PAGE生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案管理，確保生產(chǎn)活動的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高生產(chǎn)管理效率，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營的順利進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及生產(chǎn)活動的各個部門，包括但不限于生產(chǎn)車間、技術(shù)部門、質(zhì)量控制部門、設(shè)備管理部門等，以及與生產(chǎn)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映生產(chǎn)活動的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動全過程的各類檔案資料，保證檔案體系的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的生產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，以滿足生產(chǎn)管理及決策的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的集中保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案利用效率。4.定期對生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和及時性。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在生產(chǎn)活動中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的規(guī)定，規(guī)范檔案的形成和使用，積極配合檔案管理部門的工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.生產(chǎn)計劃檔案：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等，以及相關(guān)的調(diào)整記錄和審批文件。2.生產(chǎn)工藝檔案：涵蓋產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝變更記錄等。3.設(shè)備檔案：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備購置合同及相關(guān)技術(shù)資料等。4.質(zhì)量檔案：產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、不合格品處理記錄等。5.人員檔案：生產(chǎn)人員基本信息、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。6.物料檔案：原材料、零部件、成品的出入庫記錄、庫存盤點(diǎn)記錄、供應(yīng)商資料等。7.生產(chǎn)現(xiàn)場檔案：生產(chǎn)車間布局圖、生產(chǎn)現(xiàn)場照片、安全生產(chǎn)記錄等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的識別和管理。2.編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，例如：SJJH2023001，表示生產(chǎn)計劃檔案類別下2023年的第1份檔案。3.具體類別代碼如下：生產(chǎn)計劃檔案：SJJH生產(chǎn)工藝檔案：SCGY設(shè)備檔案：SBDA質(zhì)量檔案：ZLDA人員檔案：RYDA物料檔案：WLDA生產(chǎn)現(xiàn)場檔案：XCXA四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、政府部門下發(fā)的相關(guān)文件等，應(yīng)及時登記并納入檔案管理。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目等工作。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查找。3.對于紙張大小不一致、破損或褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行必要的修整和復(fù)制，保證檔案的整齊美觀和可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的索引關(guān)系。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的利用與借閱（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)等工作需要查閱生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容價值、保管期限等因素，綜合評估檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的重要性、時效性、完整性等情況，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定小組審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門