PAGE生產(chǎn)檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)檔案記錄管理，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)操作，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)相關(guān)的檔案記錄管理工作，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令、工藝文件、操作規(guī)程、設(shè)備運(yùn)行記錄、物料出入庫(kù)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、人員考勤記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過程中的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保記錄無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)記錄應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫、整理和歸檔。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密的生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)過程中各類記錄的填寫、收集和初步整理。2.確保生產(chǎn)記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，按照規(guī)定流程流轉(zhuǎn)記錄。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行生產(chǎn)檔案的歸檔工作。（二）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核和監(jiān)督。2.確保質(zhì)量記錄符合質(zhì)量管理體系要求，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯提供依據(jù)。3.參與生產(chǎn)檔案記錄管理工作的檢查和評(píng)估。（三）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行記錄的填寫、維護(hù)和管理。2.保證設(shè)備記錄的完整性，及時(shí)反饋設(shè)備運(yùn)行狀況。3.配合檔案管理部門做好設(shè)備相關(guān)檔案的整理和歸檔。（四）檔案管理部門1.制定和完善生產(chǎn)檔案記錄管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的集中統(tǒng)一歸檔、保管和查閱服務(wù)。3.定期對(duì)生產(chǎn)檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀處理。（五）各崗位操作人員1.嚴(yán)格按照操作規(guī)程和相關(guān)要求，認(rèn)真填寫本崗位的生產(chǎn)記錄。2.對(duì)記錄的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，及時(shí)上交記錄表單。三、生產(chǎn)檔案記錄的分類與編號(hào)（一）分類1.生產(chǎn)計(jì)劃與指令類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令單等。2.工藝文件類：工藝流程圖、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.設(shè)備運(yùn)行類：設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄、設(shè)備運(yùn)行日志等。4.物料管理類：原材料采購(gòu)訂單、物料入庫(kù)單、物料出庫(kù)單、物料盤點(diǎn)記錄等。5.質(zhì)量檢驗(yàn)類：進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。6.人員管理類：?jiǎn)T工考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。7.其他類：如生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、特殊事件記錄等。（二）編號(hào)1.生產(chǎn)檔案記錄編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]。年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。部門代碼：按照公司內(nèi)部部門代碼表填寫，例如“SC”代表生產(chǎn)部門。檔案類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用不同字母表示，如“PJ”代表生產(chǎn)計(jì)劃與指令類。流水號(hào)：從0001開始依次編號(hào)。3.示例：23SCPJ0001，表示2023年生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計(jì)劃與指令類檔案中的第1份記錄。四、生產(chǎn)檔案記錄的填寫與收集（一）填寫要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆。2.內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，按照規(guī)定的格式和項(xiàng)目填寫，不得有空缺項(xiàng)。3.對(duì)于數(shù)據(jù)類記錄，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的計(jì)算準(zhǔn)確無誤，如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋修改人印章或簽字確認(rèn)。（二）收集流程1.各崗位操作人員在完成本崗位工作后，應(yīng)及時(shí)將填寫好的記錄表單提交給班組長(zhǎng)或相關(guān)負(fù)責(zé)人。2.班組長(zhǎng)或負(fù)責(zé)人對(duì)收集到的記錄進(jìn)行初步審核，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)反饋給操作人員進(jìn)行更正。3.審核無誤后，將記錄表單按照規(guī)定的時(shí)間和路線傳遞至生產(chǎn)部門的檔案管理人員。五、生產(chǎn)檔案記錄的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員收到記錄表單后，應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份記錄進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并去除不必要的附件，確保記錄的整潔和規(guī)范。3.檢查記錄的順序是否正確，如有顛倒應(yīng)及時(shí)調(diào)整。（二）歸檔1.整理后的生產(chǎn)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.按照檔案編號(hào)順序排列，建立檔案目錄，便于查找和檢索。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、生產(chǎn)檔案記錄的保管（一）保管期限1.生產(chǎn)計(jì)劃與指令類檔案保管期限為3年。2.工藝文件類檔案保管期限為5年。3.設(shè)備運(yùn)行類檔案保管期限為設(shè)備使用壽命周期加3年。4.物料管理類檔案保管期限為3年。5.質(zhì)量檢驗(yàn)類檔案保管期限為產(chǎn)品保質(zhì)期加1年。6.人員管理類檔案保管期限為員工離職后2年。7.其他類檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于1年。（二）保管條件1.檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)果應(yīng)記錄在案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。七、生產(chǎn)檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)檔案記錄時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需摘抄或復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.公司外部單位或人員因特殊原因需要借閱生產(chǎn)檔案記錄時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，并說明借閱用途和期限。2.申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位或人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性。八、生產(chǎn)檔案記錄的保密與安全（一）保密措施1.涉及公司機(jī)密的生產(chǎn)檔案記錄，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.對(duì)查閱和借閱檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并向上級(jí)報(bào)告。九、生產(chǎn)檔案記錄的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價(jià)值的生產(chǎn)檔案記錄。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再需要的檔案記錄。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、錯(cuò)誤或無效的檔案記錄。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，負(fù)責(zé)實(shí)施檔案銷毀工作