC-2024-002新產(chǎn)品項(xiàng)目未開展設(shè)計(jì)輸出評(píng)審研發(fā)部/趙六組織專項(xiàng)評(píng)審，修訂程序明確評(píng)審節(jié)點(diǎn)2024–2024–*管理者代表通過已關(guān)閉NC-2024-003培訓(xùn)記錄未包含效果評(píng)估人力資源部/孫七增加培訓(xùn)效果評(píng)估環(huán)節(jié)（如筆試/實(shí)操）2024–——*質(zhì)量部——跟蹤中四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)客觀公正原則：自查需以事實(shí)為依據(jù)，避免主觀臆斷，對(duì)發(fā)覺的問題不隱瞞、不回避，保證結(jié)果真實(shí)反映體系運(yùn)行狀況。證據(jù)鏈完整性：每個(gè)不符合項(xiàng)需附可驗(yàn)證的證據(jù)（如記錄編號(hào)、照片、訪談?dòng)涗洠?，保證問題描述清晰、責(zé)任明確。風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向思維：優(yōu)先關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如安全相關(guān)過程、客戶投訴