PAGE清潔生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司清潔生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范清潔生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保清潔生產(chǎn)工作的有效開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與清潔生產(chǎn)相關(guān)的檔案管理工作，包括清潔生產(chǎn)審核報告、清潔生產(chǎn)方案實施記錄、節(jié)能減排數(shù)據(jù)統(tǒng)計、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行檔案等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司清潔生產(chǎn)工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋清潔生產(chǎn)工作的各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善清潔生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門清潔生產(chǎn)檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中保管公司清潔生產(chǎn)檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門清潔生產(chǎn)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)清潔生產(chǎn)檔案管理，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。三、檔案收集（一）清潔生產(chǎn)審核檔案1.審核準(zhǔn)備階段：收集公司基本情況介紹、生產(chǎn)工藝流程圖、環(huán)境影響評價報告、排污許可證等相關(guān)資料。2.預(yù)審核階段：收集能源消耗數(shù)據(jù)、原材料使用情況、廢棄物產(chǎn)生及排放數(shù)據(jù)、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄等。3.審核階段：收集審核小組工作記錄、現(xiàn)狀調(diào)研分析報告、清潔生產(chǎn)潛力與機(jī)會評估報告等。4.方案產(chǎn)生與篩選階段：收集提出的清潔生產(chǎn)方案、方案評估與篩選結(jié)果等。5.可行性分析階段：收集方案可行性分析報告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)評估報告等。6.方案實施階段：收集方案實施計劃、實施過程記錄、效果監(jiān)測報告等。7.持續(xù)清潔生產(chǎn)階段：收集持續(xù)清潔生產(chǎn)計劃、改進(jìn)措施及實施情況等。（二）清潔生產(chǎn)方案實施檔案1.方案實施計劃：包括方案實施的目標(biāo)、步驟、責(zé)任人、時間節(jié)點等。2.實施過程記錄：如設(shè)備改造記錄、工藝優(yōu)化記錄、人員培訓(xùn)記錄等。3.效果評估報告：對方案實施后的節(jié)能減排效果、環(huán)境質(zhì)量改善情況等進(jìn)行評估。（三）節(jié)能減排檔案1.能源消耗統(tǒng)計報表：每月、每季度、每年的能源消耗種類、數(shù)量、能耗指標(biāo)等。2.節(jié)能減排措施記錄：如節(jié)能設(shè)備安裝與運(yùn)行記錄、節(jié)水措施實施記錄等。3.節(jié)能減排項目申報與驗收資料：包括項目申報書、驗收報告等。（四）環(huán)保設(shè)施運(yùn)行檔案1.環(huán)保設(shè)施設(shè)計資料：如設(shè)計圖紙、說明書等。2.運(yùn)行操作規(guī)程：明確環(huán)保設(shè)施的運(yùn)行參數(shù)、操作步驟、維護(hù)要求等。3.運(yùn)行記錄：包括設(shè)備運(yùn)行時間、處理量、污染物排放濃度及排放量等。4.維護(hù)維修記錄：記錄環(huán)保設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)情況、故障維修情況等。5.監(jiān)測報告：環(huán)保設(shè)施運(yùn)行效果的監(jiān)測數(shù)據(jù)及報告。（五）其他相關(guān)檔案1.清潔生產(chǎn)培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。2.清潔生產(chǎn)宣傳資料：宣傳活動方案、宣傳資料等。3.與清潔生產(chǎn)相關(guān)的合同、協(xié)議等。四、檔案整理（一）分類原則按照清潔生產(chǎn)工作的不同階段和內(nèi)容，將檔案分為清潔生產(chǎn)審核檔案、清潔生產(chǎn)方案實施檔案、節(jié)能減排檔案、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行檔案等類別。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，例如：2023QJSC001，表示2023年的清潔生產(chǎn)審核檔案第1份。（三）整理要求1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.按照檔案形成的時間順序進(jìn)行排列，確保檔案的連貫性。3.對每份檔案資料進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的分類、編號、名稱等內(nèi)容，方便查找。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在清潔生產(chǎn)工作完成或相關(guān)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.各部門填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類和編號順序存放于檔案柜或檔案存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。六、檔案保管（一）保管期限1.清潔生產(chǎn)審核檔案：長期保存。2.清潔生產(chǎn)方案實施檔案：自方案實施完成后保存[X]年。3.節(jié)能減排檔案：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限，一般為[X]年。4.環(huán)保設(shè)施運(yùn)行檔案：長期保存。5.其他相關(guān)檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。七、檔案利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱清潔生產(chǎn)檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人提供檔案，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，如需復(fù)印檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱清潔生產(chǎn)檔案，可直接到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。（三）檔案提供利用的限制1.涉及公司商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密的清潔生產(chǎn)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與清潔生產(chǎn)工作無關(guān)的目的。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門