PAGE建立生產(chǎn)記錄檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司生產(chǎn)管理，規(guī)范生產(chǎn)記錄行為，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，提高產(chǎn)品質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本生產(chǎn)記錄檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)活動的部門、車間及相關(guān)崗位。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的各項活動和數(shù)據(jù)，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)全過程的各個環(huán)節(jié)，包括原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗、設(shè)備運行等，確保記錄無遺漏。3.及時性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)在相關(guān)活動發(fā)生后及時填寫，不得拖延。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和填寫要求進行記錄，保證記錄的一致性和可讀性。二、生產(chǎn)記錄檔案的內(nèi)容與要求（一）原材料采購記錄1.供應(yīng)商信息：記錄供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.采購日期：明確原材料的采購時間。3.原材料名稱、規(guī)格、型號：詳細描述所采購原材料的具體信息。4.數(shù)量、單價、總價：準確記錄采購的數(shù)量、單價及總價。5.質(zhì)量證明文件：如質(zhì)量檢驗報告、合格證等，應(yīng)隨記錄一并保存。（二）生產(chǎn)過程記錄1.生產(chǎn)批次號：為每個生產(chǎn)批次賦予唯一的標識。2.生產(chǎn)日期：記錄該批次產(chǎn)品的生產(chǎn)日期。3.生產(chǎn)設(shè)備信息：包括設(shè)備名稱、型號、編號等，以及設(shè)備的運行參數(shù)，如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等。4.生產(chǎn)工藝參數(shù)：如配方、加工步驟、時間控制等關(guān)鍵工藝參數(shù)。5.操作人員信息：記錄參與生產(chǎn)的操作人員姓名、崗位等。（三）質(zhì)量檢驗記錄1.檢驗項目：明確對產(chǎn)品進行檢驗的各項指標，如外觀、尺寸、性能等。2.檢驗方法：記錄所采用的檢驗方法和標準。3.檢驗結(jié)果：如實填寫檢驗數(shù)據(jù)和判定結(jié)論，合格或不合格。4.檢驗人員簽名：檢驗人員對檢驗結(jié)果負責(zé)，需簽名確認。（四）設(shè)備維護與維修記錄1.設(shè)備維護計劃：制定設(shè)備定期維護的計劃安排，包括維護內(nèi)容、時間間隔等。2.維護記錄：記錄每次設(shè)備維護的實際情況，如維護時間、維護人員、維護內(nèi)容及更換的零部件等。3.設(shè)備故障維修記錄：詳細記錄設(shè)備發(fā)生故障的時間、現(xiàn)象、原因分析、維修措施及維修結(jié)果等。（五）成品出入庫記錄1.入庫記錄：記錄成品入庫的日期、批次號、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.出庫記錄：包括出庫日期、客戶名稱、發(fā)貨數(shù)量、規(guī)格等，以及發(fā)貨單號等相關(guān)憑證。三、生產(chǎn)記錄檔案的填寫規(guī)范（一）填寫要求1.使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或褪色筆。2.內(nèi)容應(yīng)完整、準確，不得有空缺或模糊不清的地方。3.如有錯誤需要更正，應(yīng)采用劃改的方式，在錯誤處劃一條橫線，然后在上方填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽名確認。（二）格式規(guī)范1.統(tǒng)一采用公司規(guī)定的表格格式進行記錄，不得擅自更改表格樣式。2.表格中的各項欄目應(yīng)按照規(guī)定的順序填寫，不得顛倒或遺漏。3.對于需要簽字確認的欄目，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定位置簽名，并注明日期。四、生產(chǎn)記錄檔案的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作人員負責(zé)及時填寫本環(huán)節(jié)的生產(chǎn)記錄，并在工作結(jié)束后將記錄提交給所在車間的班組長。2.班組長負責(zé)收集本班組的生產(chǎn)記錄，進行初步整理后，定期提交給車間主任。3.車間主任負責(zé)匯總本車間的生產(chǎn)記錄，審核無誤后，提交給生產(chǎn)管理部門。4.生產(chǎn)管理部門負責(zé)收集全公司各車間的生產(chǎn)記錄，進行統(tǒng)一整理和歸檔。（二）整理要求1.對收集到的生產(chǎn)記錄進行分類，按照原材料采購、生產(chǎn)過程、質(zhì)量檢驗、設(shè)備維護與維修、成品出入庫等類別分別整理。2.檢查記錄的完整性和準確性，對不符合要求的記錄及時返回相關(guān)責(zé)任人進行補充或更正。3.將整理好的生產(chǎn)記錄按照時間順序或批次號進行排序，便于查找和查閱。五、生產(chǎn)記錄檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子記錄應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列存放。（二）保管期限1.一般生產(chǎn)記錄檔案的保管期限為[X]年，重要產(chǎn)品的生產(chǎn)記錄檔案保管期限為[X]年，涉及法律法規(guī)有特殊要求的，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.保管期限從產(chǎn)品生產(chǎn)結(jié)束或相關(guān)活動完成之日起計算。（三）保管環(huán)境1.電子存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到潮濕、高溫、強磁場等因素的影響。2.紙質(zhì)檔案柜應(yīng)放置在干燥、清潔、防火、防盜的房間內(nèi)，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、損壞或丟失。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到生產(chǎn)管理部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印或帶出檔案。2.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)記錄檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。歸還時，生產(chǎn)管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、生產(chǎn)記錄檔案的銷毀（一）銷毀條件生產(chǎn)記錄檔案超過保管期限，且經(jīng)公司相關(guān)部門審核確認無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由生產(chǎn)管理部門提出生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請，填寫《生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。申請應(yīng)附上檔案清單及相關(guān)說明材料。2.公司組織相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后，由生產(chǎn)管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫《生產(chǎn)記錄檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。登記表應(yīng)與銷毀申請、審核批準文件等一并存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期組織對生產(chǎn)記錄檔案制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括生產(chǎn)記錄的填寫、收集、整理、存儲、保管、查閱與借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.生產(chǎn)管理部門負責(zé)日常的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.公司內(nèi)部審計部門不定期對生產(chǎn)記錄檔案進行審計，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）考核措施1.對于嚴格執(zhí)行生產(chǎn)記錄檔案制度，生產(chǎn)記錄完整、準確、及時的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.對于違反生產(chǎn)記錄檔案制度的行為，如偽造、篡改記錄，未按時填寫或提交記錄，未妥善保管檔案等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告